التصدير الكامل للمؤسسة

التنزيل الوارد في الموضوع السابق هو كيان واحد في صورة جدول بيانات. أما هذا فهو كل شيء في أرشيف واحد.

كيف يختلف عن تنزيل السجل

ملف CSV المأخوذ من الصفحة الرئيسية للتقارير هو كيان واحد، وهو الأفراد لديك، في جدول بيانات. أما التصدير الكامل للمؤسسة فهو مساحة عملك بأكملها مجمّعة في ملف أرشيف واحد. آليتان مختلفتان لغرضين مختلفين، فلا تصف ملف CSV أبدًا بأنه تصدير لكل شيء.

يوجد تنزيل السجل في التقارير، بينما يوجد التصدير الكامل في النسخ الاحتياطية، وهي منطقة منفصلة لها صلاحياتها الخاصة.

كيف تطلب نسخة

افتح النسخ الاحتياطية في مساحة عملك. وإذا كان دورك يسمح بتنزيل النسخ الاحتياطية فسترى زر إنشاء نسخة احتياطية الآن. كما تأخذ المنصة نسخًا احتياطية مجدولة من تلقاء نفسها، فعادةً ما تجد شيئًا بانتظارك قبل أن تطلب أي شيء.

يتضمن كل صف من صفوف النسخ الاحتياطية زر تنزيل. ويفتح الزر نافذة قصيرة تعرض عليك خيارين: أرشيف مشفّر بخوارزمية AES 256 بكلمة مرور تختارها، أو أرشيف عادي. ويُجمَّع الأرشيف عند طلبك له لا قبل ذلك، فيكون هناك انتظار قصير ثم ينزّله متصفحك.

• عدد النسخ الاحتياطية اليدوية محدود لكل يوم، ولا يُجمَّع أكثر من أرشيف واحد في الوقت نفسه لمساحة العمل الواحدة.
• تُستخدم كلمة المرور التي تختارها مرة واحدة لكتابة الأرشيف ولا تُخزَّن مطلقًا. ولا يستطيع أحد في CommonLynk فتح أرشيفك المشفّر نيابةً عنك، ولا يمكن استرجاع كلمة مرور ضاعت.
• وبمعزل عن ذلك الخيار، فكل ما تخزّنه المنصة مشفّر في مكانه، ويُبَثّ التنزيل عبر المنصة نفسها بدلًا من تسليمه كرابط تخزين مكشوف، فيبقى خلف صلاحياتك طوال رحلته.
• يتلقى كل مسؤول في الحساب إشعارًا بالبريد الإلكتروني عند إنشاء نسخة احتياطية وعند تنزيل إحداها.

ما الذي يحتويه الأرشيف

تحتوي الحزمة على جداول بيانات وملفات CSV، وملفاتك الأصلية المرفوعة، ونسخة قابلة للنقل من قاعدة البيانات، مرتبةً في مجلدات بحسب المجال:

الأنشطة، والمرفقات، والحضور، والمنشآت، والنماذج، والأسر، والمؤشرات، والأفراد، وملف المؤسسة وإعداداتها، والبرامج، والمشاريع، والدعم، والمستخدمون.

يبقى التنزيل المُجمَّع جاهزًا بضعة أيام ثم تنتهي صلاحيته، ويمكنك ببساطة إنشاء غيره. أما النسخ الاحتياطية نفسها فتُحفظ وفق جدول يضم نسخًا يومية وأسبوعية وشهرية حديثة، إضافةً إلى عدد من النسخ اليدوية. وعندما تخرج نسخة من ذلك الجدول تُحذف ملفاتها ويبقى سطرها ظاهرًا في سجلاتك مع الإشارة إلى أنها لم تعد قابلة للتنزيل. ولا يوجد زر لحذف نسخة احتياطية بنفسك.

ملف البيان

تحمل كل حزمة ملف بيان يسجّل إصدار صيغة الحزمة، ووقت إنشائها، ولحظة قراءة البيانات، واسم مساحة عملك، واللغات، وعدد السجلات في كل ورقة، ومجموع تحقق لكل ملف، وإصدار البرنامج الدقيق الذي بُنيت منه الحزمة، وحالة ترحيل قاعدة البيانات، والقائمة المثبتة لعناوين الأعمدة، وقائمة ما استُبعد عن قصد.

وهذا البيان هو ما يتيح فهم حزمة أُخذت اليوم واستعادتها بعد أشهر. فعناوين الأعمدة لا يُعاد تسميتها ولا ترتيبها بعد أن تكون قد صدرت في حزمة، ولذلك يظل الربط الذي تبنيه على تصدير واحد صالحًا مع التصدير التالي.

ما الذي استُبعد عن قصد

كل استثناء مما يلي مسجَّل في ملف البيان بوصفه استبعادًا لا يُمرّ عليه في صمت.

• بصمات كلمات المرور وأي أسرار تسجيل دخول.
• مفاتيح واجهات البرمجة وبيانات الاعتماد المشفّرة والرموز، وهي على أي حال بلا معنى خارج المنصة.
• سجلات التدقيق على مستوى المنصة والأعمدة الداخلية للمنصة. أما سجل نشاط مساحة عملك فمُدرَج ضمن النسخة القابلة للنقل من قاعدة البيانات.
• الملاحظات التي لا يراها إلا موظفو الدعم، والتشخيصات التقنية. أما تذاكر الدعم الخاصة بك ومحادثاتها ومرفقاتها فهي مدرجة.
• السجلات التي سبق أن حذفتها.
• أرقام المؤشرات التي تحسبها المنصة ولا تخزّنها، فهي تُحسب من جديد بعد الاستعادة. أما نقاط البيانات الأساسية والمستهدفات فهي مدرجة.
• النواتج الوسيطة لحساب درجات النماذج. أما الإجابات المرسَلة، بما فيها المجموعات المتكررة، فهي مدرجة.
• سجلات جلسات المتصفح والبيانات المخزّنة مؤقتًا.
• النسخة الخام الكاملة لقاعدة البيانات، إذ إنها ستحمل حتمًا جداول تسجيل الدخول. وتُشحن بدلًا منها نسخة منظّفة قابلة للنقل تحتفظ ببنية الجداول مع تفريغ سجلات بيانات الاعتماد وكل كلمة مرور مخزّنة، بحيث تُحمَّل في قاعدة بيانات فارغة.