اجرای فعالیت و ثبت حضور و غیاب
راهاندازی فعالیت، ثبتنام افراد، علامتگذاری دفتر حضور و غیاب جلسه به جلسه، و چاپ برگه برای محل جلسه.
فعالیت جایی است که برنامهٔ شما با افرادی که برای آنها طراحی شده روبهرو میشود. راهاندازی فعالیت و ثبت حاضران، پرتکرارترین کاری است که بیشتر تیمها در CommonLynk انجام میدهند.
پنج گام
- نوع فعالیت را انتخاب کنید. کاشیای مانند آموزش، توزیع یا جلسهٔ آگاهیرسانی را برگزینید. همین یک انتخاب شیوهٔ شمارش فعالیت را نیز تعیین میکند، بنابراین از آنچه به نظر میرسد مهمتر است.
- مشخصات فعالیت. نام، شرح، محل برگزاری و تسهیلگر، سپس پروژهای که فعالیت به آن تعلق دارد، تاریخها و ساعتها، تعداد جلسههای حضور و غیاب لازم، حداکثر تعداد شرکتکنندگان و ساعتهای هر روز.
- پیوند دادن شرکتکنندگان با Lynk. افراد شرکتکننده را اضافه کنید، یا با جستوجوی تکتک آنها یا با بارگذاری فهرستی که بر اساس شمارهٔ ملی تطبیق داده میشود.
- پیوند دادن فرمهای ارزشیابی با Lynk. تصمیم بگیرید که آیا فعالیت ارزشیابی میشود: نمرهٔ رضایت، آزمون پیش و پس، هر دو یا هیچکدام.
- بازبینی جلسهها. جلسههای حضور و غیاب ایجادشده را بررسی کنید، نام آنها را تغییر دهید و جلسهای اضافه یا حذف کنید.
سپس صفحهٔ خلاصه همه چیز را پیش از آنکه تأیید کنید و فعالیت را ایجاد کنید نشان میدهد.
جلسهها
جلسه یک نوبت در درون یک فعالیت است. یک روز توزیع یک جلسه دارد؛ یک دورهٔ آموزشی پنجروزه پنج جلسه دارد. CommonLynk بر اساس تاریخهایی که وارد کردهاید تعداد جلسههای لازم را محاسبه میکند، و گام پنجم به شما امکان میدهد آن را تنظیم کنید و برای هر جلسه نامی دلخواه بگذارید.
جلسهها ستونهای جدول حضور و غیاب شما و ستونهای برگهای که چاپ میکنید را تشکیل میدهند.
جدول حضور و غیاب
فعالیتی را باز کنید و «حضور و غیاب» را انتخاب کنید. جدول برای هر شرکتکننده یک سطر و برای هر جلسه یک ستون دارد. سه ستون نخست فرد، شمارهٔ شناسایی و جنسیت او را نشان میدهند تا بتوانید سطر درست را سریع پیدا کنید.
هر خانه چهار گزینه دارد: «حاضر»، «غایب»، «غیبت موجه» و «تأخیر». خانهها هنگام تنظیم تغییر رنگ میدهند، بنابراین ستون ناتمام بهآسانی قابل تشخیص است.
- دکمههای بالای جدول، همهٔ خانهها را یکجا روی حاضر یا غایب تنظیم میکنند، یا کل جدول را بازنشانی میکنند.
- هر سرستون جلسه دکمهٔ خاص خود را دارد که فقط همان ستون را پر میکند؛ این راه سریع برای علامتگذاری یک روز است.
نمرههای پیش و پس
اگر در گام چهارم آزمون را فعال کرده باشید، دو ستون دیگر در انتهای جدول برای نمرهٔ پیش از فعالیت و نمرهٔ پس از آن نمایش داده میشود. همچنین میتوانید به جای تایپ این نمرهها، آنها را از فرمی که شرکتکنندگان تکمیل میکنند برگیرید.
هنگامی که افراد هر دو نمره را داشته باشند، صفحهٔ نمرهدهی محاسبه میکند که هر فرد چه اندازه پیشرفت کرده است، هم به صورت تفاضل ساده و هم به صورت نسبتی از آنچه میتوانست به دست آورد، و میانگین گروه را نیز به شما میدهد. هر جا که رقمی قابل محاسبه نباشد، خالی گذاشته میشود و به صورت صفر نمایش داده نمیشود.
چاپ برگه
«چاپ برگهٔ حضور و غیاب» را انتخاب کنید تا دفتر کاغذیای را که به محل جلسه میبرید بسازید. شمارهٔ سطر و نام کامل همیشه در آن هست؛ شما انتخاب میکنید که تاریخ تولد، جنسیت، ملیت، تلفن، شمارهٔ ملی، کادر امضا و ستون یادداشت نیز درج شود یا نه.
- بازهای از جلسهها را برای چاپ انتخاب کنید، حداکثر ده جلسه در یک برگه.
- حداکثر بیست سطر خالی برای افرادی اضافه کنید که در همان روز بدون ثبتنام قبلی حاضر میشوند.
- پیشنمایش، چند شرکتکنندهٔ نخست را در برابر ستونهایی که انتخاب کردهاید، پیش از بارگیری نشان میدهد.