گزارش‌های در دسترس شما

ماژول «گزارش‌ها» هفت صفحهٔ گزارش و یک ابزار ایجاد PDF در اختیار شما قرار می‌دهد. هر صفحه به پرسش متفاوتی پاسخ می‌دهد و چیز اندکی متفاوت را شمارش می‌کند، بنابراین نخستین نکتهٔ مهم این است که بدانید کدام به کدام است.

صفحهٔ اصلی گزارش‌ها

صفحهٔ اصلی با یک نوار فیلتر (تاریخ شروع، تاریخ پایان و برنامه)، شش رقم در بالا، سه نمودار و سپس یک کارت برای هر گزارش باز می‌شود. هر کارت یک دکمهٔ «مشاهدهٔ گزارش» و یک دکمهٔ «دانلود CSV» دارد، بنابراین هر گزارش را می‌توان روی صفحه خواند یا به صورت فایل دریافت کرد.

• افراد ثبت‌شده، یعنی تعداد افرادی که به دفتر ثبت شما افزوده شده‌اند.
• افراد یکتای تحت پوشش، یعنی هر فرد یک بار شمارش می‌شود، صرف‌نظر از تعداد فعالیت‌هایی که در آن‌ها شرکت کرده است.
• خدمات ارائه‌شده، یعنی همهٔ رکوردهای حضور؛ بنابراین فردی که در ده جلسه حضور داشته ده بار شمارش می‌شود.
• برنامه‌های فعال و پروژه‌های فعال، یعنی آن‌هایی که وضعیتشان «فعال» است.
• فعالیت‌های دوره، یعنی فعالیت‌هایی که در بازهٔ تاریخی انتخابی شما قرار می‌گیرند.

سه نمودار، پوشش در طول زمان به تفکیک ماه، پوشش به تفکیک برنامه و تفکیک جنسیتی افراد تحت پوشش را نشان می‌دهند. این نمودارها از همان نوار فیلتر ارقام پیروی می‌کنند. موضوعی در ادامهٔ این فصل به‌طور جداگانه به دانلودها می‌پردازد.

ذی‌نفعان بر اساس وضعیت

این صفحه برای هر وضعیت یک ردیف، همراه با تعداد و سهم آن از دفتر ثبت به صورت درصد، نشان می‌دهد و بزرگ‌ترین گروه در ابتدا قرار می‌گیرد.

از آنجا که این صفحه خود دفتر ثبت را گروه‌بندی می‌کند، هر فرد دقیقاً یک بار در آن ظاهر می‌شود. این تنها صفحه‌ای در این ماژول است که واقعاً تعداد افراد را می‌شمارد. هر ردیف به دفتر ثبتی پیوند دارد که بر اساس همان وضعیت فیلتر شده است، بنابراین همواره می‌توانید ببینید چه کسانی در پشت یک رقم قرار دارند.

ذی‌نفعان به تفکیک برنامه

این صفحه برای هر برنامه یک ردیف با شش ستون نشان می‌دهد: «کل ثبت‌نام‌شدگان»، «تکمیل‌شده»، «حاضر»، «غایب»، «با تأخیر» و «غیبت موجه». در این شش ستون دو چیز متفاوت شمارش می‌شود و این تفاوت اهمیت دارد.

بنابراین در برنامه‌ای که جلسات بسیاری برگزار کرده است، چهار ستون آخر ممکن است بسیار بزرگ‌تر از دو ستون نخست باشند. کسی که در ده جلسه از یک فعالیت حضور داشته است، یک ثبت‌نام و ده رکورد حضور به شمار می‌آید.

این صفحه قابلیت مشاهده در سطح رکورد را نیز رعایت می‌کند. جمع‌ها تنها پروژه‌هایی را در بر می‌گیرند که اجازهٔ مشاهدهٔ آن‌ها را دارید، بنابراین دو همکار با دسترسی‌های متفاوت ممکن است به‌درستی جمع‌های متفاوتی برای یک برنامه ببینند.

نرخ حضور به تفکیک فعالیت

این صفحه برای هر فعالیت یک ردیف با ستون‌های «حاضر»، «با تأخیر»، «غایب» و «غیبت موجه»، یک «جمع» و یک نرخ نشان می‌دهد. نرخ برابر است با مجموع حاضران و افراد با تأخیر، تقسیم بر جمع.

فعالیت‌هایی که هیچ رکورد حضوری ندارند به طور کامل از گزارش کنار گذاشته می‌شوند، بنابراین فعالیتی که انتظار دیدنش را داشتید و آن را نمی‌یابید، معمولاً فعالیتی است که هنوز حضور هیچ‌کس در آن علامت‌گذاری نشده است. ردیف‌ها به ترتیبی مرتب می‌شوند که جدیدترین فعالیت در ابتدا باشد.

پایش و ارزشیابی برنامه

این صفحه برای هر برنامه یک ردیف با پوشش یکتا، خدمات ارائه‌شده و خدمات به ازای هر نفر، به‌علاوهٔ سه جمع کل در بالا، نشان می‌دهد. این صفحه نوار فیلتر مشترک را دارد، بنابراین ردیف‌ها دوره و برنامهٔ انتخابی شما را پوشش می‌دهند.

خلاصهٔ پروژه

این صفحه برای هر پروژه یک ردیف با کمک‌کنندهٔ مالی، بودجه، تاریخ‌ها و پوشش در مقایسه با هدف آن نشان می‌دهد. نوار فیلتر آن، یک کادر وضعیت به تاریخ شروع، تاریخ پایان و برنامهٔ معمول می‌افزاید.

مشارکت ذی‌نفعان

این صفحه برای هر فرد تحت پوشش در دوره یک ردیف، همراه با فعالیت‌هایی که در آن‌ها حضور داشته و خدماتی که دریافت کرده است، نشان می‌دهد؛ بیست‌وپنج ردیف در هر صفحه. نوار فیلتر آن یک کادر جنسیت اضافه می‌کند. از آنجا که این صفحه نام افراد را نشان می‌دهد، باز کردن آن همانند یک برون‌بری در گزارش مشاهدهٔ فضای کاری ثبت می‌شود.

ایجاد گزارش PDF

«ایجاد گزارش» یک فایل PDF با نشان سازمان، برای بازهٔ زمانی و دامنه‌ای که انتخاب می‌کنید (همهٔ برنامه‌ها یا یک برنامه) و با بخش‌هایی که علامت می‌زنید، تهیه می‌کند: برنامه‌ها، فعالیت‌ها، حضور، ذی‌نفعان و شاخص‌ها. بخشی که کنار بگذارید اصلاً محاسبه نمی‌شود. می‌توانید زبان گزارش را انتخاب کنید و به‌دلخواه نشانی ایمیلی برای دریافت یک نسخه وارد کنید؛ فایل در هر حال دانلود می‌شود. ایجاد گزارش به عنوان یک برون‌بری ثبت می‌شود، زیرا شامل پوشش در سطح فرد است.

نگارش شرح روایی گزارش

ارقام می‌گویند چه رخ داده است؛ شرح روایی می‌گوید چه معنایی داشته است. در «ایجاد گزارش»، گزینهٔ «نوشتن یا ویرایش شرح روایی» را دنبال کنید تا بخشی آغازین برای PDF، برای یک برنامه یا برای کل سازمان، بنویسید. این متن برای همان برنامه و همان دورهٔ گزارش‌دهی نگهداری می‌شود، بنابراین ایجاد دوبارهٔ همان گزارش، همان متن را دوباره به کار می‌گیرد، و می‌توانید آن را به هر یک از زبان‌هایی که فضای کاری شما استفاده می‌کند بنویسید. نوشتن آن اختیاری است: «رد شدن» شما را مستقیماً به PDF بازمی‌گرداند.

خواندن ارقام

دو نوع صفحه هر فرد را تنها یک بار شمارش می‌کنند: «ذی‌نفعان بر اساس وضعیت» که خود دفتر ثبت را گروه‌بندی می‌کند، و ارقام پوشش یکتا در صفحهٔ اصلی «گزارش‌ها»، «پایش و ارزشیابی برنامه» و «مشارکت ذی‌نفعان» که هر فرد را، صرف‌نظر از تعداد فعالیت‌هایی که در آن‌ها حضور داشته، یک بار می‌شمارند. سایر موارد در این صفحه‌ها ثبت‌نام‌ها، رکوردهای حضور یا خدمات را شمارش می‌کنند.

قاعدهٔ عملی حاصل از این امر کوتاه است: ستونی از یک گزارش را با ستونی از گزارش دیگر جمع نزنید. واحد آن‌ها یکسان نیست و حاصل جمع بی‌معناست.