Журнал действий

Что CommonLynk фиксирует автоматически, как фильтровать и экспортировать журнал и какое правило не допускает попадания содержимого ваших записей в журнал.

В разделе «Настройки» → «Журнал действий» отображается все, что происходило в вашем рабочем пространстве. Для его открытия требуется разрешение на изменение настроек.

Чтение журнала

В таблице есть столбцы «Когда», «Пользователь», «Действие», «Запись», «Подробности» и «IP-адрес»; на одной странице выводится пятьдесят записей.

На самой странице указано, что записи регистрируются автоматически и не могут быть изменены или удалены, и это соблюдается на всех уровнях: запись нельзя изменить после ее создания, и через платформу нельзя удалить ни отдельную запись, ни целую выборку.

Снимок экрана: журнал действий с открытыми фильтрами по дате и списком действий.

Фильтрация

Над таблицей расположены три фильтра: начальная и конечная даты (по умолчанию — последние тридцать дней), пользователь и действие.

Список действий формируется из действий, фактически зарегистрированных в вашем рабочем пространстве, поэтому в нем никогда не предлагаются действия, которые у вас ни разу не совершались. Фильтра по типу записи нет.

Экспорт

На том же экране отфильтрованный диапазон можно экспортировать в CSV-файл с именем: activity-log_<from>_<to>.csv

Файл содержит столбцы «Отметка времени (UTC)», «Пользователь», «Действие», «Тип записи», «ID записи», «Запись», «Подробности» и «IP-адрес». Значения нейтрализуются, чтобы специально составленная запись не могла выполниться как формула при открытии файла в электронной таблице.

Сам экспорт также регистрируется в журнале, и в записи указывается, сколько записей было экспортировано.

Что регистрируется

CommonLynk фиксирует создание, изменение и удаление записей, вход в систему и выход из нее, экспорт, а также отказы — например, заблокированное изменение разрешений.

В журнале фиксируется, какие поля были изменены, но никогда не их значения. В записи указывается, например, что изменены три поля, и приводятся их названия; прежнее или новое содержимое в ней не сохраняется. Имя человека, национальный идентификационный номер, номер телефона и адрес никогда не записываются в журнал.

Есть одно исключение. При удалении записи сохраняется ее краткое описание, поскольку после удаления больше нигде не остается сведений о том, что было уничтожено.

Поскольку в записи журнала указываются измененные поля, но не их содержимое, журнал подсказывает, что нужно проверить, а не дает ответ. Чтобы увидеть значения, откройте саму запись.

Регистрация просмотров записей

Кто изменил запись, регистрируется всегда. Кто ее просматривал, регистрируется, только если в вашем рабочем пространстве включена регистрация просмотров отдельных записей, а по умолчанию она отключена. Включена ли она, можно узнать в разделе «Настройки» → «Безопасность».

Если она включена, регистрируется открытие записи о лице, домохозяйстве или учреждении, а также экспорт данных. Намеренно не регистрируются просмотр страниц со списками, поиск, панели мониторинга и отображение имени в листе посещаемости. Такие записи хранятся сто восемьдесят дней и не отображаются на странице журнала действий.

Срок хранения записей журнала

Записи журнала действий хранятся в течение установленного срока — по умолчанию двадцать четыре месяца. Этот срок можно настроить для конкретного развертывания, в том числе хранить записи бессрочно, поэтому уточните, какой срок установлен у вас, а не исходите из значения по умолчанию.

Удаление устаревших записей выполняет оператор, и перед удалением чего-либо создается архив. В рабочем пространстве намеренно нет кнопки для очистки журнала.