حریم خصوصی و گزارش دسترسی
نحوهٔ حفاظت از عکسها و فایلهای شخصی، و آنچه CommonLynk دربارهٔ کسانی که یک رکورد را مشاهده کردهاند ثبت میکند.
دفتر ثبت افراد حساسترین چیزی است که یک فضای کاری نگهداری میکند، و CommonLynk نیز با آن به همین شکل برخورد میکند.
عکسها و فایلهای شخصی
عکسی که به یک فرد پیوست شده است هرگز در نشانی وبِ قابلحدسی منتشر نمیشود. این عکس بیرون از محدودهای که سرور وب اصلاً به آن دسترسی دارد ذخیره میشود و هر درخواست برای آن، پیش از ارسال حتی یک بایت، بررسی میشود.
این بررسی تأیید میکند که وارد شدهاید، رکورد متعلق به فضای کاری شماست، نقش شما اجازهٔ مشاهدهٔ ثبتها را دارد، رکورد از مواردی است که مجاز به دیدن آن هستید، و عکسها از نقش شما پنهان نشدهاند. اگر هر یک از این شرایط برقرار نباشد، پاسخ این است که فایل یافت نشد، نه اینکه دسترسی شما رد شد؛ بنابراین هیچکس نمیتواند با پرسیدن، از وجود موارد آگاه شود.
آنچه گزارش دسترسی ثبت میکند
CommonLynk سابقهای از اینکه چه کسی صفحهٔ یک فرد، خانوار یا مؤسسه را باز کرده و چه کسی دادههای ثبت را برونبری کرده است نگه میدارد. دو نکته شایستهٔ بیان دقیق است.
- این گزارش ثبت میکند کدام رکورد و توسط چه کسی باز شده است، اما هرگز محتوای رکورد را ثبت نمیکند. هیچ مقدار فیلدی در گزارش کپی نمیشود.
- فقط صفحههای کامل رکورد و برونبریها ثبت میشوند. مرور یک فهرست، جستوجو یا مشاهدهٔ داشبورد ثبت نمیشود.
موارد ثبتشده پس از دورهای معین بهطور خودکار حذف میشوند. «تنظیمات» و سپس «امنیت» نشان میدهد که آیا گزارش فعال است و موارد تا چه مدت نگهداری میشوند.
دسترسی اضطراری
در مواردی که یکی از کارکنان نیاز دارد رکوردی خارج از محدودهٔ دسترسی معمول خود را باز کند، CommonLynk نخست از او میخواهد دلیلی بنویسد و سپس رکورد را برای مدتی محدود باز میکند. آن صفحه تنها وجود رکورد را تأیید میکند؛ دلیل نگهداری میشود و این دسترسی مانند هر دسترسی دیگری در گزارش ثبت میشود.
اطلاعرسانی به کارکنان
گزارش دسترسی، افزون بر اطلاعات مربوط به افرادی که به آنان خدمت میکنید، اطلاعاتی دربارهٔ کارکنان خودتان نیز هست. در بیشتر جاها موظفید وجود آن را به کارکنان خود اطلاع دهید. به همین دلیل صفحهٔ «امنیت» این موضوع را بهروشنی بیان میکند و متن آن نقطهٔ شروع خوبی برای اطلاعیهٔ شما به کارکنان است.