مشارکت چگونه شمارش میشود
چرا فردی که در سه فعالیت حاضر شده یک ذینفع و سه خدمت است، و چه چیزی تعیین میکند چه کسی شمرده شود.
گزارشدهی به کمککنندهٔ مالی معمولاً به دو رقم نیاز دارد که بهآسانی با هم اشتباه گرفته میشوند: به چند نفر دسترسی داشتهاید، و چه مقدار خدمت ارائه کردهاید. CommonLynk این دو را از هم جدا نگه میدارد.
دو پرسش متفاوت
- «ذینفعان یکتا» افراد را میشمارد. کسی که در سه فعالیت شما شرکت کرده، یک ذینفع است.
- «خدمات» نوبتها را میشمارد. همان فرد سه خدمت به شمار میآید.
- «میانگین خدمات به ازای هر فرد» حاصل تقسیم دومی بر اولی است و نشان میدهد با افراد تا چه عمقی کار کردهاید، نه اینکه به چند نفر دسترسی داشتهاید.
سه قاعدهٔ شمارش
اینکه کسی ذینفع یک فعالیت به شمار آید یا نه، به معنای آن نوع فعالیت بستگی دارد. هر فعالیت یکی از سه قاعده را دارد.
- ثبتنامشده یا دریافتکننده. همهٔ ثبتنامشدگان شمرده میشوند، چه حاضر علامت خورده باشند چه نه. این قاعده برای توزیع مناسب است: اگر کسی بستهٔ غذایی دریافت کرده، به او دسترسی داشتهاید.
- دستکم یک بار حاضر. فرد در صورتی شمرده میشود که دستکم در یک جلسه حاضر بوده یا با تأخیر آمده باشد. این قاعده برای خدمات مشاوره یا بازدید میدانی مناسب است.
- تکمیل فعالیت. فقط افرادی که در همهٔ جلسهها حاضر بودهاند شمرده میشوند. این قاعده برای دورهٔ آموزشی مناسب است، که در آن حضور در یک روز از پنج روز، پیامدی نیست که وعده دادهاید.
فعالیت شما از کدام قاعده استفاده میکند
قاعده را مستقیماً انتخاب نمیکنید. قاعده بر اساس نوع فعالیتی که در گام نخست راهنمای گامبهگام برگزیدهاید تعیین میشود، زیرا نوع فعالیت خود بیانگر هدف آن است.
- آموزش، کارگاه و سنجش، افرادی را میشمارند که فعالیت را تکمیل کردهاند.
- جلسههای مشاوره و بازدیدهای میدانی، افرادی را میشمارند که دستکم یک بار حاضر شدهاند.
- توزیعها، جلسههای آگاهیرسانی، نشستها، گفتوگوهای اجتماعی و جلسههای اطلاعرسانی، همهٔ ثبتنامشدگان را میشمارند.
چه چیزی تکمیل به شمار میآید
هر بار که جدول حضور و غیاب را ذخیره میکنید، CommonLynk از نو محاسبه میکند که چه کسی فعالیت را تکمیل کرده است. فردی تکمیلکننده است که برای او در تکتک جلسهها رکوردی وجود داشته باشد و همهٔ آن رکوردها «حاضر» یا «تأخیر» باشند.
- «تأخیر» همچنان حضور به شمار میآید. کسی که دیر رسیده، حاضر بوده است.
- «غیبت موجه» حضور به شمار نمیآید. غیبت مجاز از نظر تکمیل دوره همچنان غیبت است، و علامت زدن غیبت موجه برای کسی باعث میشود او تکمیلکننده شمرده نشود.
- جلسهای که برای کسی خالی مانده، مانند غیبت به زیان او شمرده میشود، زیرا تکمیل به معنای رکورد کامل است، نه صرفاً نبود غیبت.
- فعالیتی که اصلاً جلسهای ندارد دستنخورده میماند. توزیعی که هرگز دفتر حضور و غیاب باز نمیکند به کار خود ادامه میدهد، زیرا قاعدهٔ آن در هر حال همهٔ ثبتنامشدگان را میشمارد.
ثبتنام و حضور یک رکورد واحدند
CommonLynk فهرست ثبتنام جداگانهای در کنار رکورد حضور نگه نمیدارد. هنگامی که کسی را به فعالیتی اضافه میکنید، همان رکورد ثبت میکند که او ثبتنام شده و در چه تاریخی، و بعداً اینکه آیا فعالیت را تکمیل کرده است یا نه. یک سطر، دو واقعیت.
به همین دلیل رقم ثبتنام و رقم حضور در CommonLynk هرگز نمیتوانند از هم فاصله بگیرند، و به همین دلیل حذف کسی از یک فعالیت هر دو واقعیت را با هم حذف میکند.