Realizar uma atividade e registrar a presença
Configure uma atividade, inscreva pessoas, registre a presença sessão por sessão e imprima uma lista para a sala.
Uma atividade é onde o seu programa encontra as pessoas a quem se destina. Configurar uma atividade e registrar quem compareceu é o que a maioria das equipes faz com mais frequência na CommonLynk.
As cinco etapas
- Escolha o tipo de atividade. Selecione um bloco, como capacitação, distribuição ou sessão de sensibilização. Essa escolha também define como a atividade será contabilizada, por isso ela importa mais do que parece.
- Detalhes da atividade. O nome, a descrição, o local e a pessoa facilitadora; em seguida, o projeto a que pertence, as datas e os horários, quantas sessões de presença são necessárias, o número máximo de participantes e as horas por dia.
- Vincular participantes. Adicione as pessoas que participam, seja pesquisando-as uma a uma, seja carregando uma lista associada pelo número do documento de identidade.
- Vincular formulários de avaliação. Decida se a atividade é avaliada: uma pontuação de satisfação, um teste antes e depois, ambos ou nenhum.
- Revise as sessões. Verifique as sessões de presença geradas, renomeie-as e adicione ou remova alguma.
Em seguida, uma tela de resumo mostra tudo antes que você confirme e crie a atividade.
Sessões
Uma sessão é uma ocasião dentro de uma atividade. Um único dia de distribuição tem uma sessão; um curso de capacitação de cinco dias tem cinco. A CommonLynk calcula quantas sessões são necessárias com base nas datas informadas, e a etapa cinco permite ajustar esse número e dar a cada sessão um nome próprio.
As sessões tornam-se as colunas da sua grade de presença e as colunas da lista que você imprime.
A grade de presença
Abra uma atividade e escolha Presença. A grade tem uma linha por participante e uma coluna por sessão. As três primeiras colunas mostram a pessoa, o seu número de identificação e o seu gênero, para que você encontre a linha certa rapidamente.
Cada célula oferece quatro opções: Presente, Ausente, Ausência justificada e Atrasado. As células mudam de cor à medida que você as preenche, de modo que uma coluna incompleta é fácil de identificar.
- Os botões acima da grade marcam todas as células de uma só vez como presente ou ausente, ou redefinem a grade inteira.
- O cabeçalho de cada sessão tem o seu próprio botão, que preenche apenas aquela coluna, a forma rápida de marcar um dia.
Pontuações antes e depois
Se você ativou a avaliação na etapa quatro, duas colunas a mais aparecem no fim da grade, para uma pontuação antes da atividade e outra depois. Você também pode obter essas pontuações a partir de um formulário preenchido pelas pessoas participantes, em vez de digitá-las.
Quando as pessoas têm as duas pontuações, uma página de pontuação calcula quanto cada pessoa ganhou, tanto como diferença simples quanto como proporção do que poderia ter ganhado, e fornece a média do grupo. Quando um valor não pode ser calculado, ele fica em branco em vez de aparecer como zero.
Imprimir uma lista
Escolha "Imprimir lista de presença" e você poderá montar a lista em papel que levará para a sala. O número da linha e o nome completo sempre constam dela; você escolhe se inclui data de nascimento, gênero, nacionalidade, telefone, documento de identidade, um campo de assinatura e uma coluna de observações.
- Escolha um intervalo de sessões para imprimir, até dez em uma mesma folha.
- Adicione até vinte linhas em branco para pessoas que chegarem no dia sem estarem inscritas.
- A pré-visualização mostra os primeiros participantes com as colunas escolhidas antes de você baixar.