Política de conservación de datos

Vigente desde el 14 de agosto de 2026. Forma parte de la Política de Privacidad y del Acuerdo de Tratamiento de Datos de CommonLynk.

1. Principio

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para los fines para los que se recopilaron y conforme a lo exigido por la legislación aplicable. Los distintos tipos de datos tienen distintos períodos de conservación, que se establecen a continuación. La presente política se ajusta a los principales marcos de protección de datos, incluido el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD (GDPR), así como a las leyes de protección de datos aplicables a su uso de la plataforma.

2. Ciclo de vida de la cuenta (espacios de trabajo de la organización cliente)

Una suscripción y su espacio de trabajo atraviesan las siguientes etapas definidas:

Activa

Hecho desencadenante: Suscripción pagada o al corriente
Qué ocurre con los datos: Acceso completo; los datos se tratan con normalidad.

Período de gracia

Hecho desencadenante: Falta de pago
Qué ocurre con los datos: Un período de gracia limitado (objetivo: 30 días), normalmente en modo de solo lectura; los datos se conservan; la renovación restablece el acceso.

Inactiva

Hecho desencadenante: Finaliza el período de gracia sin renovación
Qué ocurre con los datos: El espacio de trabajo queda suspendido durante un período adicional (objetivo: 6 meses); los datos se conservan, pero no son accesibles; la reactivación mediante el pago los restablece.

Supresión

Hecho desencadenante: Finaliza el período de inactividad
Qué ocurre con los datos: El espacio de trabajo y sus datos quedan programados para su supresión definitiva previa notificación, salvo que la Organización los haya exportado o sea de aplicación una retención por motivos legales.

Al inicio del período de gracia generamos automáticamente una copia final, completa y descargable del espacio de trabajo (un «paquete de baja») y la mantenemos a disposición de la Organización para su descarga durante todo el período de gracia y el período de inactividad, de modo que la Organización pueda recuperar sus datos antes de cualquier supresión. Los plazos definitivos se confirman en las Condiciones del Servicio; notificamos con antelación la supresión definitiva cuando así se exige.

3. Datos de la Organización (Personas Beneficiarias)

Los datos relativos a las personas, los hogares y los establecimientos que una Organización registra y atiende (cada uno de ellos, una «Persona Beneficiaria» (Beneficiary)) y sus datos operativos están bajo el control de la Organización. La Organización decide qué datos recopilar y durante cuánto tiempo conservarlos, y puede rectificar o suprimir fichas en cualquier momento mientras la cuenta esté activa. A la terminación, los Datos de la Organización se suprimen o se devuelven conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA). No conservamos los Datos de la Organización durante más tiempo que el ciclo de vida descrito anteriormente, más cualquier período exigido por ley.

4. Tipos de datos específicos (CommonLynk como responsable del tratamiento)

Cuenta e identidad: se conservan durante toda la vigencia de la cuenta; se suprimen conforme al ciclo de vida tras su cierre.
Facturación y facturas: se conservan durante el período exigido por la legislación fiscal y contable (habitualmente varios años), incluso tras el cierre de la cuenta, y posteriormente se suprimen.
Referencias de pago y justificantes de transferencia cargados: se conservan a efectos de conciliación y durante el período legalmente exigido para los registros financieros.
Registros de autenticación y seguridad: se conservan durante un período limitado con fines de seguridad y prevención del fraude, y posteriormente se suprimen o se anonimizan.
Comunicaciones de soporte: se conservan durante un período razonable para atender consultas y controversias.
Registros de marketing y de consentimiento: se conservan mientras el consentimiento esté vigente y durante un período posterior para acreditar dicho consentimiento.

4a. Datos de diagnóstico y de notificación de fallos

Cuando la plataforma detecta un error, o cuando una persona usuaria notifica un problema o formula una sugerencia, registramos datos de diagnóstico y la propia notificación (véanse la sección 6 de la Política de Privacidad y la sección 5A del Acuerdo de Tratamiento de Datos). Estos datos tienen sus propios plazos:

Registros de errores sin procesar: detalles técnicos del error, dirección de la página, navegador y rastro de acciones

Conservación: 180 días. Actualmente, la supresión la realiza un administrador de CommonLynk mediante una herramienta de supresión integrada; todavía no se ejecuta de forma automática y programada
Motivo: Tiempo suficiente para comprobar si un fallo se repite a lo largo de un período de informe; no más

Resúmenes de fallos: el registro agregado de un fallo concreto, con recuentos y fechas, que no contiene datos personales

Conservación: Se conservan mientras el fallo sea pertinente para el historial de la plataforma
Motivo: Constituyen el registro de lo que falló y de cuándo se corrigió

Capturas de pantalla y archivos adjuntos a una notificación

Conservación: Se conservan junto con la notificación a la que pertenecen. Actualmente no aplicamos a estos archivos una supresión automática basada en plazos. Se suprimen a solicitud en cualquier momento y cuando se suprime la notificación; la notificación conserva una nota que indica que existía un adjunto
Motivo: Son los elementos con mayor riesgo de contener datos personales de Personas Beneficiarias, por lo que estamos trabajando para establecer para ellos una vida útil más corta y aplicada automáticamente que la de la propia notificación

Notificaciones y sus hilos de mensajes

Conservación: Se conservan durante toda la vigencia de la cuenta y el ciclo de vida descrito en la sección 2
Motivo: Constituyen el registro de lo que se preguntó y de lo que respondimos, necesario para controversias, auditorías y la continuidad del soporte

Análisis automatizados de un fallo

Conservación: Se suprimen junto con el resumen del fallo al que pertenecen
Motivo: No tienen una finalidad independiente

Estos plazos los aplican los administradores de CommonLynk mediante una herramienta de supresión integrada, y únicamente los administradores de CommonLynk pueden configurarlos. Todavía no se aplican mediante una programación automática; su automatización es un trabajo previsto. Las Organizaciones pueden solicitar en cualquier momento la supresión anticipada de una notificación o de un adjunto concretos, y atendemos dichas solicitudes con prontitud.

5. Copias de seguridad

CommonLynk mantiene dos niveles de copias de seguridad. Ambos se transfieren mediante conexiones cifradas (TLS). El cifrado en reposo difiere entre ambos niveles y se describe por separado a continuación:

Copias de seguridad del espacio de trabajo: la Organización puede generar, programar y descargar desde la propia plataforma copias completas de su espacio de trabajo (hojas de cálculo, CSV, los archivos originales cargados y una copia técnica de la base de datos). Las copias automáticas se conservan según una rotación abuelo-padre-hijo (grandfather-father-son) —las 7 copias diarias, 4 semanales y 6 mensuales más recientes— y a continuación se depuran automáticamente; de las copias bajo demanda se conservan las más recientes. Los recuentos de conservación se verifican automáticamente para que las copias no se pierdan de forma prematura ni se acumulen indefinidamente. Cada uno de estos paquetes se cifra en reposo con AES-256, mediante una clave dedicada al subsistema de copias de seguridad y distinta de la clave de los datos en producción.
Copias de seguridad de la infraestructura: instantáneas de la base de datos de toda la plataforma a nivel de servidor, realizadas cada noche y rotadas en un ciclo corto (actualmente 7 días) con fines de recuperación ante desastres. Se transfieren mediante TLS y se almacenan en un almacenamiento de objetos con control de acceso. Actualmente, CommonLynk no aplica un cifrado propio a este nivel, y el proveedor de almacenamiento no ofrece cifrado en reposo para él. La incorporación de cifrado a este nivel es un trabajo previsto.

Los datos suprimidos del sistema en producción persisten en las copias de seguridad solo hasta que dichas copias salen de la rotación por antigüedad, tras lo cual se sobrescriben. Cuando se suprimen las fichas de un interesado, la supresión se respeta en cualquier restauración: una restauración no recupera fichas suprimidas. Además, la Organización puede optar por recibir sus copias de seguridad en un almacenamiento de su propiedad y bajo su control (depósito de copias de seguridad), lo que le proporciona una copia independiente fuera de la infraestructura de CommonLynk. La conservación de las copias de seguridad se limita al mínimo necesario para la recuperación ante desastres y la continuidad.

6. Retenciones por motivos legales

Cuando los datos estén sujetos a una obligación legal, una investigación o una controversia, podremos conservarlos más allá de los plazos anteriores durante el tiempo que sea necesario, tras lo cual se reanudará la supresión ordinaria.

7. Método de supresión

Cuando los datos llegan al final de su vida útil, se suprimen de los sistemas en producción y se deja que salgan de las copias de seguridad por antigüedad; los archivos se eliminan del almacenamiento. Cuando la supresión completa no sea inmediatamente viable, los datos se aíslan y se protegen hasta que sea posible suprimirlos.

8. Solicitudes y contacto

Para solicitar la supresión de datos que tratamos en calidad de responsable del tratamiento, póngase en contacto con nuestra Delegada de Protección de Datos, Yasmine Ossama: dpo@commonlynk.com. Para los datos de Personas Beneficiarias, póngase en contacto con la Organización correspondiente (nosotros prestamos asistencia en calidad de encargado del tratamiento).