Funções e permissões
Como uma função é criada, o que cada coluna da grade de permissões concede e as alterações que o CommonLynk recusa para que você não bloqueie o acesso ao seu próprio espaço de trabalho.
Uma função é um conjunto nomeado de permissões, e é o único elemento que define o que uma pessoa pode acessar no seu espaço de trabalho. As funções são gerenciadas em Configurações e, em seguida, Funções.
Como as permissões funcionam
A lista mostra o nome de cada função, sua descrição, quantas pessoas a detêm, se está ativa e um link para editar suas permissões. Um botão Adicionar função fica no topo.
O CommonLynk nega por padrão. Nada é concedido até que uma caixa seja marcada. Quem não tem função, ou cuja função não concede nada em um módulo, tem o acesso recusado: se estiver conectado, verá uma página de recusa; se não estiver, será enviado à página de entrada. Pertencer ao espaço de trabalho nunca constitui, por si só, uma permissão.
Criar uma função
Criar uma função exige duas etapas, e não uma.
- Dê à função um nome em cada um dos idiomas do seu espaço de trabalho, adicione uma descrição e salve.
- A função é criada sem nenhuma permissão, e você é levado diretamente à grade de permissões dela para concedê-las.
Assim, uma função recém-salva é inofensiva até que você marque algo. Se você sair da grade sem conceder nada, a função existe, mas não dá acesso algum a ninguém.
A grade de permissões
A grade dispõe os módulos em linhas, com quatro colunas, e cada linha tem um controle para selecionar tudo.
| Coluna | O que a marcação permite |
|---|---|
| Visualizar | Abrir o módulo e ler seus registros, inclusive baixar tudo o que ele permite exportar. |
| Adicionar | Criar um novo registro nesse módulo e anexar um arquivo a um registro. |
| Editar | Alterar um registro já existente. |
| Excluir | Remover um registro e remover um arquivo anexado por outra pessoa. |
Os módulos são:
- Cadastros
- Programas
- Projetos
- Atividades
- Presença
- Relatórios
- Gestão de usuários
- Funções e permissões
- Configurações
- Criador de formulários
- Revisão dos dados do formulário
- Indicadores
- Backups
A linha Backups tem três caixas adicionais próprias:
- Baixar, que permite levar uma cópia de tudo.
- Gerenciar configurações, que permite alterar o agendamento e o destino.
- Restaurar, que permite gravar uma cópia de volta.
Salvar regrava a grade inteira; portanto, desmarcar uma caixa retira essa permissão com a mesma certeza com que marcá-la a concede.
Desativar uma função
Uma função inativa não concede absolutamente nada. Não se trata de acesso reduzido nem de acesso somente para visualização: desativar uma função remove de uma só vez todas as permissões que ela concedia, em todos os módulos, até que você a reative. Vale saber disso antes de usar esse recurso como medida temporária durante a ausência de uma pessoa da equipe.
Atribuir uma função a alguém
A função é escolhida quando você adiciona alguém e pode ser alterada depois. A função é opcional, portanto uma pessoa pode existir sem nenhuma: ela pode entrar e acessar o próprio perfil, mas tem o acesso recusado em todas as demais áreas.
As alterações que o CommonLynk recusa
O CommonLynk recusa qualquer gravação que deixaria o seu espaço de trabalho sem condições de se administrar. Ele se recusa a retirar Gestão de usuários e Funções da última função que detém ambas, a retirar Configurações da última função que a detém e a esvaziar ou desativar a função da pessoa proprietária.
Cada recusa também é gravada no log de atividades, de modo que a tentativa fica visível posteriormente.