Como é contabilizada a participação
Por que razão uma pessoa que participa em três atividades corresponde a um beneficiário e a três serviços, e o que determina quem conta.
O relato a um financiador exige normalmente dois números que é fácil confundir: quantas pessoas alcançou e quantos serviços prestou. O CommonLynk mantém-nos separados.
Duas questões distintas
- Beneficiários únicos contabiliza pessoas. Alguém que participou em três das suas atividades é um beneficiário.
- Serviços contabiliza ocasiões. Essa mesma pessoa corresponde a três serviços.
- Média de serviços por pessoa é o segundo número dividido pelo primeiro, e indica a profundidade do trabalho realizado com as pessoas, e não quantas pessoas foram alcançadas.
As três regras de contabilização
O facto de alguém contar como beneficiário ou beneficiária de uma atividade depende do significado desse tipo de atividade. Cada atividade tem uma de três regras.
- Registado ou recebido. Contam todas as pessoas inscritas, quer tenham sido marcadas como presentes, quer não. É a regra adequada para uma distribuição: se alguém levantou um cabaz alimentar, foi alcançado.
- Presente pelo menos uma vez. Uma pessoa conta se tiver estado presente ou chegado atrasada em pelo menos uma sessão. É a regra adequada para um serviço de aconselhamento ou uma visita de terreno.
- Concluiu a atividade. Só contam as pessoas que estiveram presentes em todas as sessões. É a regra adequada para uma formação, em que comparecer um dia em cinco não é o resultado prometido.
Que regra utiliza a sua atividade
A regra não é escolhida diretamente. É definida a partir do tipo de atividade escolhido no passo um do assistente, porque o tipo já indica a finalidade da atividade.
- Nas formações, workshops e avaliações, contam as pessoas que concluíram.
- Nas sessões de aconselhamento e visitas de terreno, contam as pessoas que estiveram presentes pelo menos uma vez.
- Nas distribuições, sessões de sensibilização, reuniões, diálogos comunitários e sessões de informação, contam todas as pessoas registadas.
O que conta como concluído
Sempre que guarda a grelha de presenças, o CommonLynk volta a calcular quem concluiu a atividade. Uma pessoa conclui quando existe um registo para ela em todas as sessões, sem exceção, e cada um desses registos é presente ou atrasado.
- Atrasado conta como presença. Quem chegou atrasado esteve presente.
- Falta justificada não conta como presença. Uma ausência autorizada continua a ser uma ausência para efeitos de conclusão de uma formação, e marcar alguém com falta justificada impede que essa pessoa conte como tendo concluído.
- Uma sessão deixada em branco para uma pessoa conta contra ela da mesma forma que uma ausência, porque concluir significa ter um registo completo, e não apenas não ter faltas.
- Uma atividade sem qualquer sessão não é alterada. Uma distribuição que nunca abre um registo de presenças continua a funcionar, porque a sua regra conta, de qualquer modo, todas as pessoas registadas.
A inscrição e a presença constituem um único registo
O CommonLynk não mantém uma lista de inscrições separada do registo de presenças. Quando adiciona alguém a uma atividade, esse mesmo registo indica que a pessoa foi registada e em que data, e mais tarde indica se concluiu. Uma linha, dois factos.
É por isso que, no CommonLynk, um número de inscrições e um número de presenças nunca podem divergir, e que remover alguém de uma atividade remove os dois factos em conjunto.