Kuruluşun tam dışa aktarması

Önceki konudaki kayıt listesi indirmesi, tek bir varlığın elektronik tablo hâlidir. Bu ise her şeyin tek bir arşiv hâlidir.

Kayıt listesi indirmesinden farkı

Raporlar ana sayfasındaki CSV, tek bir varlığın, yani bireylerinizin elektronik tablo hâlidir. Kuruluşun tam dışa aktarması ise çalışma alanınızın tamamının tek bir arşiv dosyasındaki hâlidir. Bunlar iki farklı amaç için iki farklı mekanizmadır; bu nedenle CSV'yi hiçbir zaman her şeyin dışa aktarması olarak tanımlamayın.

Kayıt listesi indirmesi Raporlar bölümünde yer alır. Tam dışa aktarma ise kendi yetkilerine sahip ayrı bir alan olan Yedekler bölümünde yer alır.

Yedek talep etme

Çalışma alanınızda Yedekler bölümünü açın. Rolünüz yedekleri indirmeye yetkiliyse Şimdi yedek oluştur seçeneğini görürsünüz. Platform ayrıca kendiliğinden zamanlanmış yedekler alır; bu nedenle genellikle hazır bekleyen bir yedek zaten bulunur.

Her yedek satırında bir İndir düğmesi bulunur; bu düğme iki seçenek sunan kısa bir iletişim kutusu açar: seçtiğiniz bir parolayla AES 256 kullanılarak şifrelenmiş bir arşiv ya da düz bir arşiv. Arşiv hazır tutulmak yerine talep üzerine hazırlanır; bu nedenle kısa bir bekleme süresinin ardından indirme başlar.

• Manuel yedekler her gün için bir sınıra tabidir ve bir çalışma alanı için aynı anda yalnızca bir arşiv hazırlanır.
• Seçtiğiniz parola arşivi yazmak için bir kez kullanılır ve hiçbir zaman saklanmaz. CommonLynk'te hiç kimse şifrelenmiş arşivinizi sizin için açamaz ve kaybedilen bir parola kurtarılamaz.
• Bu tercihten bağımsız olarak, platformun sakladığı her şey bulunduğu yerde şifrelenir ve indirme, çıplak bir depolama bağlantısı olarak verilmek yerine platform üzerinden aktarılır; böylece süreç boyunca yetkilerinizin koruması altında kalır.
• Hesaptaki tüm yöneticilere, bir yedek alındığında ve bir yedek indirildiğinde e-posta ile bildirim gönderilir.

İçinde neler var

Bir paket; elektronik tabloları ve CSV dosyalarını, yüklediğiniz özgün dosyaları ve veritabanının taşınabilir bir kopyasını alanlara göre klasörlenmiş olarak içerir:

• Kuruluş profili ve ayarları
• Kayıtlar / Bireyler
• Kayıtlar / Haneler
• Kayıtlar / Tesisler
• Kayıtlar / Kayıt yapılandırması
• Uygulama / Programlar
• Uygulama / Projeler
• Uygulama / Faaliyetler
• Uygulama / Katılım
• Uygulama / Göstergeler
• Uygulama / Raporlar
• Formlar
• Kullanıcılar
• Destek
• Ekler

Hazırlanan bir indirme birkaç gün boyunca hazır kalır, ardından süresi dolar ve yenisini oluşturabilirsiniz. Yedeklerin kendisi ise yakın tarihli günlük, haftalık ve aylık kopyalar ile belirli sayıda manuel kopyadan oluşan bir çizelgeye göre tutulur. Bir yedeğin süresi dolduğunda dosyaları silinir, ancak kaydı kayıtlarınız için korunur ve artık indirilemez olarak işaretlenir. Bir yedeği kendiniz silmenizin bir yolu yoktur.

Manifest dosyası

Her paket; paket biçimi sürümünü, paketin ne zaman oluşturulduğunu, verilerin okunduğu anı, çalışma alanınızın adını, dilleri, her sayfa için kayıt sayısını, her dosya için bir sağlama toplamını, paketin oluşturulduğu yazılımın tam sürümünü, veritabanı geçiş (migration) durumunu, dondurulmuş sütun başlıkları listesini ve bilinçli olarak dışarıda bırakılanları kaydeden bir manifest dosyası içerir.

Bugün alınan bir paketin aylar sonra da anlaşılabilmesini ve geri yüklenebilmesini sağlayan budur. Sütun başlıkları kullanıma sunulduktan sonra hiçbir zaman yeniden adlandırılmaz veya yeniden sıralanmaz; böylece bir dışa aktarmaya göre oluşturulan bir eşleme bir sonrakinde de çalışmaya devam eder.

Bilinçli olarak dışarıda bırakılanlar

Aşağıdaki her eksik, sessizce geçiştirilmek yerine manifest dosyasında bir hariç tutma olarak kaydedilir.

• İçe aktarma defteri: hangi elektronik tablonun kim tarafından yüklendiği ve her satırının ne işlem yaptığı. Bir içe aktarmanın oluşturduğu kayıtlar diğer tüm kayıtlar gibi dahil edilir; taşınabilir veritabanı kopyasının içindeki kendi çalışma alanı etkinlik günlüğünüz ise her içe aktarmanın kalıcı kaydını tutar.
• Parola özetleri (hash) ve oturum açmaya ilişkin tüm gizli bilgiler.
• API anahtarları, şifrelenmiş kimlik bilgileri ve belirteçler; bunlar zaten platform dışında anlamsız olacaktır.
• Platform genelindeki denetim kayıtları ve platformun iç sütunları. Kendi çalışma alanı etkinlik günlüğünüz, taşınabilir veritabanı kopyasının içinde dahil edilir.
• Yalnızca destek personelinin görebildiği notlar ve teknik tanılama bilgileri. Kendi destek talepleriniz, bunlara ait yazışmalar ve ekler dahil edilir.
• Daha önce sildiğiniz satırlar.
• Platformun saklamak yerine hesapladığı ve geri yüklemeden sonra yeniden hesaplanan gösterge değerleri. Bunların dayandığı veri noktaları ve hedef değerler dahil edilir.
• Formlardan elde edilen ara puanlama çıktıları. Tekrar grupları dahil gönderilen yanıtlar dahil edilir.
• Tarayıcı oturumu satırları ve önbelleğe alınmış veriler.
• Faaliyetlere yüklenen taranmış katılım çizelgeleri. Bunlara ait kayıtlar taşınabilir veritabanı kopyasında yer alır; dosyaların kendisi ise henüz arşive eklenmemektedir.
• Oturum açma tablolarını zorunlu olarak içerecek olan ham, tam veritabanı dökümü. Bunun yerine temizlenmiş bir taşınabilir kopya sunulur: aynı tablo yapısına sahiptir, kimlik bilgisi satırları ve saklanan tüm parolalar boşaltılmıştır; böylece boş bir veritabanına yüklenebilir.
• Taşınabilir veritabanı kopyasından çıkarılanlar: oturum açma oturumu, davet, API anahtarı ve e-posta kimlik bilgisi tablolarının içerikleri ile saklanan tüm parolalar. Bu tabloların yapısı korunur; böylece kopya yine de boş bir veritabanına yüklenebilir.
• Veri toplayıcılarınızın cihazlarının en son hangi form sürümünü tuttuğunu bildirdiği, her cihaza en son gönderilen yanıtlayıcı listesi (hangi kayıtlar ve ne zaman), her cihazın henüz göndermediğini bildirdiği öğeler ve tamamlanmış bir formu cihazdan kaldırıp kaldırmadığı. Bu bilgiler verilerinizi değil telefonlarını tanımlar ve bir sonraki eşitleme bunları yeniden oluşturur; kayıtlar taşınabilir SQL dökümünde yer alır.