افراد

«فرد» شخصی است که سازمان شما با او کار می‌کند. افراد در کانون دفتر ثبت قرار دارند: آنان کسانی هستند که در فعالیت حضور می‌یابند، به فرم پاسخ می‌دهند و آمارهای گزارش‌شدهٔ شما آنان را شمارش می‌کند.

دفتر ثبت

صفحهٔ «افراد» همهٔ افراد ثبت‌شده را، بیست‌وپنج مورد در هر صفحه و به ترتیب الفبایی، فهرست می‌کند. ستون‌ها عبارت‌اند از «نام»، «جنسیت»، «سن»، «ملیت»، «گروه جمعیتی»، «پیوندها»، «استان»، «شمارهٔ شناسایی»، «وضعیت» و «تاریخ ثبت».

ثبت یک فرد

«ثبت فرد جدید» را انتخاب کنید. فرم به بخش‌هایی تقسیم شده است که می‌توانید به ترتیب آن‌ها را تکمیل کنید.

• نام کامل. نام، نام میانی و نام خانوادگی. نام و نام خانوادگی همواره الزامی‌اند. سطر پیش‌نمایش، نام ترکیب‌شده را هنگام تایپ به شما نشان می‌دهد.
• اطلاعات جمعیت‌شناختی. جنسیت، تاریخ تولد، ملیت، گروه جمعیتی، تحصیلات، وضعیت تأهل، اشتغال، شغل و کشور مبدأ. علامت زدن «دارای معلولیت» کادری برای نوع آن نمایان می‌کند.
• شناسایی. نوع مدرک شناسایی و شمارهٔ شناسایی.
• تماس. تلفن، تلفن جایگزین، رایانامه و روش ترجیحی فرد برای تماس.
• مکان. سه سطح جغرافیایی شما که یکی پس از دیگری انتخاب می‌شوند، به‌علاوهٔ نشانی به‌صورت متن آزاد.
• پیوند خانوار (Lynk) و پیوند مؤسسه (Lynk). فرد را به یک خانوار و یک مؤسسه، هر یک با نقشی مشخص، مرتبط کنید.
• وضعیت و رضایت. وضعیت، تاریخ ثبت، عکس، علامت رضایت و تاریخ آن، و هرگونه یادداشت.

تعیین فیلدهای الزامی

تصمیم دربارهٔ اینکه کارکنان شما کدام فیلدها را باید پر کنند با شماست. «تنظیمات» و سپس «فیلدهای فرم ثبت» را باز کنید. هر فیلد یک علامت «قابل مشاهده» و یک علامت «الزامی» دارد.

• فیلدی که پنهان می‌کنید نمی‌تواند هم‌زمان الزامی باشد، و برداشتن علامت «قابل مشاهده» علامت «الزامی» را نیز برمی‌دارد.
• نام و نام خانوادگی همواره الزامی‌اند و در این صفحه نیستند، زیرا نام کامل فرد از آن‌ها ساخته می‌شود.
• این قاعده هنگام ذخیرهٔ رکورد اعمال می‌شود، نه فقط در مرورگر؛ بنابراین از هر راهی که رکورد وارد شود، معتبر است.

یافتن دوبارهٔ یک فرد

کادر جست‌وجوی بالای دفتر ثبت، نام را به هر یک از زبان‌های فعال شما، و نیز شمارهٔ تلفن، شمارهٔ شناسایی و استان را تطبیق می‌دهد؛ بنابراین می‌توانید با هر جزئیاتی که در دست دارید فردی را پیدا کنید. در کنار آن، فیلترهایی برای وضعیت و جنسیت قرار دارد.

صفحهٔ فرد

باز کردن رکورد یک فرد، به‌جای مجموعه‌ای از زبانه‌ها، یک صفحه را نشان می‌دهد؛ بنابراین همه‌چیز با پیمایش قابل مشاهده است.

• سرصفحه‌ای با عکس، نام، شمارهٔ رکورد و وضعیت.
• شمار فعالیت‌هایی که فرد در آن حضور داشته و فرم‌هایی که ارسال کرده است، و خانوار او در صورت وجود.
• یک جریان «فعالیت» به ترتیب تاریخ، برگرفته از حضور، پاسخ‌های فرم و پیوندها (Lynk).
• کارت «پیوندها» (Lynks) که هر ارتباط با خانوار و مؤسسه را همراه با نقش آن فهرست می‌کند.
• کارت‌های «هویت» و «تماس» که همهٔ آنچه در فرم وارد شده است را در بر دارند.
• جدول‌های «مشارکت» و «فرم‌ها» که فعالیت‌هایی را که فرد در آن شرکت کرده و فرم‌هایی را که پاسخ داده است فهرست می‌کنند.

منوی گوشهٔ بالا سمت راست گزینهٔ «برون‌بری داده‌های این فرد» را ارائه می‌دهد که نسخه‌ای قابل‌انتقال از همهٔ آنچه دربارهٔ او ثبت شده است تهیه می‌کند. این گزینه برای پاسخ به درخواست دسترسی به داده‌ها در نظر گرفته شده و تنها برای کسانی در دسترس است که نقششان اجازهٔ دانلود می‌دهد.