Links públicos de formulários
Como compartilhar um formulário com pessoas de fora da sua organização e protegê-lo com um código de acesso.
Um formulário não precisa ser preenchido pela sua própria equipe. Todo formulário tem um endereço web público que qualquer pessoa pode abrir em um navegador, sem conta no CommonLynk e sem instalar nada.
O link público
O endereço tem este formato, em que o token é um identificador aleatório longo que pertence a esse único formulário: /forms/f/<token>/
O link só funciona enquanto duas condições forem verdadeiras: o formulário estar marcado como público e a sua situação não ser Encerrado. Se uma delas deixar de ser verdadeira, o endereço continua acessível, mas a pessoa visitante vê uma mensagem de encerramento em vez das perguntas. Assim, um link já enviado pode ser desativado sem deixar um endereço quebrado.
Há também um segundo tipo de link. Na tela Lynks do formulário, você pode gerá-los em massa, um para cada pessoa, para que cada uma receba o próprio endereço em vez de compartilhar um só. Esses links têm este formato: /forms/respond/<token>/
Proteger um formulário com um código de acesso
Um formulário público pode receber um código de acesso. A pessoa visitante encontra então uma breve etapa de verificação que pede o código antes de qualquer pergunta ser exibida, e informar o código correto abre o formulário para aquela sessão do navegador, que dura uma hora.
O código é armazenado em forma de hash, e não em texto simples, o que significa que ninguém consegue recuperá-lo da plataforma depois, nem mesmo os seus administradores. Guarde uma cópia dele junto com o restante da documentação do projeto, porque, se ele for perdido, a única solução é definir um novo.
Impedir que a mesma pessoa responda duas vezes
Cada formulário tem uma política de duplicidade com três opções: permitir, avisar ou bloquear.
O que a política consegue de fato verificar depende de quem está preenchendo o formulário. Uma pessoa visitante anônima em um link público não tem outra identidade além da sessão do navegador; portanto, é a sessão do navegador que é comparada. Em um formulário configurado para bloquear, um navegador que já enviou uma resposta vê uma página de envio já realizado, e a segunda tentativa é recusada.
Quando um membro da equipe preenche o mesmo formulário dentro do espaço de trabalho, a verificação é mais rigorosa, porque a resposta está associada a um indivíduo identificado. Nesse caso, a plataforma procura uma resposta concluída anteriormente por essa mesma pessoa.
Depois que a pessoa visitante envia
Um envio público termina em uma página de agradecimento, no próprio endereço do formulário acrescido de thanks no final: /forms/f/<token>/thanks/
O que um link não permite
Duas coisas que as pessoas razoavelmente esperam, mas que a plataforma não oferece:
- Um link não tem data de expiração. Não é possível configurá-lo para deixar de funcionar em determinado dia.
- Não há número máximo de respostas. Não é possível configurar um link para aceitar as primeiras cinquenta respostas e depois se encerrar sozinho.