14 अगस्त 2026 से प्रभावी। CommonLynk की गोपनीयता नीति और डेटा प्रसंस्करण समझौते का भाग।
1. सिद्धांत
हम व्यक्तिगत डेटा (personal data) को केवल तब तक रखते हैं जब तक वह उन प्रयोजनों के लिए आवश्यक हो जिनके लिए उसे एकत्र किया गया था, और जितना लागू विधि द्वारा अपेक्षित हो। भिन्न-भिन्न डेटा की प्रतिधारण (retention) अवधियाँ भिन्न हैं, जो नीचे निर्धारित की गई हैं। यह नीति प्रमुख डेटा संरक्षण ढाँचों के अनुरूप है, जिनमें GDPR का भंडारण-सीमा सिद्धांत भी शामिल है, तथा उन डेटा संरक्षण कानूनों के अनुरूप है जो आपके द्वारा प्लेटफ़ॉर्म के उपयोग पर लागू होते हैं।
2. खाते का जीवनचक्र (ग्राहक संगठनों के वर्कस्पेस)
कोई सदस्यता और उसका वर्कस्पेस निर्धारित चरणों से होकर गुज़रते हैं:
सक्रिय
- आरंभकर्ता घटना: सदस्यता का भुगतान हो चुका है/सदस्यता चालू है
- डेटा के साथ क्या होता है: पूर्ण पहुँच; डेटा का प्रसंस्करण सामान्य रूप से होता है।
रियायत अवधि
- आरंभकर्ता घटना: भुगतान व्यपगत (lapse) हो जाता है
- डेटा के साथ क्या होता है: एक सीमित रियायत अवधि (लक्ष्य: 30 दिन), जिसमें सामान्यतः केवल पढ़ने की पहुँच होती है; डेटा प्रतिधारित रहता है; नवीनीकरण से पहुँच बहाल हो जाती है।
निष्क्रिय
- आरंभकर्ता घटना: रियायत अवधि नवीनीकरण के बिना समाप्त हो जाती है
- डेटा के साथ क्या होता है: वर्कस्पेस को एक और अवधि (लक्ष्य: 6 माह) के लिए निलंबित कर दिया जाता है; डेटा प्रतिधारित रहता है किंतु अभिगम्य नहीं होता; भुगतान पर पुनःसक्रियण से वह बहाल हो जाता है।
विलोपन
- आरंभकर्ता घटना: निष्क्रिय अवधि समाप्त हो जाती है
- डेटा के साथ क्या होता है: सूचना दिए जाने के पश्चात वर्कस्पेस और उसके डेटा को स्थायी विलोपन के लिए निर्धारित कर दिया जाता है, जब तक कि संगठन ने उसका निर्यात न कर लिया हो या कोई विधिक रोक (legal hold) लागू न हो।
रियायत अवधि के आरंभ में हम स्वचालित रूप से वर्कस्पेस की एक अंतिम, संपूर्ण, डाउनलोड योग्य प्रति (एक "ऑफ़बोर्डिंग पैकेज") तैयार करते हैं और उसे संपूर्ण रियायत अवधि तथा निष्क्रिय अवधि के दौरान संगठन के लिए डाउनलोड हेतु उपलब्ध रखते हैं — ताकि संगठन किसी भी विलोपन से पहले अपना डेटा प्राप्त कर सके। अंतिम अवधियों की पुष्टि सेवा की शर्तों में की जाती है; जहाँ अपेक्षित हो, हम स्थायी विलोपन से पहले सूचना देते हैं।
3. संगठन (लाभार्थी) डेटा
उन व्यक्तियों, परिवारों और प्रतिष्ठानों से संबंधित डेटा, जिन्हें कोई संगठन दर्ज करता है और जिन्हें सेवा प्रदान करता है (प्रत्येक, एक "लाभार्थी"), तथा उसका परिचालन डेटा संगठन के नियंत्रण में होता है। संगठन यह तय करता है कि क्या एकत्र करना है और उसे कितने समय तक रखना है, और सक्रिय रहने के दौरान किसी भी समय रिकॉर्ड को संशोधित या विलोपित कर सकता है। समाप्ति पर, संगठन डेटा को DPA के अनुसार विलोपित या वापस किया जाता है। हम संगठन डेटा को ऊपर वर्णित जीवनचक्र तथा किसी विधिक रूप से अपेक्षित अवधि से अधिक समय तक प्रतिधारित नहीं करते।
4. विशिष्ट डेटा प्रकार (नियंत्रक के रूप में CommonLynk)
- खाता/पहचान: खाते के जीवनकाल तक रखा जाता है; खाता बंद होने के पश्चात जीवनचक्र के अनुसार विलोपित किया जाता है।
- बिलिंग/इनवॉइस: कर और लेखा कानून द्वारा अपेक्षित अवधि (सामान्यतः कई वर्ष) तक प्रतिधारित किए जाते हैं, खाता बंद होने के बाद भी, और तत्पश्चात विलोपित कर दिए जाते हैं।
- भुगतान संदर्भ / अपलोड की गई अंतरण रसीदें: मिलान (reconciliation) के लिए और विधिक रूप से अपेक्षित वित्तीय-अभिलेख अवधि तक प्रतिधारित की जाती हैं।
- प्रमाणीकरण एवं सुरक्षा लॉग: सुरक्षा और धोखाधड़ी-निवारण के लिए एक सीमित अवधि तक प्रतिधारित किए जाते हैं, और तत्पश्चात विलोपित या अनामीकृत कर दिए जाते हैं।
- सहायता संबंधी संचार: प्रश्नों और विवादों के निपटान के लिए एक उचित अवधि तक प्रतिधारित किए जाते हैं।
- विपणन/सहमति अभिलेख: सहमति सक्रिय रहने तक और उसके पश्चात सहमति का साक्ष्य प्रस्तुत करने हेतु एक अवधि तक प्रतिधारित किए जाते हैं।
4a. नैदानिक और त्रुटि-रिपोर्ट डेटा
जब प्लेटफ़ॉर्म में कोई त्रुटि उत्पन्न होती है, या कोई उपयोगकर्ता किसी समस्या की रिपोर्ट करता है या कोई सुझाव देता है, तो हम नैदानिक डेटा और स्वयं रिपोर्ट को दर्ज करते हैं (देखें गोपनीयता नीति की धारा 6 और DPA की धारा 5A)। इनकी अपनी अवधियाँ हैं:
कच्चे त्रुटि अभिलेख — तकनीकी त्रुटि विवरण, पृष्ठ का पता, ब्राउज़र, क्रियाओं का क्रम
- प्रतिधारण: 180 दिन। विलोपन वर्तमान में CommonLynk के किसी व्यवस्थापक द्वारा एक अंतर्निहित विलोपन उपकरण के माध्यम से किया जाता है; इसे अभी किसी स्वचालित समय-सारणी पर नहीं चलाया जाता
- कारण: इतनी अवधि पर्याप्त है कि यह देखा जा सके कि कोई त्रुटि एक रिपोर्टिंग सत्र के दौरान दोबारा होती है या नहीं; इससे अधिक नहीं
त्रुटि सारांश — किसी विशिष्ट त्रुटि का समेकित अभिलेख, गणनाओं और तिथियों सहित, जिसमें कोई व्यक्तिगत डेटा नहीं होता
- प्रतिधारण: तब तक रखा जाता है जब तक त्रुटि प्लेटफ़ॉर्म के इतिहास के लिए प्रासंगिक है
- कारण: यह इस बात का अभिलेख है कि क्या खराब था और उसे कब ठीक किया गया
किसी रिपोर्ट के साथ संलग्न स्क्रीनशॉट और फ़ाइलें
- प्रतिधारण: जिस रिपोर्ट से वे संबंधित हैं, उसके साथ प्रतिधारित किए जाते हैं। हम वर्तमान में इन फ़ाइलों पर कोई स्वचालित समय-आधारित विलोपन लागू नहीं करते। अनुरोध किए जाने पर इन्हें किसी भी समय विलोपित किया जाता है, और रिपोर्ट विलोपित होने पर भी; रिपोर्ट में यह टिप्पणी बनी रहती है कि कोई संलग्नक मौजूद था
- कारण: इनमें लाभार्थियों का व्यक्तिगत डेटा होने का जोखिम सर्वाधिक होता है, इसलिए हम इनके लिए स्वयं रिपोर्ट की तुलना में एक छोटी, स्वचालित रूप से लागू होने वाली अवधि की दिशा में कार्य कर रहे हैं
रिपोर्टें और उनके संदेश-सूत्र
- प्रतिधारण: खाते के जीवनकाल तक और धारा 2 में वर्णित जीवनचक्र के अनुसार प्रतिधारित किए जाते हैं
- कारण: ये इस बात का अभिलेख हैं कि क्या पूछा गया और हमने क्या उत्तर दिया — जो विवादों, लेखा-परीक्षाओं और सहायता की निरंतरता के लिए आवश्यक है
किसी त्रुटि के स्वचालित विश्लेषण
- प्रतिधारण: जिस त्रुटि सारांश से वे संबंधित हैं, उसके साथ विलोपित कर दिए जाते हैं
- कारण: कोई स्वतंत्र प्रयोजन नहीं
ये अवधियाँ CommonLynk के व्यवस्थापकों द्वारा एक अंतर्निहित विलोपन उपकरण के माध्यम से लागू की जाती हैं, और केवल CommonLynk के व्यवस्थापकों द्वारा ही विन्यास-योग्य हैं। ये अभी किसी स्वचालित समय-सारणी द्वारा लागू नहीं की जातीं; इन्हें ऐसी समय-सारणी पर लाना नियोजित कार्य है। संगठन किसी भी समय किसी विशिष्ट रिपोर्ट या संलग्नक के शीघ्र विलोपन का अनुरोध कर सकते हैं, और हम ऐसे अनुरोधों पर तत्परता से कार्रवाई करते हैं।
5. बैकअप
CommonLynk बैकअप की दो परतें बनाए रखता है। दोनों को एन्क्रिप्टेड कनेक्शनों (TLS) के माध्यम से अंतरित किया जाता है। भंडारण के दौरान एन्क्रिप्शन (encryption at rest) दोनों परतों में भिन्न है, और उसका वर्णन नीचे अलग-अलग किया गया है:
- वर्कस्पेस बैकअप — संगठन प्लेटफ़ॉर्म के भीतर से अपने स्वयं के वर्कस्पेस की संपूर्ण प्रतियाँ (स्प्रेडशीट, CSV, मूल अपलोड की गई फ़ाइलें, और एक तकनीकी डेटाबेस प्रति) तैयार, निर्धारित और डाउनलोड कर सकता है। स्वचालित प्रतियाँ दादा-पिता-पुत्र (grandfather-father-son) चक्रण के आधार पर प्रतिधारित की जाती हैं — नवीनतम 7 दैनिक, 4 साप्ताहिक और 6 मासिक प्रतियाँ — और तत्पश्चात स्वचालित रूप से हटा दी जाती हैं; माँग पर बनाई गई प्रतियों में से नवीनतम कुछ प्रतियाँ रखी जाती हैं। प्रतिधारण गणनाओं का स्वचालित रूप से सत्यापन किया जाता है, ताकि प्रतियाँ न तो समय से पहले खोएँ और न ही अनिश्चित काल तक संचित होती रहें। ऐसा प्रत्येक पैकेज भंडारण के दौरान AES-256 से एन्क्रिप्ट किया जाता है, ऐसी कुंजी के अंतर्गत जो बैकअप उप-प्रणाली के लिए समर्पित है और लाइव-डेटा कुंजी से पृथक है।
- अवसंरचना बैकअप — संपूर्ण प्लेटफ़ॉर्म के सर्वर-स्तरीय डेटाबेस स्नैपशॉट, जो आपदा-पुनर्प्राप्ति के लिए प्रति रात्रि लिए जाते हैं और एक लघु चक्र (वर्तमान में 7 दिन) पर चक्रित किए जाते हैं। इन्हें TLS के माध्यम से अंतरित किया जाता है और पहुँच-नियंत्रित ऑब्जेक्ट स्टोरेज में रखा जाता है। CommonLynk वर्तमान में इस परत पर अपना स्वयं का एन्क्रिप्शन लागू नहीं करता, और स्टोरेज प्रदाता इसके लिए भंडारण के दौरान एन्क्रिप्शन प्रदान नहीं करता। इस परत में एन्क्रिप्शन जोड़ना नियोजित कार्य है।
लाइव प्रणाली से विलोपित डेटा बैकअप प्रतियों में केवल तब तक बना रहता है जब तक वे प्रतियाँ चक्रण से बाहर नहीं हो जातीं, जिसके पश्चात उसे अधिलेखित कर दिया जाता है। जहाँ किसी डेटा विषय के रिकॉर्ड मिटाए जाते हैं, वहाँ उस मिटाने का किसी भी पुनर्स्थापना पर सम्मान किया जाता है — पुनर्स्थापना मिटाए गए रिकॉर्ड को वापस नहीं लाती। संगठन अतिरिक्त रूप से अपनी बैकअप प्रतियाँ अपने स्वामित्व और नियंत्रण वाले स्टोरेज में प्राप्त करने का विकल्प चुन सकता है (बैकअप जमा — escrow), जिससे उसे CommonLynk की अवसंरचना के बाहर एक स्वतंत्र प्रति प्राप्त होती है। बैकअप प्रतिधारण को आपदा-पुनर्प्राप्ति और निरंतरता के लिए आवश्यक न्यूनतम स्तर तक सीमित रखा जाता है।
6. विधिक रोक
जहाँ डेटा किसी विधिक दायित्व, जाँच या विवाद के अधीन हो, वहाँ हम उसे ऊपर दी गई अवधियों से आगे तब तक प्रतिधारित कर सकते हैं जब तक अपेक्षित हो, जिसके पश्चात सामान्य विलोपन पुनः आरंभ हो जाता है।
7. विलोपन की विधि
जब डेटा अपने जीवनकाल के अंत तक पहुँचता है, तो उसे लाइव प्रणालियों से विलोपित कर दिया जाता है और बैकअप से चक्रण के माध्यम से बाहर होने दिया जाता है; फ़ाइलों को स्टोरेज से हटा दिया जाता है। जहाँ पूर्ण विलोपन तत्काल व्यवहार्य न हो, वहाँ विलोपन संभव होने तक डेटा को पृथक और संरक्षित रखा जाता है।
8. अनुरोध एवं संपर्क
नियंत्रक के रूप में हमारे पास रखे गए डेटा के विलोपन का अनुरोध करने के लिए, हमारी डेटा संरक्षण अधिकारी, Yasmine Ossama — dpo@commonlynk.com से संपर्क करें। लाभार्थी डेटा के लिए, संबंधित संगठन से संपर्क करें (हम प्रोसेसर के रूप में सहायता करते हैं)।