A exportação completa da organização

A transferência do registo, descrita no tópico anterior, é uma única entidade em forma de folha de cálculo. Esta é a totalidade, num único arquivo.

Diferença em relação à transferência do registo

O CSV da página inicial dos Relatórios contém uma única entidade, os seus indivíduos, numa folha de cálculo. A exportação completa da organização contém todo o seu espaço de trabalho num único ficheiro de arquivo. São dois mecanismos diferentes para dois fins diferentes, pelo que o CSV nunca deve ser descrito como uma exportação de tudo.

A transferência do registo encontra-se nos Relatórios. A exportação completa encontra-se nas Cópias de segurança, uma área separada com permissões próprias.

Pedir uma exportação

No seu espaço de trabalho, abra Cópias de segurança. Se a sua função permitir transferir cópias de segurança, verá a opção Criar cópia de segurança agora. A plataforma também efetua cópias de segurança programadas por iniciativa própria, pelo que normalmente já existe alguma disponível.

Cada linha de cópia de segurança tem um botão Transferir, que abre uma breve caixa de diálogo com duas opções: um arquivo encriptado com AES 256 e uma palavra-passe à sua escolha, ou um arquivo simples. O arquivo é preparado a pedido e não mantido previamente, pelo que há uma breve espera antes de a transferência começar.

• As cópias de segurança manuais têm um limite diário, e só é preparado um arquivo de cada vez por espaço de trabalho.
• A palavra-passe que escolher é utilizada uma única vez para gerar o arquivo e nunca é armazenada. Ninguém no CommonLynk pode abrir o seu arquivo encriptado por si, e uma palavra-passe perdida não pode ser recuperada.
• Independentemente dessa escolha, tudo o que a plataforma armazena está encriptado em repouso, e a transferência é transmitida através da plataforma, em vez de ser entregue como uma simples ligação de armazenamento, pelo que permanece sempre protegida pelas suas permissões.
• Todas as pessoas administradoras da conta são notificadas por e-mail quando é criada uma cópia de segurança e quando uma é transferida.

O que contém

Um pacote contém folhas de cálculo e ficheiros CSV, os ficheiros originais que carregou e uma cópia portável da base de dados, organizados em pastas por área:

• Perfil e definições da organização
• Registos / Indivíduos
• Registos / Agregados familiares
• Registos / Estabelecimentos
• Registos / Configuração do registo
• Implementação / Programas
• Implementação / Projetos
• Implementação / Atividades
• Implementação / Presença
• Implementação / Indicadores
• Implementação / Relatórios
• Formulários
• Utilizadores
• Apoio
• Anexos

Uma transferência preparada fica disponível durante alguns dias e depois expira, podendo ser preparada outra. As próprias cópias de segurança seguem um calendário de cópias diárias, semanais e mensais recentes, a que se soma um determinado número de cópias manuais. Quando uma cópia ultrapassa o prazo de conservação, os seus ficheiros são removidos, mas a entrada mantém-se para os seus registos, assinalada como já não disponível para transferência. Não é possível eliminar uma cópia de segurança por iniciativa própria.

O manifesto

Cada pacote inclui um manifesto que regista a versão do formato do pacote, quando foi gerado, o momento em que os dados foram lidos, o nome do seu espaço de trabalho, os idiomas, o número de fichas por folha, uma soma de verificação por ficheiro, a versão exata do software a partir da qual foi gerado, o estado das migrações da base de dados, a lista fixa de cabeçalhos de colunas e o que foi deliberadamente excluído.

É isso que permite que um pacote gerado hoje continue a ser compreendido e restaurado daqui a vários meses. Os cabeçalhos das colunas nunca são renomeados nem reordenados depois de publicados, pelo que um mapeamento criado para uma exportação continua a funcionar com a seguinte.

O que é deliberadamente excluído

Cada omissão indicada abaixo é registada no manifesto como exclusão, em vez de ser ignorada em silêncio.

• O histórico de importações: que folha de cálculo foi carregada, por quem e o que fez cada uma das suas linhas. As fichas criadas por uma importação são incluídas como quaisquer outras, e o registo de atividade do seu próprio espaço de trabalho, dentro da cópia portável da base de dados, conserva o registo permanente de cada importação.
• Hashes de palavras-passe e quaisquer segredos de início de sessão.
• Chaves de API, credenciais encriptadas e tokens, que de qualquer modo não teriam qualquer significado fora da plataforma.
• Registos de auditoria de toda a plataforma e colunas internas da plataforma. O registo de atividade do seu próprio espaço de trabalho é incluído, dentro da cópia portável da base de dados.
• Notas visíveis apenas para a equipa de suporte e diagnósticos técnicos. Os seus próprios pedidos de suporte, as respetivas conversas e os seus anexos são incluídos.
• Linhas que já tinha eliminado.
• Os valores de indicadores que a plataforma calcula em vez de armazenar, e que são recalculados após um restauro. Os pontos de dados e as metas em que se baseiam são incluídos.
• Artefactos intermédios de pontuação dos formulários. As respostas submetidas, incluindo os grupos de repetição, são incluídas.
• Linhas de sessões do navegador e dados em cache.
• Folhas de presença digitalizadas carregadas nas atividades. Os respetivos registos constam da cópia portável da base de dados; os próprios ficheiros ainda não são incluídos no arquivo.
• O dump integral e em bruto da base de dados, que conteria necessariamente as tabelas de início de sessão. Em seu lugar é fornecida uma cópia portável depurada: a mesma estrutura de tabelas, com as linhas de credenciais e todas as palavras-passe armazenadas esvaziadas, para que possa ser carregada numa base de dados vazia.
• Da cópia portável da base de dados: o conteúdo das tabelas de sessões iniciadas, convites, chaves de API e credenciais de e-mail, bem como todas as palavras-passe armazenadas. Essas tabelas mantêm a sua estrutura, pelo que a cópia continua a poder ser carregada numa base de dados vazia.
• A versão de cada formulário que os dispositivos dos seus agentes de recolha de dados indicaram ter por último, a lista de pessoas inquiridas enviada por último para cada dispositivo (que fichas e quando), o que cada dispositivo indicou ainda não ter enviado e se retirou um formulário concluído de si próprio. Descreve os telemóveis e não os seus dados, e a próxima sincronização reconstrói-a; as fichas seguem no dump SQL portável.