Ligações públicas de formulários

Um formulário não tem de ser preenchido pelo seu próprio pessoal. Cada formulário tem um endereço web público que qualquer pessoa pode abrir num navegador, sem conta CommonLynk e sem nada para instalar.

A ligação pública

O endereço tem esta forma, em que o token é um identificador aleatório longo pertencente exclusivamente a esse formulário: /forms/f/<token>/

A ligação só funciona enquanto se verificarem duas condições: o formulário está marcado como público e o seu estado não é Fechado. Se alguma deixar de se verificar, o endereço continua a responder, mas o visitante vê uma mensagem de encerramento em vez das perguntas. Assim, uma ligação já enviada pode ser desativada sem deixar para trás um endereço quebrado.

Existe também um segundo tipo de ligação. No ecrã Lynks do formulário, pode gerá-las em massa, uma por pessoa, para que cada pessoa receba o seu próprio endereço em vez de partilhar um. Essas ligações têm esta forma: /forms/respond/<token>/

Proteger um formulário com um código de acesso

Um formulário público pode ter um código de acesso. O visitante depara-se então com uma breve etapa de controlo que pede o código antes de qualquer pergunta ser apresentada, e a introdução do código correto abre o formulário durante essa sessão do navegador, que dura uma hora.

O código é guardado sob a forma de hash e não em texto simples, o que significa que ninguém o pode voltar a ler a partir da plataforma, incluindo os seus próprios administradores. Guarde uma cópia junto da restante documentação do projeto, porque, se o perder, a única solução é definir um novo.

Impedir que a mesma pessoa responda duas vezes

Cada formulário tem uma política de duplicados com três opções: permitir, avisar ou bloquear.

O que a política consegue efetivamente verificar depende de quem preenche o formulário. Um visitante anónimo numa ligação pública não tem outra identidade para além da sua sessão do navegador, pelo que é a sessão do navegador que é comparada. Num formulário configurado para bloquear, um navegador que já tenha submetido vê uma página que indica que a resposta já foi submetida, e a segunda tentativa é recusada.

Quando um membro do pessoal preenche o mesmo formulário dentro do espaço de trabalho, a verificação é mais rigorosa, porque a resposta fica associada a um indivíduo identificado. Nesse caso, a plataforma procura uma resposta concluída anteriormente por essa mesma pessoa.

Depois de o visitante submeter

Uma submissão pública termina numa página de agradecimento, no endereço do próprio formulário acrescido de thanks no final: /forms/f/<token>/thanks/

O que uma ligação não permite

Duas funcionalidades que as pessoas esperam com razão, mas que a plataforma não oferece:

• Uma ligação não tem data de expiração. Não é possível configurá-la para deixar de funcionar num determinado dia.
• Não existe um número máximo de respostas. Não é possível configurar uma ligação para aceitar as primeiras cinquenta respostas e depois fechar-se automaticamente.