التصدير الكامل للمنظمة

تنزيل السجل الوارد في الموضوع السابق هو كيان واحد في جدول بيانات. أما هذا فهو كل شيء، في أرشيف واحد.

كيف يختلف عن تنزيل السجل

ملف CSV من الصفحة الرئيسية للتقارير هو كيان واحد، أي الأفراد لديك، في جدول بيانات. أما التصدير الكامل للمنظمة فهو مساحة العمل بأكملها في ملف أرشيف واحد. آليتان مختلفتان لغرضين مختلفين، فلا تصف ملف CSV أبدًا بأنه تصدير لكل شيء.

يوجد تنزيل السجل في التقارير. أما التصدير الكامل فيوجد في النسخ الاحتياطية، وهي منطقة منفصلة لها صلاحياتها الخاصة.

طلب تصدير

في مساحة العمل، افتح النسخ الاحتياطية. وإذا كان دورك يسمح بتنزيل النسخ الاحتياطية فسترى «إنشاء نسخة احتياطية الآن». كما تأخذ المنصة نسخًا احتياطية مجدولة من تلقاء نفسها، لذا يوجد عادةً ما هو جاهز بالفعل.

يحمل كل صف من صفوف النسخ الاحتياطية زر «تنزيل»، يفتح مربع حوار قصيرًا يعرض خيارين: أرشيف مشفَّر باستخدام AES 256 بكلمة مرور تختارها، أو أرشيف غير مشفَّر. ويُجمَّع الأرشيف عند الطلب بدلًا من إبقائه جاهزًا، لذا يلزم انتظار قصير ثم يبدأ التنزيل.

• يخضع عدد النسخ الاحتياطية اليدوية لحد أقصى يوميًا، ولا يُجمَّع إلا أرشيف واحد في كل مرة لمساحة العمل الواحدة.
• تُستخدم كلمة المرور التي تختارها مرة واحدة لكتابة الأرشيف ولا تُخزَّن أبدًا. ولا يستطيع أحد في CommonLynk فتح أرشيفك المشفَّر نيابةً عنك، ولا يمكن استرداد كلمة المرور المفقودة.
• وبمعزل عن هذا الخيار، فإن كل ما تخزّنه المنصة مشفَّر في موضع تخزينه، ويُبث التنزيل عبر المنصة بدلًا من تسليمه كرابط تخزين مباشر، فيبقى خاضعًا لصلاحياتك طوال الوقت.
• يُخطَر كل مسؤول في الحساب بالبريد الإلكتروني عند إنشاء نسخة احتياطية وعند تنزيلها.

المحتويات

تضم الحزمة جداول بيانات وملفات CSV، وملفاتك الأصلية المرفوعة، ونسخة محمولة من قاعدة البيانات، موزعة في مجلدات بحسب المجال:

• ملف المنظمة والإعدادات
• التسجيلات / الأفراد
• التسجيلات / الأسر
• التسجيلات / المنشآت
• التسجيلات / إعداد التسجيل
• التنفيذ / البرامج
• التنفيذ / المشروعات
• التنفيذ / الأنشطة
• التنفيذ / الحضور
• التنفيذ / مؤشرات الأداء
• التنفيذ / التقارير
• الاستمارات
• المستخدمون
• لوحة التحكم
• الدعم
• المرفقات

يبقى التنزيل المُجمَّع جاهزًا لبضعة أيام ثم تنتهي صلاحيته، ويمكنك إنشاء غيره. أما النسخ الاحتياطية نفسها فتتبع جدولًا يضم نسخًا يومية وأسبوعية وشهرية حديثة، إضافةً إلى عدد من النسخ اليدوية. وعندما تتقادم إحداها تُحذف ملفاتها، لكن القيد يبقى لسجلاتك، مع الإشارة إلى أنه لم يعد قابلًا للتنزيل. ولا توجد طريقة لحذف نسخة احتياطية بنفسك.

بيان المحتويات

تحمل كل حزمة بيانًا للمحتويات يسجّل إصدار صيغة الحزمة، ووقت إنشائها، ولحظة قراءة البيانات، واسم مساحة العمل، واللغات، وعدد السجلات في كل ورقة، ومجموع التحقق لكل ملف، والإصدار الدقيق للبرنامج الذي بُنيت منه، وحالة ترحيلات قاعدة البيانات، والقائمة المجمَّدة لعناوين الأعمدة، وما استُبعد عمدًا.

وهذا ما يتيح فهم الحزمة المأخوذة اليوم واستعادتها بعد أشهر من الآن. فلا تُعاد تسمية عناوين الأعمدة ولا يُعاد ترتيبها بعد إصدارها، بحيث تظل المطابقة المُعدّة لتصدير ما صالحة للتصدير التالي.

ما يُستبعد عمدًا

تُسجَّل كل ثغرة أدناه في بيان المحتويات بوصفها استبعادًا، بدلًا من إغفالها بصمت.

• سجل الاستيراد: أي جدول بيانات رُفع، ومن رفعه، وما الذي نتج عن كل صف من صفوفه. وتُدرج السجلات التي أنشأها الاستيراد كغيرها من السجلات، ويحتفظ سجل نشاط مساحة العمل الخاص بك، ضمن النسخة المحمولة من قاعدة البيانات، بالبيان الدائم لكل عملية استيراد.
• تجزئات كلمات المرور وأي أسرار لتسجيل الدخول.
• مفاتيح API وبيانات الاعتماد والرموز المميزة المشفَّرة، التي لن يكون لها أي معنى خارج المنصة على أي حال.
• سجلات التدقيق على مستوى المنصة والأعمدة الداخلية للمنصة. أما سجل نشاط مساحة العمل الخاص بك فمُدرج، ضمن النسخة المحمولة من قاعدة البيانات.
• الملاحظات المرئية لموظفي الدعم فقط، والتشخيصات التقنية. أما تذاكر الدعم الخاصة بك ومحادثاتها ومرفقاتها فمُدرجة.
• الصفوف التي سبق أن حذفتها.
• جداول التقارير التي تقرأ منها لوحات المعلومات. لا تحمل شيئًا خاصًا بها: كل صف فيها مشتق من التسجيلات والحضور الموجودين في هذه الحزمة، وتُعاد بناؤها منهما بعد الاستعادة.
• أرقام المؤشرات التي تحسبها المنصة بدلًا من تخزينها، والتي يُعاد حسابها بعد الاستعادة. أما نقاط البيانات والقيم المستهدفة التي تستند إليها فمُدرجة.
• نواتج الاحتساب الوسيطة للنماذج. أما الإجابات المُرسلة، بما فيها المجموعات المتكررة، فمُدرجة.
• صفوف جلسات المتصفح والبيانات المخزَّنة مؤقتًا.
• كشوف الحضور الممسوحة ضوئيًا والمرفوعة إلى الأنشطة. سجلاتها موجودة في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل؛ أما الملفات نفسها فلم تُضمَّن في الأرشيف بعد.
• النسخة الخام الكاملة من قاعدة البيانات، التي ستتضمن بالضرورة جداول تسجيل الدخول. وتُرفق بدلًا منها نسخة محمولة منقّاة: بالبنية نفسها للجداول، مع إفراغ صفوف بيانات الاعتماد وكل كلمة مرور مخزَّنة، بحيث يمكن تحميلها في قاعدة بيانات فارغة.
• من النسخة المحمولة من قاعدة البيانات: محتويات جداول جلسات تسجيل الدخول والدعوات ومفاتيح API وبيانات اعتماد البريد الإلكتروني، وكل كلمة مرور مخزَّنة. وتحتفظ هذه الجداول ببنيتها، بحيث يظل تحميل النسخة في قاعدة بيانات فارغة ممكنًا.
• إصدار كل نموذج الذي أبلغت أجهزة الباحثين الميدانيين لديك آخر مرة بأنها تحمله، وقائمة المستجيبين التي أُرسلت آخر مرة إلى كل جهاز (أي السجلات، ومتى)، وما أبلغ كل جهاز بأنه لم يرسله بعد، وما إذا كان قد أزال نموذجًا مكتملًا منه. وهي تصف هواتفهم لا بياناتك، وتعيد المزامنة التالية بناءها؛ أما السجلات فتُنقل ضمن ملف تفريغ SQL القابل للنقل.
• إعدادات الدخول الموحّد: مزوّدو تسجيل الدخول وشهاداتهم العامة، ونطاقات البريد التي أثبتّها، وأي حساب عمل يفتح أي حساب في مساحة العمل. وهي في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل، فتحافظ الاستعادة على ربط الجميع؛ أما أسرار المزوّدين فليست فيها، فيُدخلها المالك من جديد.
• عمليات تسجيل الدخول الجارية وحماية تمنع استخدام تسجيل الدخول مرتين. يدوم كل منها دقائق ويُحذف خلال يومين.
• مصنَّفات XLSForm التي بُني منها كل نموذج، عند كل رفع: اسم الملف، ومن رفعه ومتى، والمصنَّف نفسه. وهي ملفات المصدر الخاصة بكم، محفوظة كي يمكن فحص الاستيراد وإصلاحه من الملف الذي أنتجه. تنتقل السجلات ضمن تفريغ SQL المحمول وتعيدها الاستعادة؛ ويمكن تنزيل كل مصنَّف من نموذجه.
• مجموعات البيانات المرفقة بالنماذج والتي تقرؤها الدالة pulldata(): كل ملف مرفوع وصفوفه وعمود المفتاح، ومن رفعه ومتى، وأيّ إصدارات النموذج حملته. وهي ملفات مرجعية خاصة بمؤسستكم وجزء من كل إصدار للنموذج. تنتقل السجلات وصفوفها ضمن تفريغ SQL المحمول وتعيدها الاستعادة مع ربطها بكل إصدار حملها؛ ويمكن تنزيل كل ملف من نموذجه.
• جدول الحضور جلسةً بجلسة: جلسات كل نشاط وتسجيل حضور كل شخص في كل جلسة. وهو موجود في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل، وتعيده الاستعادة؛ أما جداول الحضور فتحمل تسجيل كل شخص وحالته العامة، ولا تحمل بعدُ تسجيلات كل جلسة على حدة.
• الحقول المخصصة التي أضافتها منظمتك والقيم المسجلة فيها. وهي موجودة في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل وتعيدها الاستعادة، لكن ليس لها جدول بيانات بعد.
• شجرة المواقع لديك، بما فيها الأماكن التي أضفتها أو عدّلتها، وأسماء مستوياتها، وإعدادات المواقع ومنها المنطقة الزمنية الخاصة بالمكان، ومجموعات الدول لديك. يُظهر كل سجل موقعه بالاسم، أما الشجرة نفسها فموجودة في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل وتعيدها الاستعادة.
• إعدادات مساحة العمل والقوائم المرجعية التي ليس لها جدول بيانات خاص بها، مثل أنواع الأنشطة وقوالبها، وأنواع المرفقات، وفئات التصنيف، وقوالب البريد الإلكتروني، وتعيينات أعمدة الاستيراد المحفوظة. تُظهرها السجلات بالاسم حيث تستخدمها، والإعدادات نفسها موجودة في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل.
• إعدادات الوصول إلى السجلات وتاريخها: السجلات التي يحق لكل مستخدم رؤيتها، وإسناد السجلات، وسياسات إظهار الحقول، ومنح الوصول الطارئ، ومراجعات الوصول، وتعهدات السرية، ومن أُزيل من أي مشروع مع تاريخ انتهاء صلاحية الاطلاع فقط. تحمل جداول المستخدمين الحسابات وما يمنحه كل دور، أما هذه السجلات التفصيلية فموجودة في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل.
• من يحق له اعتماد قياسات المؤشرات (صلاحيات الاعتماد لكل شخص على المشاريع والمؤشرات). هي إعدادات وصول ولا تُستعاد: بعد الاستعادة، عيّن المعتمِدين من جديد. تحتفظ القياسات المعتمدة سابقًا بمن اعتمدها.
• عمليات البحث المحفوظة لكل مستخدم والأعمدة التي اختارها: تفضيلات عرض، لا سجلات مساحة العمل. الحزمة المستعادة بدونها تفتح كل قائمة على البحث والأعمدة الافتراضية.
• سجل كل سجل: من أنشأه، ولصالح أي شريك وكيف؛ وكل تغيير لاحق بقيمته السابقة والجديدة؛ والملاحظات الداخلية؛ والتاريخ المؤرخ لعضوية كل شخص لدى الشركاء المنفذين. ينتقل ضمن ملف SQL المحمول، وتعيده الاستعادة مع سجلاته.
• سجلات مساحة العمل نفسها: سجل التدقيق، وسجل الوصول إلى السجلات، وسجل البريد الصادر، وسجل الإدارة. وهي تسجّل كيفية استخدام مساحة العمل لا بياناتك، وموجودة في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل.
• جداول داخلية يحتفظ بها البرنامج نفسه. وهي تصف التطبيق لا منظمتك، وموجودة في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل كي تُستعاد كاملة.
• جداول لم تعد المنصة تكتب فيها: قوائم المستجيبين المرفوعة التي كانت النماذج تستخدمها قبل 26 سبتمبر 2026. وأي صفوف لا تزال فيها موجودة في نسخة قاعدة البيانات القابلة للنقل.