A exportação completa da organização

O download do cadastro, visto no tópico anterior, é uma única entidade em forma de planilha. Esta exportação é tudo, em um único arquivo compactado.

Como ela difere do download do cadastro

O CSV da página inicial de Relatórios é uma única entidade, os seus indivíduos, em uma planilha. A exportação completa da organização é todo o seu espaço de trabalho em um único arquivo compactado. São dois mecanismos diferentes para dois propósitos diferentes, portanto nunca descreva o CSV como uma exportação de tudo.

O download do cadastro fica em Relatórios. A exportação completa fica em Backups, uma área separada com permissões próprias.

Como solicitar uma exportação

No seu espaço de trabalho, abra Backups. Se a sua função permite baixar backups, você verá Criar backup agora. A plataforma também faz backups agendados automaticamente, então normalmente já há algo disponível.

Cada linha de backup tem um botão Baixar, que abre uma breve caixa de diálogo com duas opções: um arquivo compactado criptografado com AES 256 e uma senha escolhida por você, ou um arquivo compactado sem criptografia. O arquivo é montado sob demanda, e não mantido pronto, por isso há uma breve espera e depois o download começa.

• Os backups manuais têm um limite diário, e apenas um arquivo compactado é montado por vez para cada espaço de trabalho.
• A senha que você escolhe é usada uma única vez para gravar o arquivo compactado e nunca é armazenada. Ninguém no CommonLynk pode abrir o seu arquivo criptografado por você, e uma senha perdida não pode ser recuperada.
• Independentemente dessa escolha, tudo o que a plataforma armazena é criptografado em repouso, e o download é transmitido por meio da plataforma, e não entregue como um simples link de armazenamento, de modo que permanece protegido pelas suas permissões o tempo todo.
• Todas as pessoas administradoras da conta são notificadas por e-mail quando um backup é criado e quando um backup é baixado.

O que há dentro

Um pacote contém planilhas e arquivos CSV, os seus arquivos originais enviados e uma cópia portátil do banco de dados, em pastas organizadas por área:

• Perfil e configurações da organização
• Cadastros / Indivíduos
• Cadastros / Domicílios
• Cadastros / Estabelecimentos
• Cadastros / Configuração do cadastro
• Implantação / Programas
• Implantação / Projetos
• Implantação / Atividades
• Implantação / Presença
• Implantação / Indicadores
• Implantação / Relatórios
• Formulários
• Usuários
• Suporte
• Anexos

Um download montado fica disponível por alguns dias e depois expira, e você pode gerar outro. Os próprios backups seguem um calendário de cópias diárias, semanais e mensais recentes, além de um número de cópias manuais. Quando um backup expira, seus arquivos são removidos, mas a entrada permanece para os seus registros, marcada como não mais disponível para download. Não é possível excluir um backup por conta própria.

O manifesto

Todo pacote traz um manifesto que registra a versão do formato do pacote, quando foi gerado, o momento em que os dados foram lidos, o nome do seu espaço de trabalho, os idiomas, a contagem de registros por planilha, uma soma de verificação por arquivo, a versão exata do software a partir da qual foi gerado, o estado das migrações do banco de dados, a lista congelada de cabeçalhos de colunas e o que foi deliberadamente deixado de fora.

É isso que permite que um pacote gerado hoje continue sendo compreendido e restaurado daqui a meses. Os cabeçalhos das colunas nunca são renomeados nem reordenados depois de publicados, de modo que um mapeamento construído a partir de uma exportação continua funcionando com a seguinte.

O que fica deliberadamente de fora

Cada lacuna abaixo é registrada no manifesto como uma exclusão, em vez de ser omitida em silêncio.

• O histórico de importações: qual planilha foi enviada, por quem e o que cada uma de suas linhas fez. Os registros criados por uma importação são incluídos como quaisquer outros, e o log de atividades do seu próprio espaço de trabalho, dentro da cópia portátil do banco de dados, mantém o registro permanente de cada importação.
• Hashes de senhas e quaisquer segredos de login.
• Chaves de API, credenciais criptografadas e tokens, que de todo modo não teriam utilidade fora da plataforma.
• Registros de auditoria de toda a plataforma e colunas internas da plataforma. O log de atividades do seu próprio espaço de trabalho é incluído, dentro da cópia portátil do banco de dados.
• Notas visíveis apenas para a equipe de suporte e diagnósticos técnicos. Seus próprios chamados de suporte, com as respectivas conversas e anexos, são incluídos.
• Linhas que você já havia excluído.
• Os valores de indicadores que a plataforma calcula em vez de armazenar, que são recalculados após uma restauração. Os pontos de dados e as metas que os originam são incluídos.
• Artefatos intermediários de pontuação dos formulários. As respostas enviadas, inclusive os grupos de repetição, são incluídas.
• Linhas de sessões do navegador e dados em cache.
• Folhas de presença digitalizadas enviadas para as atividades. Seus registros estão na cópia portátil do banco de dados; os arquivos em si ainda não são incluídos no arquivo compactado.
• O dump bruto e completo do banco de dados, que necessariamente conteria as tabelas de login. Em seu lugar é incluída uma cópia portátil saneada: a mesma estrutura de tabelas, com as linhas de credenciais e todas as senhas armazenadas esvaziadas, de modo que pode ser carregada em um banco de dados vazio.
• Da cópia portátil do banco de dados: o conteúdo das tabelas de sessões de login, convites, chaves de API e credenciais de e-mail, e todas as senhas armazenadas. Essas tabelas mantêm sua estrutura, de modo que a cópia ainda pode ser carregada em um banco de dados vazio.
• Qual versão de cada formulário os dispositivos das pessoas coletoras de dados informaram ter por último, a lista de respondentes enviada por último a cada dispositivo (quais registros e quando), o que cada dispositivo informou ainda não ter enviado e se ele removeu um formulário preenchido de sua memória. Essas informações descrevem os celulares, e não os seus dados, e a próxima sincronização as reconstrói; os registros seguem no dump SQL portátil.