Importar fichas em massa
Importe uma lista existente de pessoas, agregados familiares ou estabelecimentos a partir de uma folha de cálculo e leia o relatório devolvido.
Os três tipos de ficha podem ser importados a partir de uma folha de cálculo. O processo é o mesmo para cada um e começa na página da lista e não num ecrã separado.
Iniciar uma importação
- Abra a lista de Indivíduos, Agregados familiares ou Estabelecimentos e escolha «Importar».
- Escolha primeiro «Transferir o modelo», para que os nomes das colunas e as opções de cada coluna correspondam ao que a CommonLynk espera.
- Preencha o modelo, mantendo a linha de cabeçalho tal como está. Pode eliminar a linha de exemplo ou mantê-la: em qualquer dos casos, é ignorada.
- Regresse à lista, escolha novamente «Importar», selecione o seu ficheiro e escolha «Carregar e importar».
O modelo
O livro que transfere é construído para o seu espaço de trabalho e não é um exemplo genérico. As colunas obrigatórias têm uma cor diferente das facultativas, as colunas de opções contêm a lista exata de valores permitidos numa lista pendente e uma folha Regras dos campos explica cada coluna, com o respetivo formato e um exemplo.
Se o seu espaço de trabalho tiver uma segunda língua de conteúdo, as colunas de nome aparecem duas vezes, uma para cada língua, identificadas com a língua efetivamente escolhida.
Os cabeçalhos das colunas são comparados de forma flexível, pelo que diferenças de maiúsculas, espaços ou pontuação não importam. Os nomes de província, distrito e aldeia têm de corresponder a localizações já configuradas no seu espaço de trabalho.
Como são tratados os duplicados
- Um indivíduo cujo número de identificação já exista no seu registo é ignorado. As pessoas existentes nunca são substituídas por uma importação.
- Um agregado familiar cujo código já exista é ignorado.
- Um estabelecimento cujo nome corresponda a um já existente é atualizado em vez de ignorado, e apenas se a pessoa que importa tiver também permissão de edição.
O relatório de importação
Cada linha é verificada individualmente, pelo que uma linha incorreta nunca impede as restantes. Uma linha com erro não é gravada de todo.
Quando o carregamento termina, é transferido automaticamente um relatório. Contém uma folha de resumo com o número de linhas importadas, atualizadas, ignoradas e com erro, e uma folha de detalhes que identifica cada linha com o respetivo resultado e, quando algo correu mal, o motivo. Um breve resumo destes números aparece também na página da lista.