Os relatórios disponíveis
As sete telas de relatório do seu espaço de trabalho e o relatório em PDF que você pode gerar: o que cada uma contabiliza, quais têm filtros e por que seus números não devem ser somados entre si.
O módulo Relatórios oferece sete telas de relatório e um gerador de PDF. Cada tela responde a uma pergunta diferente e contabiliza algo ligeiramente diferente, por isso a primeira coisa a saber é qual é qual.
Página inicial de Relatórios
A página inicial abre com uma barra de filtros (uma data inicial, uma data final e um programa), seis números no topo, três gráficos e, em seguida, um cartão para cada relatório. Cada cartão tem um botão Ver relatório e um botão Baixar CSV, para que todo relatório possa ser lido na tela ou levado como arquivo.
- Indivíduos cadastrados, ou seja, quantos indivíduos foram adicionados ao seu cadastro.
- Indivíduos únicos alcançados, ou seja, cada pessoa contada uma única vez, independentemente de quantas atividades tenha participado.
- Serviços prestados, ou seja, todos os registros de presença, de modo que uma pessoa que esteve presente em dez sessões conta dez vezes.
- Programas ativos e Projetos ativos, ou seja, aqueles cujo status é Ativo.
- Atividades no período, ou seja, as atividades que se enquadram nas datas escolhidas.
Os três gráficos mostram o alcance ao longo do tempo, por mês, o alcance por programa e a distribuição por gênero das pessoas alcançadas. Eles seguem a mesma barra de filtros dos números. Um tópico posterior deste capítulo trata especificamente dos downloads.
Beneficiários por status
Esta tela apresenta uma linha para cada status, com uma contagem e a proporção do cadastro em porcentagem, ordenadas do maior grupo para o menor.
Como agrupa o próprio cadastro, cada pessoa aparece exatamente uma vez. Esta é a única tela do módulo que é de fato uma contagem de pessoas. Cada linha leva ao cadastro filtrado por aquele status, para que você sempre possa ver quem está por trás de um número.
Beneficiários por programa
Esta tela apresenta uma linha para cada programa, com seis colunas: Total de inscritos, Concluídos, Presentes, Ausentes, Atrasados e Justificados. Duas coisas diferentes são contabilizadas nessas seis colunas, e a diferença é importante.
| Colunas | O que contabilizam |
|---|---|
| Total de inscritos e Concluídos | Registros de inscrição: um para cada pessoa em cada atividade. |
| Presentes, Ausentes, Atrasados e Justificados | Registros de presença por sessão: um para cada pessoa em cada sessão. |
Assim, em um programa que realizou muitas sessões, as quatro últimas colunas podem ser muito maiores que as duas primeiras. Uma pessoa que esteve presente em dez sessões de uma atividade corresponde a uma inscrição e a dez registros de presença.
Esta tela também respeita a visibilidade por registro. Os totais incluem apenas os projetos que você tem permissão para ver, de modo que duas pessoas da equipe com acessos diferentes podem, corretamente, ver totais diferentes para o mesmo programa.
Taxa de presença por atividade
Esta tela apresenta uma linha para cada atividade, com Presentes, Atrasados, Ausentes e Justificados, um Total e uma taxa. A taxa é a soma de presentes e atrasados, dividida pelo total.
As atividades sem nenhum registro de presença ficam totalmente fora do relatório, portanto uma atividade que você esperava ver e não encontra costuma ser uma em que ninguém foi marcado ainda. As linhas são ordenadas da atividade mais recente para a mais antiga.
M&A do programa
Esta tela apresenta uma linha por programa, com seu alcance único, os serviços prestados e os serviços por pessoa, além de três totais no topo. Ela tem a barra de filtros compartilhada, de modo que as linhas abrangem o período e o programa que você escolheu.
Resumo do projeto
Esta tela apresenta uma linha por projeto, com seu doador, orçamento, datas e alcance em relação à meta. Sua barra de filtros acrescenta um campo de status à data inicial, à data final e ao programa habituais.
Participação dos beneficiários
Esta tela lista uma linha por indivíduo alcançado no período, com as atividades de que participou e os serviços que recebeu, vinte e cinco por página. Sua barra de filtros acrescenta um campo de gênero. Como identifica pessoas pelo nome, abri-la é registrado no log de leitura do espaço de trabalho da mesma forma que uma exportação.
Como gerar um relatório em PDF
Gerar relatório cria um PDF com a identidade visual da organização para um período e um escopo que você escolhe, todos os programas ou um único programa, com as seções que você marcar: programas, atividades, presença, beneficiários e indicadores. Uma seção que você deixar de fora não é sequer calculada. Você pode escolher o idioma do relatório e, opcionalmente, informar um endereço de e-mail para receber uma cópia; o arquivo é baixado de qualquer forma. A geração de um relatório é registrada como exportação, porque contém o alcance em nível individual.
Como redigir a narrativa do relatório
Os números dizem o que aconteceu; a narrativa diz o que isso significou. Em Gerar relatório, siga "Escrever ou editar a narrativa" para redigir uma seção de abertura para o PDF, para um programa ou para a organização como um todo. Ela fica vinculada àquele programa e àquele período de relatório, de modo que gerar novamente o mesmo relatório recupera o mesmo texto, e você pode escrevê-la em qualquer um dos idiomas que o seu espaço de trabalho utiliza. Redigir uma narrativa é opcional: "Pular" leva você direto de volta ao PDF.
Como interpretar os números
Dois tipos de tela contam cada pessoa uma única vez: Beneficiários por status, que agrupa o próprio cadastro, e os números de alcance único na página inicial de Relatórios, em M&A do programa e em Participação dos beneficiários, que contam cada pessoa uma vez, independentemente de quantas atividades tenha frequentado. Todo o restante nessas telas contabiliza inscrições, registros de presença ou serviços.
A regra prática que se segue é simples: não some uma coluna de um relatório com uma coluna de outro. Elas não têm a mesma unidade, e a soma não significa nada.