Mevcut raporlarınız
Çalışma alanınızdaki yedi rapor ekranı ve oluşturabileceğiniz PDF raporu: her birinin neyi saydığı, hangilerinin filtre içerdiği ve değerlerinin neden birbiriyle toplanmaması gerektiği.
Raporlar modülü size yedi rapor ekranı ve bir PDF oluşturucu sunar. Her ekran farklı bir soruyu yanıtlar ve biraz farklı bir şeyi sayar; bu nedenle bilinmesi gereken ilk şey hangisinin ne olduğudur.
Raporlar ana sayfası
Ana sayfa bir filtre çubuğuyla (başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve program), üst kısımda altı değerle, üç grafikle ve ardından her rapor için bir kartla açılır. Her kartta bir Raporu görüntüle düğmesi ve bir CSV İndir düğmesi bulunur; böylece her rapor ekranda okunabilir veya dosya olarak alınabilir.
- Kaydedilen bireyler; yani kayıt listenize kaç bireyin eklendiği.
- Ulaşılan tekil bireyler; yani kaç faaliyete katılmış olursa olsun her kişinin bir kez sayılması.
- Sunulan hizmetler; yani her katılım kaydı. Dolayısıyla on oturuma katılan bir kişi on kez sayılır.
- Aktif programlar ve Aktif projeler; yani durumu Aktif olanlar.
- Dönem içindeki faaliyetler; yani seçtiğiniz tarihler arasına denk gelen faaliyetler.
Üç grafik, aylara göre zaman içindeki erişimi, programa göre erişimi ve ulaşılan kişilerin cinsiyete göre dağılımını gösterir. Grafikler, değerlerle aynı filtre çubuğuna bağlıdır. Bu bölümdeki sonraki bir konu, indirmeleri ayrıca ele alır.
Duruma göre yararlanıcılar
Bu ekran her durum için bir satır verir; her satırda bir sayı ve kayıt listesindeki payın yüzdesi yer alır ve satırlar en büyük grup önce gelecek şekilde sıralanır.
Kayıt listesinin kendisini grupladığı için her kişi tam olarak bir kez görünür. Bu, modülde gerçekten kişi sayımı yapan tek ekrandır. Her satır o duruma göre filtrelenmiş kayıt listesine bağlantı verir; böylece bir sayının arkasında kimlerin bulunduğunu her zaman görebilirsiniz.
Programa göre yararlanıcılar
Bu ekran her program için altı sütunlu bir satır verir: Toplam kayıtlı, Tamamlayan, Katılan, Katılmayan, Geç kalan ve Mazeretli. Bu altı sütunda iki farklı şey sayılmaktadır ve bu fark önemlidir.
| Sütunlar | Neyi sayarlar |
|---|---|
| Toplam kayıtlı ve Tamamlayan | Faaliyete kayıt kayıtları: her faaliyetteki her kişi için bir kayıt. |
| Katılan, Katılmayan, Geç kalan ve Mazeretli | Oturum katılım kayıtları: her oturumdaki her kişi için bir kayıt. |
Dolayısıyla çok sayıda oturum yürütülmüş bir programda son dört sütun ilk ikisinden çok daha büyük olabilir. Bir faaliyetin on oturumuna katılan bir kişi, bir faaliyete kayıt ve on katılım kaydı anlamına gelir.
Bu ekran kayıt düzeyindeki görünürlük kurallarına da uyar. Toplamlar yalnızca görmenize izin verilen projeleri içerir; bu nedenle farklı erişim düzeylerine sahip iki çalışma arkadaşı aynı program için doğru biçimde farklı toplamlar görebilir.
Faaliyete göre katılım oranı
Bu ekran her faaliyet için Katılan, Geç kalan, Katılmayan ve Mazeretli sütunlarını, bir Toplam'ı ve bir oranı içeren bir satır verir. Oran, katılanlar ile geç kalanların toplamının genel toplama bölünmesiyle elde edilir.
Hiç katılım kaydı olmayan faaliyetler rapordan tamamen çıkarılır; dolayısıyla görmeyi beklediğiniz ancak bulamadığınız bir faaliyet genellikle henüz hiç kimsenin işaretlenmediği bir faaliyettir. Satırlar en yeni faaliyet önce gelecek şekilde sıralanır.
Program İ&D
Bu ekran her program için tekil erişimini, sunulan hizmetleri ve kişi başına hizmet sayısını içeren bir satır ile üst kısımda üç toplam verir. Ortak filtre çubuğunu taşır; böylece satırlar seçtiğiniz dönemi ve programı kapsar.
Proje özeti
Bu ekran her proje için fon sağlayıcısını, bütçesini, tarihlerini ve hedef değere göre erişimini içeren bir satır verir. Filtre çubuğu, olağan başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve program alanlarına bir durum alanı ekler.
Yararlanıcı katılımı
Bu ekran, dönem içinde ulaşılan her birey için katıldığı faaliyetleri ve aldığı hizmetleri içeren bir satırı, sayfa başına yirmi beş satır olacak şekilde listeler. Filtre çubuğu bir cinsiyet alanı ekler. Kişilerin adlarını içerdiği için bu ekranın açılması, bir dışa aktarmada olduğu gibi çalışma alanının okuma günlüğüne kaydedilir.
PDF rapor oluşturma
Rapor oluştur, seçtiğiniz bir zaman aralığı ve kapsam (tüm programlar veya tek bir program) için, işaretlediğiniz bölümleri içeren markalı bir PDF oluşturur: programlar, faaliyetler, katılım, yararlanıcılar ve göstergeler. Dışarıda bıraktığınız bir bölüm hiç hesaplanmaz. Rapor dilini seçebilir ve isteğe bağlı olarak bir kopya almak için bir e-posta adresi girebilirsiniz; dosya her durumda indirilir. Rapor oluşturma, birey düzeyinde erişim bilgisi içerdiği için bir dışa aktarma olarak kaydedilir.
Rapor anlatımını yazma
Değerler ne olduğunu, anlatım ise bunun ne anlama geldiğini ifade eder. Rapor oluştur ekranından "Anlatımı yazın veya düzenleyin" bağlantısını izleyerek PDF için, tek bir program ya da kuruluşun bütünü için bir giriş bölümü yazabilirsiniz. Bu metin o program ve o raporlama dönemiyle ilişkilendirilerek saklanır; böylece aynı rapor yeniden oluşturulduğunda aynı metin yeniden kullanılır. Metni çalışma alanınızın kullandığı dillerden herhangi birinde yazabilirsiniz. Anlatım yazmak isteğe bağlıdır: "Atla" sizi doğrudan PDF'e geri götürür.
Sayıları okuma
İki tür ekran kişileri birer kez sayar: kayıt listesinin kendisini gruplayan Duruma göre yararlanıcılar ile Raporlar ana sayfası, Program İ&D ve Yararlanıcı katılımı ekranlarında yer alan ve kaç faaliyete katılmış olursa olsun her kişiyi bir kez sayan tekil erişim değerleri. Bu ekranlardaki diğer her şey faaliyete kayıtları, katılım kayıtlarını veya hizmetleri sayar.
Buradan çıkan pratik kural kısadır: bir rapordaki bir sütunu başka bir rapordaki bir sütunla toplamayın. Bunlar aynı birim değildir ve toplamın hiçbir anlamı yoktur.