التقارير المتاحة لك

تمنحك وحدة التقارير سبع شاشات تقارير ومولّد PDF واحد. تجيب كل شاشة عن سؤال مختلف وتعدّ شيئاً مختلفاً قليلاً، لذا فإن أول ما يستحق المعرفة هو أيّها هو أيّ.

الصفحة الرئيسية للتقارير

تبدأ الصفحة الرئيسية بشريط مرشحات (تاريخ بداية وتاريخ نهاية وبرنامج)، وستة أرقام في الأعلى، وثلاثة رسوم بيانية، ثم بطاقة لكل تقرير. تحمل كل بطاقة زر عرض التقرير وزر تنزيل CSV، بحيث يمكن قراءة كل تقرير على الشاشة أو أخذه كملف.

• الأفراد المسجلون، أي عدد الأفراد الذين أُضيفوا إلى سجلك.
• الأفراد الفريدون الذين تم الوصول إليهم، أي كل شخص يُعدّ مرة واحدة مهما كان عدد الأنشطة التي شارك فيها.
• الخدمات المقدمة، أي كل سجل حضور، فالشخص الذي حضر عشر جلسات يُعدّ عشر مرات.
• البرامج النشطة والمشاريع النشطة، أي تلك التي حالتها نشطة.
• الأنشطة في الفترة، أي الأنشطة التي تقع ضمن التواريخ التي اخترتها.

تُظهر الرسوم البيانية الثلاثة الوصول عبر الزمن حسب الشهر، والوصول لكل برنامج، وتوزيع الجنس للأشخاص الذين تم الوصول إليهم. وهي تتبع شريط المرشحات نفسه الذي تتبعه الأرقام. يتناول موضوع لاحق في هذا الفصل التنزيلات وحدها.

المستفيدون بحسب الحالة

تعرض هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل حالة، مع العدد ونسبته المئوية من السجل، مرتبةً بدءًا من المجموعة الأكبر.

ولأنها تُجمّع السجل نفسه، يظهر كل شخص مرة واحدة بالضبط. وهذه هي الشاشة الوحيدة في الوحدة التي تعدّ الأشخاص فعلًا. ويقودك كل صف إلى السجل مُصفّى على تلك الحالة، فيمكنك دائمًا معرفة من يقف خلف الرقم.

المستفيدون بحسب البرنامج

تعرض هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل برنامج، مع ستة أعمدة: إجمالي المسجّلين، ومكتمل، وحاضر، وغائب، ومتأخر، ومعذور. وتُحتسب في هذه الأعمدة الستة شيئان مختلفان، والفرق بينهما مهم.

لذلك في برنامج عُقدت فيه جلسات كثيرة قد تكون الأعمدة الأربعة الأخيرة أكبر بكثير من العمودين الأولين. فمن حضر عشر جلسات من نشاط واحد هو تسجيل واحد وعشرة سجلات حضور.

تراعي هذه الشاشة أيضًا صلاحيات الاطلاع على السجلات. فالإجماليات تشمل المشاريع المسموح لك بالاطلاع عليها فقط، ولذلك قد يرى زميلان بصلاحيات مختلفة إجماليات مختلفة للبرنامج نفسه، وكلاهما صحيح.

نسبة الحضور لكل نشاط

تعرض هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل نشاط، مع حاضر ومتأخر وغائب ومعذور، وإجمالي، ونسبة. والنسبة هي مجموع الحاضرين والمتأخرين مقسومًا على الإجمالي.

تُستبعد من التقرير تمامًا الأنشطة التي لا تحتوي على أي سجلات حضور، لذا فإن النشاط الذي تتوقع وجوده ولا تجده يكون عادةً نشاطًا لم يُسجَّل فيه حضور أحد بعد. وتُرتَّب الصفوف بدءًا من أحدث نشاط.

المتابعة والتقييم للبرامج

تمنحك هذه الشاشة صفاً لكل برنامج مع وصوله الفريد والخدمات المقدمة والخدمات لكل شخص، إضافة إلى ثلاثة مجاميع في الأعلى. وهي تحمل شريط المرشحات المشترك، لذا تغطي الصفوف الفترة والبرنامج اللذين اخترتهما.

ملخص المشاريع

تمنحك هذه الشاشة صفاً لكل مشروع مع مانحه وميزانيته وتواريخه ووصوله مقارنة بالهدف. ويضيف شريط مرشحاتها مربع الحالة إلى تاريخ البداية وتاريخ النهاية والبرنامج المعتادة.

مشاركة المستفيدين

تعرض هذه الشاشة صفاً لكل فرد تم الوصول إليه في الفترة، مع الأنشطة التي حضرها والخدمات التي تلقاها، بواقع خمسة وعشرين في كل صفحة. ويضيف شريط مرشحاتها مربع الجنس. ولأنها تذكر أسماء الأشخاص، فإن فتحها يُسجَّل في سجل القراءة لمساحة العمل بالطريقة نفسها التي يُسجَّل بها التصدير.

إنشاء تقرير PDF

ينشئ زر إنشاء التقرير ملف PDF يحمل هوية منظمتك عن فترة ونطاق تختارهما، إما كل البرامج أو برنامج واحد، مع الأقسام التي تحددها: البرامج والأنشطة والحضور والمستفيدون والمؤشرات. القسم الذي تتركه لا يُحسب على الإطلاق. يمكنك اختيار لغة التقرير وإدخال عنوان بريد إلكتروني اختيارياً لتلقي نسخة؛ ويُنزَّل الملف في كلتا الحالتين. ويُسجَّل إنشاء التقرير كعملية تصدير لأنه يحمل بيانات وصول على مستوى الأفراد.

كتابة السرد في التقرير

الأرقام تقول ما الذي حدث، والسرد يقول ماذا يعني ذلك. من صفحة إنشاء تقرير، اتبع رابط «اكتب السرد أو عدّله» لكتابة قسم افتتاحي لملف PDF، لبرنامج واحد أو للمؤسسة كلها. يُحفظ السرد مقابل ذلك البرنامج وتلك الفترة، فيظهر النص نفسه في كل مرة تُعيد فيها إنشاء التقرير، ويمكنك كتابته بأي من اللغات التي تعمل بها مساحة عملك. كتابة السرد اختيارية: زر «تخطٍ» يعيدك مباشرة إلى ملف PDF.

كيف تقرأ الأرقام

نوعان من الشاشات يعدّان الأشخاص مرة واحدة لكل شخص: المستفيدون حسب الحالة، التي تجمّع السجل نفسه، وأرقام الوصول الفريد في الصفحة الرئيسية للتقارير والمتابعة والتقييم للبرامج ومشاركة المستفيدين، التي تعدّ كل شخص مرة واحدة مهما كان عدد الأنشطة التي حضرها. وكل ما عدا ذلك في هذه الشاشات يعدّ التسجيلات أو سجلات الحضور أو الخدمات.

والقاعدة العملية المترتبة على ذلك قصيرة: لا تجمع عمودًا من تقرير إلى عمود من تقرير آخر، فالوحدتان مختلفتان والمجموع بلا معنى.