O log de atividades
O que o CommonLynk registra automaticamente, como filtrar e exportar essas informações e a regra que mantém o conteúdo dos seus registros fora do log.
Em Configurações > Log de atividades, você vê o que aconteceu no seu espaço de trabalho. É necessária a permissão de edição de Configurações para abri-lo.
Como ler o log
A tabela tem as colunas Quando, Usuário, Ação, Registro, Detalhes e Endereço IP, com cinquenta entradas por página.
A própria página informa que as entradas são registradas automaticamente e não podem ser editadas nem removidas, e isso vale em todos os níveis: uma entrada não pode ser alterada depois de gravada, e nem uma entrada isolada nem uma seleção inteira podem ser excluídas pela plataforma.
Filtros
Há três filtros acima da tabela: uma data inicial e uma data final, que por padrão abrangem os últimos trinta dias, um usuário e uma ação.
A lista de ações é montada a partir das ações que o seu próprio espaço de trabalho de fato registrou, portanto nunca oferece uma ação que nunca ocorreu. Não há filtro por tipo de registro.
Exportação
A mesma tela exporta o intervalo filtrado como um arquivo CSV, com o nome: activity-log_<from>_<to>.csv
Ele contém as colunas Data e hora (UTC), Usuário, Ação, Tipo de registro, ID do registro, Registro, Detalhes e Endereço IP. Os valores são neutralizados para que uma entrada manipulada não possa ser executada como fórmula quando o arquivo for aberto em uma planilha.
A própria exportação é registrada no log, e a entrada indica quantas entradas foram exportadas.
O que é registrado
O CommonLynk registra a criação, a atualização e a exclusão de registros, as entradas e saídas do sistema, as exportações e as recusas, como uma alteração de permissão que foi bloqueada.
O log registra quais campos foram alterados, nunca os valores. Uma entrada informa que três campos foram alterados e os nomeia; ela nunca contém o conteúdo antigo nem o novo. O nome, o número de identificação nacional, o telefone e o endereço de uma pessoa nunca são gravados no log.
Há uma exceção. Quando um registro é excluído, uma breve descrição dele é mantida, porque, após a exclusão, nada mais indica o que foi eliminado.
Registro de quem lê um registro
Quem altera um registro é sempre registrado. Quem lê um registro só é registrado se o log de leitura por registro estiver ativado no seu espaço de trabalho, o que não ocorre por padrão. Em Configurações > Segurança, você vê se ele está ativado.
Quando ativado, ele abrange a abertura do registro de uma pessoa, domicílio ou estabelecimento, bem como as exportações de dados. Ele deliberadamente não abrange páginas de listas, pesquisas, painéis nem a presença de um nome em uma lista de presença. Essas entradas são mantidas por cento e oitenta dias e não aparecem na página do log de atividades.
Por quanto tempo as entradas são mantidas
As entradas do log de atividades são mantidas por um período definido, de vinte e quatro meses por padrão. O período pode ser configurado para cada implantação, inclusive para manter as entradas indefinidamente; por isso, verifique a configuração da sua em vez de presumir o padrão.
A remoção das entradas antigas é uma tarefa da operação da plataforma, e um arquivo é gravado antes que qualquer item seja removido. Por concepção, não há nenhum botão no seu espaço de trabalho para limpar o log.