Auftragsverarbeitungsvertrag

Gültig ab 14. August 2026. Zwischen der Organisation („Verantwortlicher“ (Controller), unsere Kundin bzw. unser Mandant) und CommonLynk, betrieben von Common Ground Solutions (CGS), einer nach dem ägyptischen Gesetz Nr. 159 von 1981 gegründeten Gesellschaft mit beschränkter Haftung („Auftragsverarbeiter“ (Processor)). Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen und unterliegt diesen. Er ist darauf ausgerichtet, mit den maßgeblichen Datenschutzrahmenwerken in Einklang zu stehen, einschließlich Artikel 28 der EU-DSGVO sowie der auf die Parteien anwendbaren Datenschutzgesetze.

1. Rollen

Die Organisation ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die sie über die Einzelpersonen, Haushalte und Einrichtungen, die sie auf der Plattform erfasst und betreut (jeweils eine „begünstigte Person“), sowie über ihre Mitarbeitenden, Kontakte und Tätigkeiten eingibt oder hochlädt (zusammen „Organisationsdaten“). CommonLynk ist Auftragsverarbeiter und verarbeitet Organisationsdaten ausschließlich zur Bereitstellung der Plattform und ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen (einschließlich durch Konfiguration und Nutzung der Plattform). CommonLynk informiert den Verantwortlichen, falls eine Weisung nach seiner Auffassung gegen geltendes Recht verstößt.

2. Gegenstand, Dauer, Art & Zweck

• Gegenstand / Art: Hosting, Speicherung, Verarbeitung und Anzeige von Organisationsdaten zur Bereitstellung der Funktionen der Plattform für die Verwaltung begünstigter Personen, Programme, Formulare, Berichterstattung und damit verbundene Funktionen.
• Dauer: für die Laufzeit des Abonnements und die Aufbewahrungsfristen gemäß der Richtlinie zur Datenaufbewahrung.
• Arten von Daten: nach Festlegung durch den Verantwortlichen — typischerweise Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Programm- und Anwesenheitsnachweise, Formularantworten sowie alle besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder Daten von Kindern, die der Verantwortliche zu erfassen beschließt. Umfasst auch Diagnose- und Fehlerberichtsdaten, die durch die Nutzung der Plattform durch den Verantwortlichen entstehen (Abschnitt 5A).
• Kategorien betroffener Personen: die begünstigten Personen, Mitarbeitenden und Kontakte des Verantwortlichen.

3. Pflichten des Auftragsverarbeiters

CommonLynk wird:

1. Organisationsdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung verarbeiten, auch in Bezug auf Übermittlungen, sofern keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht (und den Verantwortlichen über eine solche Verpflichtung unterrichten, sofern dies nicht gesetzlich untersagt ist).
2. gewährleisten, dass sich die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben.
3. geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (Anlage A) umsetzen, einschließlich der Maßnahmen zu Sicherung, Wiederherstellung und Kontinuität gemäß Abschnitt 4A.
4. die Bedingungen für die Inanspruchnahme von Unterauftragsverarbeitern einhalten (Abschnitt 5).
5. den Verantwortlichen unterstützen, und zwar mit geeigneten Maßnahmen — einschließlich der Exportfunktionen für einzelne Datensätze und den gesamten Arbeitsbereich gemäß Abschnitt 4A — bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit usw.).
6. den Verantwortlichen unterstützen, und zwar bei Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen, unter Berücksichtigung der CommonLynk zur Verfügung stehenden Informationen.
7. nach Beendigung Organisationsdaten nach Wahl des Verantwortlichen löschen oder zurückgeben — die Selbstbedienungsfunktionen für Abruf und Offboarding gemäß Abschnitt 4A setzen die „Rückgabe“ praktisch um — und vorhandene Kopien löschen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (siehe Richtlinie zur Datenaufbewahrung).
8. alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung zur Verfügung stellen sowie Überprüfungen ermöglichen und dazu beitragen (Abschnitt 7).

4. Sicherheitsmaßnahmen (Zusammenfassung von Anlage A)

Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS/TLS); Datentrennung je Mandant; rollenbasierte Zugriffskontrolle; authentifizierter, eigentümergeprüfter Zugriff auf hochgeladene Dateien; verschlüsselte Speicherung von Geheimnissen; regelmäßige verschlüsselte Sicherungen je Mandant mit verwalteter Aufbewahrung und einem regelmäßig getesteten Wiederherstellungsverfahren (Abschnitt 4A); Protokollierung und Überwachung; administrativer Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Rechte. Vollständige aktuelle Maßnahmen: https://commonlynk.com/legal/security.

4A. Sicherung, Wiederherstellung, Abruf & Kontinuität

CommonLynk schützt Organisationsdaten vor Verlust und unterstützt die eigenen Kontinuitäts- und Datenübertragbarkeitspflichten des Verantwortlichen zusätzlich zu Abschnitt 4 durch folgende Maßnahmen:

1. Verschlüsselung von Sicherungen. Sicherungspakete, die innerhalb der Plattform für den Verantwortlichen erstellt werden, werden im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt, und zwar mit einem Schlüssel, der dem Sicherungssubsystem vorbehalten und vom Verschlüsselungsschlüssel für die Live-Daten getrennt ist; Downloads des Verantwortlichen stehen als AES-256-verschlüsselte Archive zur Verfügung; sämtliche Übertragungen erfolgen über TLS. Die Infrastruktur-Snapshots von CommonLynk auf Serverebene bilden eine gesonderte Ebene mit abweichender Ausgestaltung, die in der Richtlinie zur Datenaufbewahrung beschrieben ist.
2. Geplante und bedarfsweise Sicherungen. Der Verantwortliche kann in seinem Arbeitsbereich automatische Sicherungen (täglich / wöchentlich / monatlich) abgestimmt auf seine eigene Zeitzone und Arbeitswoche konfigurieren und darüber hinaus jederzeit bei Bedarf eine Sicherung erstellen.
3. Verwaltete Aufbewahrung. Sicherungskopien werden nach dem Generationenprinzip (Großvater-Vater-Sohn) aufbewahrt (jeweils die jüngsten täglichen, wöchentlichen und monatlichen Kopien) und anschließend automatisch bereinigt; die Anzahl der aufbewahrten Kopien wird automatisch überprüft. Die vollständigen Fristen sind in der Richtlinie zur Datenaufbewahrung festgelegt.
4. Abruf in Selbstbedienung (Datenübertragbarkeit). Jederzeit während des aktiven Abonnements sowie während der gesamten Kulanz- und Ruhezeiträume nach dessen Ablauf kann der Verantwortliche eine vollständige Kopie seiner Organisationsdaten in offenen, maschinenlesbaren Formaten (Tabellen und CSV) herunterladen, zusammen mit den ursprünglich hochgeladenen Dateien und einer technischen Datenbankkopie — zur Unterstützung der Datenübertragbarkeit des Verantwortlichen nach Artikel 20 und seiner eigenen Dokumentation.
5. Export je betroffener Person. Die Plattform kann auf Anfrage den vollständigen Datensatz einer einzelnen Person erstellen, um den Verantwortlichen bei der Beantwortung von Auskunfts- und Übertragbarkeitsanträgen betroffener Personen zu unterstützen (Abschnitt 9).
6. Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt. Der Verantwortliche kann seinen Arbeitsbereich — oder ein einzelnes Modul bzw. einen einzelnen Datensatz — auf eine frühere Sicherung zurücksetzen. Vor einer Wiederherstellung wird automatisch ein Sicherheits-Snapshot erstellt, und die Wiederherstellung kann innerhalb eines festgelegten Zeitfensters rückgängig gemacht werden. CommonLynk testet das Wiederherstellungsverfahren regelmäßig und automatisch und entspricht damit der Anforderung, die Wirksamkeit von Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig zu überprüfen und zu bewerten (z. B. Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO).
7. Löschung bleibt über Wiederherstellungen hinweg bestehen. Löscht der Verantwortliche die Datensätze einer betroffenen Person, wird diese Löschung festgehalten und bei jeder späteren Wiederherstellung berücksichtigt — eine Wiederherstellung stellt Datensätze, die nach Erstellung der Sicherung gelöscht wurden, nicht wieder her.
8. Optionale Sicherungshinterlegung beim Verantwortlichen (Escrow). Der Verantwortliche kann die Übermittlung seiner Sicherungskopien an einen Speicher konfigurieren, der ihm selbst gehört und von ihm kontrolliert wird, verschlüsselt mit einer vom Verantwortlichen festgelegten Passphrase, sodass der Verantwortliche eine unabhängige Kopie außerhalb der Infrastruktur von CommonLynk besitzt. Ein vom Verantwortlichen auf diese Weise benannter Speicher ist eine eigene Einrichtung des Verantwortlichen und kein Unterauftragsverarbeiter von CommonLynk. Handelt es sich bei dem Ziel um ein Cloud-Konto, das der Verantwortliche verbindet (zum Beispiel Google Drive, Dropbox oder OneDrive), nutzt CommonLynk ausschließlich einen auf den App-Ordner beschränkten Zugriff und kann nur auf die von ihm erstellten Sicherungsdateien zugreifen — niemals auf andere Inhalte im Konto des Verantwortlichen.
9. Offboarding-Paket. Läuft ein Abonnement ab, erstellt CommonLynk zu Beginn der Kulanzfrist ein abschließendes, vollständiges Sicherungspaket und hält es während der gesamten Kulanz- und Ruhezeiträume (siehe Richtlinie zur Datenaufbewahrung) vor jeder planmäßigen Löschung zum Download durch den Verantwortlichen bereit. Damit wird Abschnitt 3(7) praktisch umgesetzt.

5. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt CommonLynk eine allgemeine Genehmigung zur Inanspruchnahme von Unterauftragsverarbeitern (z. B. für E-Mail-Zustellung, Zahlungsabwicklung, Cloud-Hosting/Sicherungen), die in Anlage B (Liste der Unterauftragsverarbeiter) am Ende dieses AVV aufgeführt sind. CommonLynk wird (a) jedem Unterauftragsverarbeiter Datenschutzpflichten auferlegen, die mindestens so schützend sind wie dieser AVV, (b) für seine Unterauftragsverarbeiter in vollem Umfang haftbar bleiben und (c) den Verantwortlichen mindestens 30 Tage im Voraus über beabsichtigte Hinzuziehungen oder Ersetzungen informieren, sodass der Verantwortliche aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen Einspruch erheben kann. Zur Klarstellung: Ein vom Verantwortlichen für die Sicherungshinterlegung gemäß Abschnitt 4A(8) benannter Speicher ist kein Unterauftragsverarbeiter von CommonLynk.

5A. Diagnosedaten und Fehlerberichte

CommonLynk betreibt innerhalb der Plattform eine Funktion für Fehlerberichte und Support. Tritt in der Plattform ein Fehler auf oder meldet eine nutzende Person des Arbeitsbereichs des Verantwortlichen ein Problem, erfasst CommonLynk Diagnosedaten: die technischen Fehlerdetails, die Seitenadresse und -ansicht, Browser und Betriebssystem, die Sprache der Benutzeroberfläche, Zeitstempel, die handelnde nutzende Person und den Arbeitsbereich sowie einen Verlauf der unmittelbar vorausgegangenen Benutzeraktionen, beschränkt auf die Art der Aktion und den Namen des verwendeten Bedienelements — niemals Feldwerte, eingegebenen Text oder Inhalte von Datensätzen. Eine nutzende Person kann zusätzlich einen Screenshot oder eine Datei anhängen.

Berichte werden von Personal von CommonLynk klassifiziert, diagnostiziert und beantwortet. Zusätzlich zu den Abschnitten 3 und 5 gelten folgende Zusagen:

1. Screenshots und hochgeladene Dateien verbleiben in zugriffsgeschütztem Speicher. Sie werden ausschließlich von befugtem Personal von CommonLynk verarbeitet, sind aus dem öffentlichen Internet nicht erreichbar und werden niemals außerhalb der Plattform übermittelt — auch nicht als Anhang einer internen oder externen E-Mail.
2. Zugriffe auf Screenshots werden protokolliert. Jedes Öffnen eines einem Bericht beigefügten Screenshots durch Personal von CommonLynk wird in einem unveränderlichen, nur fortschreibbaren Prüfprotokoll festgehalten, das dem Verantwortlichen auf Anfrage gemäß Abschnitt 7 zur Verfügung steht.
3. Tägliche Prüfung durch Menschen. Das Personal von CommonLynk erhält eine interne tägliche Zusammenfassung neuer Berichte, um diese zu sichten und zu priorisieren. Diese Zusammenfassung wird über den in Anlage B genannten E-Mail-Unterauftragsverarbeiter von CommonLynk übermittelt und enthält keine Screenshots und keine hochgeladenen Dateien — sie enthält Links, die den Bericht innerhalb der Plattform öffnen, wo jeder Zugriff gemäß Ziffer 2 protokolliert wird.
4. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung. Kein Ergebnis eines Berichts wird mit automatisierten Mitteln bestimmt, und kein automatisierter Vorgang bewirkt eine Änderung von Organisationsdaten oder entfaltet gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung oder beeinträchtigt sie in ähnlich erheblicher Weise.
5. Aufbewahrung. Diagnosedaten, Screenshots und Berichte werden gemäß der Richtlinie zur Datenaufbewahrung aufbewahrt und gelöscht.

Zur Klarstellung: Diagnosedaten, die personenbezogene Daten betroffener Personen des Verantwortlichen enthalten, sind Organisationsdaten und unterliegen vollumfänglich diesem AVV.

Änderungshinweis. Dieser Abschnitt wurde am 18. August 2026 überarbeitet und eingeschränkt. Die vorstehenden Zusagen sind strenger als die von ihnen ersetzten, und es wurde keine zuvor beschriebene Verarbeitung hinzugefügt.

6. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

CommonLynk benachrichtigt den Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, die Organisationsdaten betrifft, und stellt dabei die Informationen bereit, die der Verantwortliche vernünftigerweise benötigt, um seine eigenen Meldepflichten zu erfüllen (die nach einigen Gesetzen eine Frist von nur 72 Stunden gegenüber einer Aufsichtsbehörde vorsehen können). CommonLynk benachrichtigt die betroffenen Personen oder Aufsichtsbehörden nicht im Namen des Verantwortlichen, sofern es hierzu nicht angewiesen wird.

7. Überprüfungen

CommonLynk stellt die Informationen zur Verfügung, die vernünftigerweise erforderlich sind, um die Einhaltung dieses AVV nachzuweisen, und ermöglicht Überprüfungen/Inspektionen durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten Prüfer nach angemessener Vorankündigung während der Geschäftszeiten, vorbehaltlich der Vertraulichkeit und ohne den Betrieb unangemessen zu stören. CommonLynk kann Prüfungsersuchen, soweit verfügbar, durch aktuelle Zertifizierungen oder Berichte Dritter erfüllen.

8. Internationale Übermittlungen

Soweit CommonLynk Organisationsdaten grenzüberschreitend verarbeitet oder übermittelt, wendet es die nach geltendem Recht erforderlichen Garantien an — dazu können Genehmigungen von Aufsichtsbehörden, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission von 2021 (Modul Zwei für Übermittlungen von Verantwortlichen an Auftragsverarbeiter und Modul Drei für Übermittlungen von Auftragsverarbeitern an Auftragsverarbeiter) oder gleichwertige vertragliche Garantien und/oder ein Hosting in der jeweiligen Region gehören, sofern eine Rechtsordnung dies verlangt. Die Parteien arbeiten zusammen, um für die betroffenen Personen des Verantwortlichen den geeigneten Mechanismus einzurichten.

9. Anträge betroffener Personen

Erhält CommonLynk von einer betroffenen Person einen Antrag in Bezug auf Organisationsdaten, beantwortet es diesen nicht unmittelbar (außer um zu bestätigen, dass der Antrag an den Verantwortlichen zu richten ist), leitet ihn umgehend an den Verantwortlichen weiter und leistet Unterstützung wie oben beschrieben. Die Exportfunktion für einzelne Datensätze und die Abruffunktion für den gesamten Arbeitsbereich (Abschnitt 4A(4)–(5)) stehen dem Verantwortlichen zur Verfügung, um ihn bei der Erfüllung von Auskunfts- und Übertragbarkeitsanträgen zu unterstützen.

10. Haftung, Laufzeit & Vorrang

Die Haftung aus diesem AVV unterliegt den Beschränkungen der Nutzungsbedingungen. Er tritt in Kraft, wenn der Verantwortliche die Nutzungsbedingungen annimmt, und gilt fort, solange CommonLynk Organisationsdaten verarbeitet. Widerspricht dieser AVV in Datenschutzangelegenheiten den Nutzungsbedingungen, hat dieser AVV Vorrang.

Anlage B — Liste der Unterauftragsverarbeiter

Worum es auf dieser Seite geht

Ein Unterauftragsverarbeiter ist ein Drittunternehmen, das im Auftrag von CommonLynk personenbezogene Daten verarbeitet, um den Dienst zu erbringen. Diese Seite nennt jeden einzelnen von ihnen und gibt an, was jeder verarbeitet und wo, damit eine Organisation, die CommonLynk nutzt, ihren eigenen Rechenschafts- und Due-Diligence-Pflichten gegenüber Gebern nachkommen kann.

Mitteilung über Änderungen. Wir informieren Organisationen mindestens 30 Tage im Voraus, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzuziehen oder ersetzen. Eine Organisation kann aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen Einspruch erheben; das Verfahren ist in Abschnitt 5 des AVV geregelt. Um Änderungsmitteilungen zu erhalten, wenden Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte, Yasmine Ossama — dpo@commonlynk.com.

Zuletzt überprüft: 18. August 2026.

Aktuelle Unterauftragsverarbeiter

Brevo

• Zweck: Versand transaktionaler E-Mails — Nachrichten zu Konto, Abrechnung, Support und Benachrichtigungen
• Verarbeitete personenbezogene Daten: Name und E-Mail-Adresse der empfangenden Person, Betreff und Inhalt der Nachricht, Zustellungsmetadaten
• Ort der Verarbeitung: EU
• Status: Aktiv

Paymob

• Zweck: Abwicklung von Kartenzahlungen
• Verarbeitete personenbezogene Daten: Rechnungsname, Kontaktdaten, Zahlungskennungen. CommonLynk erhält oder speichert niemals Kartennummern — diese werden auf der vom Anbieter selbst gehosteten Seite eingegeben
• Ort der Verarbeitung: Ägypten
• Status: Konfiguriert — verarbeitet noch keine echten Karteninhaberdaten; wird mit der ersten echten Zahlung aktiviert

Contabo GmbH

• Zweck: Hosting der Serverinfrastruktur (VPS, auf dem die Plattform und ihre Datenbanken betrieben werden, einschließlich des ersten Mandanten-Arbeitsbereichs) sowie zugriffsgeschützte externe Sicherungsspeicherung
• Verarbeitete personenbezogene Daten: Sämtliche Plattformdaten — im Ruhezustand, während der Verarbeitung und in vollständigen Sicherungen
• Ort der Verarbeitung: Deutschland (EU)
• Status: Aktiv

Erweiterung des Hostings. Mit dem Wachstum von CommonLynk können weitere Arbeitsbereiche bei anderen Anbietern oder in anderen Ländern gehostet werden. Jeder solche Anbieter wird in dieser Liste genannt, und die Organisationen werden gemäß Abschnitt 5 des AVV vor seiner Hinzuziehung im Voraus informiert.

Keine Unterauftragsverarbeiter

Aufgeführt, damit ihr Fehlen als bewusst und nicht als Versehen erkennbar ist — Prüfende im Rahmen der Due Diligence fragen nach diesen:

GeoNames

• Warum kein Unterauftragsverarbeiter: CommonLynk bezieht öffentliche Referenzdaten zu Verwaltungsgliederungen von dort. Es werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

Öffentliche Wechselkursquelle

• Warum kein Unterauftragsverarbeiter: Kurse werden abgerufen; es wird nichts übermittelt.

Zuordnung von IP-Adresse zu Land (lokale Datenbank)

• Warum kein Unterauftragsverarbeiter: Das Land der besuchenden Person (für Währung/Sprache) wird aus einer lokalen Datenbank ausgelesen; keine IP-Adresse wird an Dritte übermittelt.

Eigene Hardwarewartung der Contabo GmbH

• Warum kein Unterauftragsverarbeiter: Durch die oben genannte Hosting-Vereinbarung abgedeckt, keine gesonderte Beauftragung.

Vom Verantwortlichen verbundener Speicher für die Sicherungshinterlegung (Google Drive / Dropbox / OneDrive / S3)

• Warum kein Unterauftragsverarbeiter: Verbindet eine Organisation ihren eigenen Speicher, um Sicherungskopien zu empfangen, ist dieses Konto eine eigene Einrichtung der Organisation und kein Unterauftragsverarbeiter von CommonLynk. CommonLynk nutzt einen auf den App-Ordner beschränkten Zugriff und kann nur auf die von ihm erstellten Sicherungsdateien zugreifen. Siehe Abschnitt 4A(8) des AVV.

Was wir von jedem Unterauftragsverarbeiter verlangen

Gemäß Abschnitt 5 des AVV ist jeder Unterauftragsverarbeiter durch eine schriftliche Vereinbarung gebunden, die ihm Datenschutzpflichten auferlegt, die mindestens so schützend sind wie diejenigen, die CommonLynk gegenüber seinen Organisationen schuldet, und CommonLynk bleibt für deren Leistung in vollem Umfang haftbar.