Realizar uma atividade e registar presenças

Uma atividade é o ponto em que o seu programa chega às pessoas a quem se destina. Criar uma atividade e registar quem compareceu é a tarefa mais frequente da maioria das equipas no CommonLynk.

Os cinco passos

1. Escolha o tipo de atividade. Selecione um mosaico, como formação, distribuição ou sessão de sensibilização. Esta única escolha determina também a forma como a atividade será contabilizada, pelo que é mais importante do que parece.
2. Dados da atividade. O nome, a descrição, o local e o facilitador ou a facilitadora, depois o projeto a que pertence, as datas e horas, o número de sessões de presença necessárias, o número máximo de participantes e as horas por dia.
3. Associar participantes. Adicione as pessoas que participam, pesquisando-as uma a uma ou carregando uma lista cuja correspondência é feita pelo número de identificação nacional.
4. Associar formulários de avaliação. Decida se a atividade é avaliada: uma pontuação de satisfação, um teste antes e depois, ambos ou nenhum.
5. Rever as sessões. Verifique as sessões de presença que foram geradas, mude-lhes o nome e adicione ou remova sessões.

Um ecrã de síntese mostra depois todos os dados antes de confirmar e criar a atividade.

Sessões

Uma sessão é uma ocasião dentro de uma atividade. Um único dia de distribuição tem uma sessão; uma formação que decorre ao longo de cinco dias tem cinco. O CommonLynk calcula quantas são necessárias a partir das datas indicadas, e o passo cinco permite ajustar esse número e dar a cada sessão um nome à sua escolha.

As sessões passam a ser as colunas da sua grelha de presenças e as colunas da folha que imprime.

A grelha de presenças

Abra uma atividade e escolha Presença. A grelha tem uma linha por participante e uma coluna por sessão. As três primeiras colunas mostram a pessoa, o respetivo número de identificação e o género, para que possa encontrar rapidamente a linha certa.

Cada célula oferece quatro opções: Presente, Ausente, Falta justificada e Atrasado. As células mudam de cor à medida que as define, pelo que é fácil detetar uma coluna por concluir.

• Os botões acima da grelha definem todas as células de uma só vez como presente ou ausente, ou repõem a grelha inteira.
• O cabeçalho de cada sessão tem um botão próprio que preenche apenas essa coluna, o que é a forma rápida de marcar um dia.

Pontuações antes e depois

Se tiver ativado os testes no passo quatro, surgem mais duas colunas no final da grelha, para uma pontuação antes da atividade e uma pontuação depois dela. Pode também obter essas pontuações a partir de um formulário preenchido pelas pessoas participantes, em vez de as introduzir manualmente.

Quando as pessoas têm ambas as pontuações, uma página de pontuação calcula quanto cada pessoa ganhou, tanto em diferença simples como em proporção do que poderia ter ganhado, e apresenta uma média do grupo. Quando um valor não pode ser calculado, fica em branco em vez de ser apresentado como zero.

Imprimir uma folha

Escolha "Imprimir folha de presenças" para preparar o registo em papel que leva para a sala. O número da linha e o nome completo constam sempre; escolhe se pretende incluir a data de nascimento, o género, a nacionalidade, o telefone, o número de identificação nacional, um espaço para assinatura e uma coluna de observações.

• Escolha um intervalo de sessões a imprimir, até dez numa folha.
• Adicione até vinte linhas em branco para pessoas que compareçam no próprio dia sem estarem inscritas.
• A pré-visualização mostra as primeiras pessoas participantes nas colunas escolhidas antes de transferir a folha.