سياسة الاحتفاظ بالبيانات

تسري اعتبارًا من 14 أغسطس 2026. تُعدّ جزءًا من سياسة الخصوصية واتفاقية معالجة البيانات الخاصتين بـ CommonLynk.

1. المبدأ

لا نحتفظ بالبيانات الشخصية إلا للمدة اللازمة لتحقيق الأغراض التي جُمعت من أجلها، وعلى النحو الذي يقتضيه القانون المعمول به. وتختلف مدد الاحتفاظ باختلاف أنواع البيانات، على النحو المبيَّن أدناه. وتتوافق هذه السياسة مع الأطر الرئيسية لحماية البيانات، بما في ذلك مبدأ تقييد التخزين الوارد في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، ومع قوانين حماية البيانات المطبّقة على استخدامك للمنصة.

2. دورة حياة الحساب (مساحات عمل المستأجرين)

يمر الاشتراك ومساحة العمل المرتبطة به بمراحل محددة:

نشط

• الحدث المُطلِق: الاشتراك مدفوع/ساري
• ما يحدث للبيانات: إمكانية وصول كاملة؛ وتُعالَج البيانات على النحو المعتاد.

فترة السماح

• الحدث المُطلِق: توقف الدفع
• ما يحدث للبيانات: فترة سماح محدودة (المدة المستهدفة: 30 يومًا)، تكون عادةً للقراءة فقط؛ ويُحتفظ بالبيانات؛ ويؤدي التجديد إلى استعادة إمكانية الوصول.

الخمول

• الحدث المُطلِق: انتهاء فترة السماح دون تجديد
• ما يحدث للبيانات: تُعلَّق مساحة العمل لفترة إضافية (المدة المستهدفة: 6 أشهر)؛ ويُحتفظ بالبيانات مع تعذّر الوصول إليها؛ وتؤدي إعادة التفعيل عند الدفع إلى استعادتها.

الحذف

• الحدث المُطلِق: انتهاء فترة الخمول
• ما يحدث للبيانات: تُجدوَل مساحة العمل وبياناتها للحذف النهائي بعد الإخطار، ما لم تكن المنظمة قد صدّرتها أو كان هناك تجميد قانوني (legal hold) ساري.

عند بدء فترة السماح، نُنشئ تلقائيًا نسخة نهائية وكاملة وقابلة للتنزيل من مساحة العمل ("حزمة إنهاء الخدمة")، ونُبقيها متاحة للمنظمة للتنزيل طوال فترتي السماح والخمول — لتتمكن المنظمة من استرجاع بياناتها قبل أي حذف. وتُؤكَّد المدد النهائية في شروط الخدمة؛ ونقدّم إخطارًا قبل الحذف النهائي حيثما كان ذلك مطلوبًا.

3. بيانات المنظمة (بيانات المستفيدين)

تخضع البيانات المتعلقة بالأفراد والأسر والمنشآت التي تسجّلها المنظمة وتخدمها (ويُشار إلى كل منهم بـ"المستفيد" (Beneficiary))، وكذلك بياناتها التشغيلية، لتحكّم المنظمة. وتقرر المنظمة ما تجمعه ومدة الاحتفاظ به، ويمكنها تصحيح السجلات أو حذفها في أي وقت ما دام اشتراكها نشطًا. وعند الإنهاء، تُحذف بيانات المنظمة أو تُعاد إليها وفقًا لاتفاقية معالجة البيانات. ولا نحتفظ ببيانات المنظمة لمدة تتجاوز دورة الحياة المبيَّنة أعلاه مضافًا إليها أي مدة يقتضيها القانون.

4. أنواع محددة من البيانات (بصفة CommonLynk متحكمًا في البيانات)

• بيانات الحساب/الهوية: يُحتفظ بها طوال مدة بقاء الحساب؛ وتُحذف وفقًا لدورة الحياة بعد إغلاقه.
• بيانات الفوترة/الفواتير: يُحتفظ بها للمدة التي تقتضيها قوانين الضرائب والمحاسبة (وهي عادةً عدة سنوات)، حتى بعد إغلاق الحساب، ثم تُحذف.
• المراجع الخاصة بالدفع / إيصالات التحويل المحمَّلة: يُحتفظ بها لأغراض التسوية وطوال مدة الاحتفاظ بالسجلات المالية التي يقتضيها القانون.
• سجلات المصادقة والأمن: يُحتفظ بها لفترة محدودة لأغراض الأمن ومنع الاحتيال، ثم تُحذف أو تُجهَّل هويتها.
• مراسلات الدعم: يُحتفظ بها لفترة معقولة للتعامل مع الاستفسارات والنزاعات.
• سجلات التسويق/الموافقة: يُحتفظ بها ما دامت الموافقة سارية، ولفترة بعد ذلك لإثبات الموافقة.

4a. بيانات التشخيص وبلاغات الأعطال

عندما تصادف المنصة خطأً، أو عندما يُبلغ مستخدم عن مشكلة أو يقدّم اقتراحًا، نسجّل بيانات تشخيصية والبلاغ ذاته (انظر سياسة الخصوصية، القسم 6، واتفاقية معالجة البيانات، القسم 5A). ولهذه البيانات مدد احتفاظ خاصة بها:

سجلات الأخطاء الأولية — التفاصيل الفنية للخطأ، وعنوان الصفحة، والمتصفح، ومسار الإجراءات

• مدة الاحتفاظ: 180 يومًا. ويتولى الحذف حاليًا أحد مسؤولي CommonLynk باستخدام أداة حذف مدمجة؛ ولم يُنفَّذ بعدُ وفق جدول زمني تلقائي
• السبب: مدة كافية لمعرفة ما إذا كان العطل يتكرر على امتداد موسم إبلاغ كامل؛ لا أكثر

ملخصات الأعطال — السجل المجمَّع لعطل بعينه، مع أعداد مرات حدوثه وتواريخها، ولا يتضمن أي بيانات شخصية

• مدة الاحتفاظ: يُحتفظ بها ما دام العطل ذا صلة بتاريخ المنصة
• السبب: إنها السجل الذي يوثّق ما تعطّل ومتى أُصلح

لقطات الشاشة والملفات المرفقة بالبلاغ

• مدة الاحتفاظ: يُحتفظ بها مع البلاغ الذي تتبعه. ولا نطبّق حاليًا على هذه الملفات حذفًا تلقائيًا قائمًا على مدة زمنية. وتُحذف بناءً على طلب في أي وقت، وعند حذف البلاغ؛ ويحتفظ البلاغ بملاحظة تفيد بوجود مرفق
• السبب: تنطوي هذه الملفات على أعلى درجة من خطر احتوائها على بيانات شخصية للمستفيدين، ولذلك نعمل على أن تكون مدة بقائها أقصر من مدة بقاء البلاغ ذاته، وأن تُطبَّق تلقائيًا

البلاغات وسلاسل الرسائل الخاصة بها

• مدة الاحتفاظ: يُحتفظ بها طوال مدة بقاء الحساب ووفقًا لدورة الحياة المبيَّنة في القسم 2
• السبب: إنها السجل الذي يوثّق ما طُلب وما أجبنا به — وهو لازم للنزاعات وعمليات التدقيق واستمرارية الدعم

التحليلات الآلية للعطل

• مدة الاحتفاظ: تُحذف مع ملخص العطل الذي تتبعه
• السبب: لا غرض مستقلًا لها

يطبّق مسؤولو CommonLynk هذه المدد باستخدام أداة حذف مدمجة، ولا يملك صلاحية ضبطها إلا مسؤولو CommonLynk. ولا تُنفَّذ بعدُ وفق جدول زمني تلقائي؛ ويُعدّ إخضاعها لجدول كهذا عملًا مخططًا له. ويجوز للمنظمات أن تطلب في أي وقت حذف بلاغ أو مرفق بعينه قبل انقضاء المدة، ونستجيب لهذه الطلبات على وجه السرعة.

5. النسخ الاحتياطي

تحتفظ CommonLynk بطبقتين من النسخ الاحتياطي. وتُنقل كلتاهما عبر اتصالات مشفّرة (TLS). ويختلف التشفير أثناء التخزين بين الطبقتين، ويرد وصفه لكل منهما على حدة أدناه:

• النسخ الاحتياطية للمستأجرين — يمكن للمنظمة إنشاء نسخ كاملة من مساحة عملها وجدولتها وتنزيلها (جداول بيانات، وملفات CSV، والملفات الأصلية المحمَّلة، ونسخة فنية من قاعدة البيانات) من داخل المنصة. ويُحتفظ بالنسخ التلقائية وفق نظام تدوير الجد-الأب-الابن (grandfather-father-son) — أي أحدث 7 نسخ يومية و4 نسخ أسبوعية و6 نسخ شهرية — ثم تُحذف تلقائيًا؛ أما النسخ المُنشأة عند الطلب فيُحتفظ بعدد قليل من أحدثها. ويُتحقق تلقائيًا من أعداد النسخ المحتفظ بها كي لا تُفقد النسخ قبل أوانها ولا تتراكم إلى ما لا نهاية. وتُشفَّر كل حزمة من هذه الحزم أثناء التخزين بمعيار AES-256، بمفتاح مخصص لنظام النسخ الاحتياطي الفرعي ومنفصل عن مفتاح البيانات الحية.
• النسخ الاحتياطية للبنية التحتية — لقطات لقاعدة البيانات على مستوى الخادم للمنصة بأكملها، تؤخذ ليلًا وتُدوَّر في دورة قصيرة (حاليًا 7 أيام) لأغراض التعافي من الكوارث. وتُنقل عبر TLS وتُحفظ في وحدة تخزين كائنات خاضعة لضوابط الوصول. ولا تطبّق CommonLynk حاليًا تشفيرًا خاصًا بها على هذه الطبقة، ولا يوفّر مزوّد خدمة التخزين تشفيرًا أثناء التخزين لها. وتُعدّ إضافة التشفير إلى هذه الطبقة عملًا مخططًا له.

تبقى البيانات المحذوفة من النظام الحي في النسخ الاحتياطية فقط إلى أن تخرج تلك النسخ من دورة التدوير بانقضاء مدتها، ثم يُكتب فوقها. وحيثما تُمحى سجلات صاحب بيانات، يُحترم هذا المحو عند أي استعادة — فالاستعادة لا تُعيد السجلات الممحوّة. ويجوز للمنظمة كذلك أن تختار تلقّي نسخها الاحتياطية في وحدة تخزين تملكها وتتحكم فيها (الإيداع الاحتياطي)، بما يمنحها نسخة مستقلة خارج البنية التحتية لـ CommonLynk. ويقتصر الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية على الحد الأدنى اللازم للتعافي من الكوارث واستمرارية العمل.

6. التجميد القانوني

حيثما تخضع البيانات لالتزام قانوني أو تحقيق أو نزاع، يجوز لنا الاحتفاظ بها بعد انقضاء المدد المذكورة أعلاه للمدة اللازمة، ثم يُستأنف الحذف المعتاد بعد ذلك.

7. طريقة الحذف

عندما تبلغ البيانات نهاية مدة الاحتفاظ بها، تُحذف من الأنظمة الحية ويُترك لها أن تخرج من النسخ الاحتياطية بانقضاء مدتها؛ وتُزال الملفات من وحدات التخزين. وحيثما لا يكون الحذف الكامل ممكنًا على الفور، تُعزل البيانات وتُحمى إلى أن يصبح حذفها ممكنًا.

8. الطلبات والتواصل

لطلب حذف البيانات التي نحتفظ بها بصفتنا متحكمًا في البيانات، يُرجى التواصل مع مسؤولة حماية البيانات لدينا، Yasmine Ossama — dpo@commonlynk.com. أما بالنسبة لبيانات المستفيدين، فيُرجى التواصل مع المنظمة المعنية (ونقدّم المساعدة بصفتنا معالجًا للبيانات).