Os relatórios disponíveis
Os sete ecrãs de relatório do seu espaço de trabalho e o relatório em PDF que pode gerar: o que cada um contabiliza, quais têm filtros e por que razão os seus valores não se destinam a ser somados.
O módulo Relatórios disponibiliza sete ecrãs de relatório e um gerador de PDF. Cada ecrã responde a uma pergunta diferente e contabiliza algo ligeiramente diferente, pelo que a primeira coisa a saber é qual é qual.
Página inicial dos Relatórios
A página inicial abre com uma barra de filtros (uma data inicial, uma data final e um programa), seis valores no topo, três gráficos e, depois, um cartão para cada relatório. Cada cartão tem um botão Ver relatório e um botão Transferir CSV, pelo que cada relatório pode ser consultado no ecrã ou levado como ficheiro.
- Indivíduos registados, ou seja, quantos indivíduos foram adicionados ao seu registo.
- Indivíduos únicos alcançados, ou seja, cada pessoa contada uma única vez, independentemente do número de atividades em que participou.
- Serviços prestados, ou seja, todos os registos de presença, pelo que uma pessoa que esteve presente em dez sessões conta dez vezes.
- Programas ativos e Projetos ativos, ou seja, aqueles cujo estado é Ativo.
- Atividades no período, ou seja, as atividades que se enquadram nas datas escolhidas.
Os três gráficos mostram o alcance ao longo do tempo, por mês, o alcance por programa e a repartição por género das pessoas alcançadas. Seguem a mesma barra de filtros que os valores. Um tópico posterior deste capítulo trata das transferências em separado.
Beneficiários por estado
Este ecrã apresenta uma linha por estado, com uma contagem e a percentagem que representa no registo, ordenadas do maior grupo para o menor.
Como agrupa o próprio registo, cada pessoa aparece exatamente uma vez. É o único ecrã do módulo que constitui verdadeiramente uma contagem de pessoas. Cada linha remete para o registo filtrado por esse estado, pelo que pode sempre ver quem está por trás de um número.
Beneficiários por programa
Este ecrã apresenta uma linha por programa, com seis colunas: Total de inscritos, Concluídos, Presentes, Ausentes, Atrasados e Justificados. Nestas seis colunas contabilizam-se duas coisas diferentes, e a diferença é importante.
| Colunas | O que contabilizam |
|---|---|
| Total de inscritos e Concluídos | Registos de inscrição: um por pessoa em cada atividade. |
| Presentes, Ausentes, Atrasados e Justificados | Registos de presença nas sessões: um por pessoa em cada sessão. |
Assim, num programa com muitas sessões, as últimas quatro colunas podem ser muito superiores às duas primeiras. Uma pessoa que esteve presente em dez sessões de uma atividade corresponde a uma inscrição e a dez registos de presença.
Este ecrã respeita também a visibilidade ao nível da ficha. Os totais incluem apenas os projetos que tem permissão para ver, pelo que dois colegas com acessos diferentes podem, corretamente, ver totais diferentes para o mesmo programa.
Taxa de presença por atividade
Este ecrã apresenta uma linha por atividade, com Presentes, Atrasados, Ausentes e Justificados, um Total e uma taxa. A taxa corresponde aos presentes mais os atrasados, a dividir pelo total.
As atividades sem quaisquer registos de presença são totalmente excluídas do relatório, pelo que uma atividade que esperava ver e não encontra é normalmente uma em que ainda ninguém foi registado. As linhas são ordenadas da atividade mais recente para a mais antiga.
M&A dos programas
Este ecrã apresenta uma linha por programa com o respetivo alcance único, os serviços prestados e os serviços por pessoa, bem como três totais no topo. Inclui a barra de filtros partilhada, pelo que as linhas abrangem o período e o programa que escolheu.
Resumo dos projetos
Este ecrã apresenta uma linha por projeto com o respetivo doador, orçamento, datas e alcance face à meta. A sua barra de filtros acrescenta um campo de estado aos habituais data inicial, data final e programa.
Participação dos beneficiários
Este ecrã lista uma linha por indivíduo alcançado no período, com as atividades em que esteve presente e os serviços que recebeu, vinte e cinco por página. A sua barra de filtros acrescenta um campo de género. Como identifica pessoas pelo nome, a sua abertura fica registada no registo de consultas do espaço de trabalho, tal como uma exportação.
Gerar um relatório em PDF
A opção Gerar relatório produz um PDF com a identidade visual da organização, para um período e um âmbito à sua escolha, seja todos os programas ou um único programa, com as secções que assinalar: programas, atividades, presenças, beneficiários e indicadores. Uma secção que não seja incluída não é calculada. Pode escolher o idioma do relatório e, opcionalmente, introduzir um endereço de e-mail para receber uma cópia; o ficheiro é transferido em qualquer caso. A geração de um relatório fica registada como exportação, porque contém o alcance ao nível individual.
Redigir a narrativa do relatório
Os valores dizem o que aconteceu; a narrativa diz o que isso significou. Em Gerar relatório, siga "Escrever ou editar a narrativa" para redigir uma secção introdutória para o PDF, relativa a um programa ou à organização no seu conjunto. Fica associada a esse programa e a esse período de relato, pelo que, ao gerar novamente o mesmo relatório, o mesmo texto é retomado, e pode redigi-la em qualquer dos idiomas utilizados no seu espaço de trabalho. A redação é opcional: "Ignorar" leva-o diretamente de volta ao PDF.
Interpretar os números
Há dois tipos de ecrã que contam cada pessoa uma única vez: Beneficiários por estado, que agrupa o próprio registo, e os valores de alcance único na página inicial dos Relatórios, na M&A dos programas e na Participação dos beneficiários, que contam cada pessoa uma única vez independentemente do número de atividades em que esteve presente. Tudo o resto nesses ecrãs contabiliza inscrições, registos de presença ou serviços.
A regra prática que daqui decorre é simples: não some uma coluna de um relatório com uma coluna de outro. Não são a mesma unidade, e a soma não tem significado.