Lewati ke konten
Fitur Harga Dokumentasi Kontak Masuk Mulai
Bahasa
Hukum

Kebijakan Retensi Data

Terakhir diperbarui: 24 Agu 2026 · Versi 4 · Semua kebijakan

Terjemahan ini disediakan untuk kemudahan. Teks ini belum ditinjau oleh ahli hukum dalam bahasa ini.

Teks bahasa Inggris merupakan versi resmi dokumen ini.

Berlaku sejak 14 Agustus 2026. Merupakan bagian dari Kebijakan Privasi dan Perjanjian Pemrosesan Data CommonLynk.

1. Prinsip

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan pengumpulannya, dan sebagaimana diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Jenis data yang berbeda memiliki masa retensi yang berbeda, sebagaimana diuraikan di bawah ini. Kebijakan ini selaras dengan kerangka pelindungan data utama, termasuk prinsip pembatasan penyimpanan (storage limitation) dalam GDPR, serta dengan peraturan perundang-undangan pelindungan data yang berlaku atas penggunaan platform oleh Anda.

2. Siklus hidup akun (ruang kerja pelanggan)

Suatu langganan beserta ruang kerjanya melalui tahapan-tahapan yang telah ditetapkan:

Aktif

  • Pemicu: Langganan telah dibayar/masih berlaku
  • Perlakuan terhadap data: Akses penuh; data diproses secara normal.

Masa Tenggang

  • Pemicu: Pembayaran tidak dilakukan tepat waktu
  • Perlakuan terhadap data: Masa tenggang terbatas (target: 30 hari), umumnya hanya-baca; data tetap disimpan; perpanjangan langganan memulihkan akses.

Tidak Aktif

  • Pemicu: Masa tenggang berakhir tanpa perpanjangan
  • Perlakuan terhadap data: Ruang kerja ditangguhkan untuk jangka waktu lebih lanjut (target: 6 bulan); data tetap disimpan tetapi tidak dapat diakses; pengaktifan kembali setelah pembayaran memulihkannya.

Penghapusan

  • Pemicu: Masa tidak aktif berakhir
  • Perlakuan terhadap data: Ruang kerja beserta datanya dijadwalkan untuk dihapus secara permanen setelah pemberitahuan, kecuali Organisasi telah mengekspornya atau berlaku penahanan hukum (legal hold).

Pada awal masa tenggang, kami secara otomatis membuat salinan akhir ruang kerja yang lengkap dan dapat diunduh (sebuah "paket pengakhiran layanan") dan menyediakannya bagi Organisasi untuk diunduh sepanjang masa tenggang dan masa tidak aktif — sehingga Organisasi dapat mengambil datanya sebelum penghapusan apa pun. Jangka waktu final ditegaskan dalam Ketentuan Layanan; kami memberikan pemberitahuan sebelum penghapusan permanen apabila diwajibkan.

3. Data Organisasi (Penerima Manfaat)

Data tentang individu, rumah tangga, dan lembaga yang dicatat dan dilayani oleh suatu Organisasi (masing-masing disebut "Penerima Manfaat") serta data operasionalnya dikendalikan oleh Organisasi. Organisasi menentukan data apa yang dikumpulkan dan berapa lama data tersebut disimpan, serta dapat memperbaiki atau menghapus catatan kapan saja selama masih aktif. Pada saat pengakhiran, Data Organisasi dihapus atau dikembalikan sesuai dengan DPA. Kami tidak menyimpan Data Organisasi lebih lama daripada siklus hidup di atas ditambah jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum.

4. Jenis data tertentu (CommonLynk sebagai pengendali data pribadi)

  • Akun/identitas: disimpan selama akun berlaku; dihapus sesuai dengan siklus hidup setelah penutupan akun.
  • Penagihan/faktur: disimpan selama jangka waktu yang diwajibkan oleh peraturan perpajakan dan akuntansi (umumnya beberapa tahun), bahkan setelah penutupan akun, kemudian dihapus.
  • Referensi pembayaran / bukti transfer yang diunggah: disimpan untuk keperluan rekonsiliasi dan selama jangka waktu penyimpanan catatan keuangan yang diwajibkan oleh hukum.
  • Log autentikasi & keamanan: disimpan untuk jangka waktu terbatas demi keamanan dan pencegahan kecurangan, kemudian dihapus atau dianonimkan.
  • Komunikasi dukungan: disimpan untuk jangka waktu yang wajar guna menangani pertanyaan dan sengketa.
  • Catatan pemasaran/persetujuan: disimpan selama persetujuan masih berlaku dan untuk jangka waktu tertentu setelahnya guna membuktikan persetujuan tersebut.

4a. Data diagnostik dan laporan gangguan

Apabila platform mengalami galat, atau pengguna melaporkan masalah atau menyampaikan saran, kami mencatat data diagnostik beserta laporan itu sendiri (lihat Kebijakan Privasi Bagian 6 dan DPA Bagian 5A). Data tersebut memiliki jangka waktunya sendiri:

Catatan galat mentah — rincian teknis galat, alamat halaman, peramban, jejak tindakan

  • Retensi: 180 hari. Penghapusan saat ini dilakukan oleh administrator CommonLynk menggunakan alat penghapusan bawaan; penghapusan tersebut belum dijalankan berdasarkan jadwal otomatis
  • Alasan: Cukup lama untuk melihat apakah suatu gangguan berulang sepanjang satu musim pelaporan; tidak lebih dari itu

Ringkasan gangguan — catatan agregat atas suatu gangguan yang berbeda, beserta jumlah kejadian dan tanggalnya, tanpa memuat data pribadi

  • Retensi: Disimpan selama gangguan tersebut relevan bagi riwayat platform
  • Alasan: Ringkasan ini merupakan catatan tentang apa yang rusak dan kapan hal itu diperbaiki

Tangkapan layar dan berkas yang dilampirkan pada laporan

  • Retensi: Disimpan bersama laporan tempat berkas tersebut dilampirkan. Saat ini kami tidak menerapkan penghapusan otomatis berbasis waktu terhadap berkas-berkas ini. Berkas tersebut dihapus atas permintaan kapan saja, dan ketika laporan dihapus; laporan tetap menyimpan catatan bahwa pernah ada lampiran
  • Alasan: Berkas-berkas ini memiliki risiko tertinggi memuat data pribadi Penerima Manfaat, sehingga kami sedang berupaya menerapkan masa simpan yang lebih singkat dan ditegakkan secara otomatis untuk berkas tersebut dibandingkan dengan laporan itu sendiri

Laporan dan utas pesannya

  • Retensi: Disimpan selama akun berlaku dan sesuai dengan siklus hidup dalam Bagian 2
  • Alasan: Laporan dan utas pesan merupakan catatan tentang apa yang ditanyakan dan apa yang kami jawab — diperlukan untuk penyelesaian sengketa, audit, dan kesinambungan dukungan

Analisis otomatis atas suatu gangguan

  • Retensi: Dihapus bersama ringkasan gangguan yang terkait dengannya
  • Alasan: Tidak memiliki tujuan tersendiri

Jangka waktu ini diterapkan oleh administrator CommonLynk menggunakan alat penghapusan bawaan, dan hanya dapat dikonfigurasi oleh administrator CommonLynk. Jangka waktu tersebut belum ditegakkan melalui jadwal otomatis; penerapan jadwal otomatis merupakan pekerjaan yang telah direncanakan. Organisasi dapat meminta penghapusan lebih awal atas laporan atau lampiran tertentu kapan saja, dan kami menindaklanjuti permintaan tersebut dengan segera.

5. Cadangan

CommonLynk memelihara dua lapisan cadangan. Keduanya ditransfer melalui koneksi terenkripsi (TLS). Enkripsi saat data disimpan (at rest) berbeda di antara kedua lapisan tersebut, dan diuraikan secara terpisah di bawah ini:

  • Cadangan ruang kerja — Organisasi dapat membuat, menjadwalkan, dan mengunduh salinan lengkap ruang kerjanya sendiri (lembar kerja, CSV, berkas asli yang diunggah, dan salinan basis data teknis) dari dalam platform. Salinan otomatis disimpan berdasarkan rotasi kakek-ayah-anak (grandfather-father-son) — 7 salinan harian, 4 salinan mingguan, dan 6 salinan bulanan terbaru — dan kemudian dipangkas secara otomatis; salinan sesuai permintaan menyimpan beberapa salinan terbaru. Jumlah retensi diverifikasi secara otomatis sehingga salinan tidak hilang sebelum waktunya dan tidak pula menumpuk tanpa batas. Setiap paket tersebut dienkripsi saat disimpan dengan AES-256, menggunakan kunci yang dikhususkan bagi subsistem cadangan dan terpisah dari kunci data aktif.
  • Cadangan infrastruktur — snapshot basis data tingkat server atas seluruh platform yang diambil setiap malam dan dirotasi dalam siklus pendek (saat ini 7 hari) untuk keperluan pemulihan bencana. Cadangan ini ditransfer melalui TLS dan disimpan dalam penyimpanan objek dengan kendali akses. CommonLynk saat ini tidak menerapkan enkripsinya sendiri pada lapisan ini, dan penyedia penyimpanan tidak menawarkan enkripsi saat disimpan untuk lapisan ini. Penambahan enkripsi pada lapisan ini merupakan pekerjaan yang telah direncanakan.

Data yang dihapus dari sistem aktif tetap ada dalam salinan cadangan hanya sampai salinan tersebut keluar dari rotasi karena usianya, setelah itu data tersebut ditimpa. Apabila catatan milik subjek data pribadi dihapus, penghapusan tersebut tetap dihormati pada setiap pemulihan — pemulihan tidak mengembalikan catatan yang telah dihapus. Organisasi juga dapat memilih untuk menerima salinan cadangannya di penyimpanan yang dimiliki dan dikendalikannya sendiri (salinan cadangan titipan), sehingga Organisasi memiliki salinan independen di luar infrastruktur CommonLynk. Retensi cadangan dijaga seminimal mungkin sesuai kebutuhan pemulihan bencana dan kesinambungan layanan.

6. Penahanan hukum

Apabila data tunduk pada kewajiban hukum, penyelidikan, atau sengketa, kami dapat menyimpannya melampaui jangka waktu di atas selama diperlukan, setelah itu penghapusan normal dilanjutkan kembali.

7. Metode penghapusan

Apabila data telah mencapai akhir masa simpannya, data tersebut dihapus dari sistem aktif dan dibiarkan keluar dari cadangan seiring berakhirnya usia salinan; berkas dihapus dari penyimpanan. Apabila penghapusan menyeluruh tidak dapat segera dilakukan, data diisolasi dan dilindungi hingga penghapusan dapat dilakukan.

8. Permintaan & kontak

Untuk meminta penghapusan data yang kami simpan sebagai pengendali data pribadi, hubungi Pejabat Pelindungan Data (Data Protection Officer) kami, Yasmine Ossama — dpo@commonlynk.com. Untuk data Penerima Manfaat, hubungi Organisasi yang bersangkutan (kami membantu dalam kapasitas sebagai prosesor data pribadi).