التقارير المتاحة لك

توفر لك وحدة التقارير سبع شاشات للتقارير وأداة واحدة لإنشاء تقارير PDF. وتجيب كل شاشة عن سؤال مختلف وتحسب شيئًا مختلفًا قليلًا، لذا فإن أول ما يجدر معرفته هو الفرق بينها.

الصفحة الرئيسية للتقارير

تبدأ الصفحة الرئيسية بشريط تصفية (تاريخ البداية، وتاريخ النهاية، والبرنامج)، وستة أرقام في الأعلى، وثلاثة مخططات بيانية، ثم بطاقة لكل تقرير. وتحمل كل بطاقة زر «عرض التقرير» وزر «تنزيل CSV»، بحيث يمكن قراءة كل تقرير على الشاشة أو أخذه كملف.

• الأفراد المسجَّلون، أي عدد الأفراد الذين أُضيفوا إلى سجلك.
• الأفراد الذين تم الوصول إليهم دون تكرار، أي أن كل شخص يُحتسب مرة واحدة، مهما بلغ عدد الأنشطة التي شارك فيها.
• الخدمات المقدَّمة، أي كل سجل حضور، بحيث يُحتسب الشخص الذي حضر عشر جلسات عشر مرات.
• البرامج النشطة والمشاريع النشطة، أي تلك التي تكون حالتها «نشط».
• الأنشطة خلال الفترة، أي الأنشطة الواقعة ضمن التواريخ التي اخترتها.

تعرض المخططات البيانية الثلاثة نطاق الوصول عبر الزمن حسب الشهر، ونطاق الوصول لكل برنامج، وتوزيع الأشخاص الذين تم الوصول إليهم حسب النوع الاجتماعي. وتتبع شريط التصفية نفسه الذي تتبعه الأرقام. ويتناول موضوع لاحق في هذا الفصل التنزيلات على حدة.

الأفراد حسب الحالة

تعرض هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل حالة، مع العدد ونسبة الحالة من السجل كنسبة مئوية، مرتبة بحيث تأتي أكبر فئة أولًا.

ولأنها تجمّع السجل نفسه، يظهر كل شخص مرة واحدة بالضبط. وهذه هي الشاشة الوحيدة في الوحدة التي تمثل فعلًا عددًا للأشخاص. ويرتبط كل صف بالسجل مصفّى على تلك الحالة، بحيث يمكنك دائمًا معرفة من يقف وراء كل رقم.

الأفراد لكل برنامج

تعرض هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل برنامج، مع ستة أعمدة: إجمالي المسجَّلين، والمكتملون، والحاضرون، والغائبون، والمتأخرون، والمعذورون. ويُحتسب في هذه الأعمدة الستة شيئان مختلفان، والفرق بينهما مهم.

لذا، في برنامج نُفِّذت فيه جلسات كثيرة، قد تكون الأعمدة الأربعة الأخيرة أكبر بكثير من العمودين الأولين. فمن حضر عشر جلسات من نشاط واحد يمثل تسجيلًا واحدًا وعشرة سجلات حضور.

وتراعي هذه الشاشة أيضًا إمكانية الاطلاع على مستوى السجل. فلا تشمل الإجماليات إلا المشاريع المسموح لك برؤيتها، لذا قد يرى زميلان لهما صلاحيات وصول مختلفة إجماليات مختلفة للبرنامج نفسه، وكلاهما صحيح.

معدل الحضور لكل نشاط

تعرض هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل نشاط، مع الحاضرين والمتأخرين والغائبين والمعذورين، والإجمالي، والمعدل. والمعدل هو الحاضرون مضافًا إليهم المتأخرون، مقسومًا على الإجمالي.

تُستبعد الأنشطة التي ليس لها أي سجلات حضور من التقرير كليًا، لذا فإن النشاط الذي توقعت رؤيته ولم تجده هو عادةً نشاط لم يُسجَّل فيه حضور أحد بعد. وتُرتَّب الصفوف بحيث يأتي أحدث نشاط أولًا.

المتابعة والتقييم للبرامج

تعرض هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل برنامج مع نطاق الوصول دون تكرار، والخدمات المقدَّمة، والخدمات لكل شخص، إضافةً إلى ثلاثة إجماليات في الأعلى. وتحمل شريط التصفية المشترك، بحيث تغطي الصفوف الفترة والبرنامج اللذين اخترتهما.

ملخص المشاريع

تعرض هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل مشروع مع الجهة المانحة والميزانية والتواريخ ونطاق الوصول مقارنةً بالمستهدف. ويضيف شريط التصفية فيها خانة للحالة إلى الخانات المعتادة: تاريخ البداية وتاريخ النهاية والبرنامج.

مشاركة الأفراد

تسرد هذه الشاشة صفًا واحدًا لكل فرد تم الوصول إليه خلال الفترة، مع الأنشطة التي حضرها والخدمات التي تلقاها، بواقع خمسة وعشرين صفًا في الصفحة. ويضيف شريط التصفية فيها خانة للنوع الاجتماعي. ولأنها تتضمن أسماء أشخاص، يُسجَّل فتحها في سجل الاطلاع لمساحة العمل بالطريقة نفسها التي يُسجَّل بها التصدير.

إنشاء تقرير PDF

تُنشئ «إنشاء تقرير» ملف PDF يحمل هوية منظمتك عن فترة زمنية ونطاق تختارهما، إما جميع البرامج أو برنامجًا واحدًا، مع الأقسام التي تحددها: البرامج، والأنشطة، والحضور، والأفراد الذين تم الوصول إليهم، والمؤشرات. ولا يُحتسب القسم الذي تستبعده إطلاقًا. ويمكنك اختيار لغة التقرير وإدخال عنوان بريد إلكتروني اختياريًا لتلقي نسخة منه؛ ويُنزَّل الملف في الحالتين. ويُسجَّل إنشاء التقرير بوصفه عملية تصدير لأنه يتضمن بيانات الوصول على مستوى الأفراد.

كتابة السرد الوصفي للتقرير

تبيّن الأرقام ما حدث؛ ويبيّن السرد الوصفي ما يعنيه ذلك. من «إنشاء تقرير»، اتبع «كتابة السرد الوصفي أو تعديله» لكتابة قسم افتتاحي لملف PDF، لبرنامج واحد أو للمنظمة ككل. ويُحفظ هذا القسم مرتبطًا بذلك البرنامج وبفترة الإبلاغ تلك، بحيث يستعيد إنشاء التقرير نفسه مجددًا النص ذاته، ويمكنك كتابته بأي من اللغات التي تستخدمها مساحة العمل. وكتابته اختيارية: يعيدك «تخطٍّ» مباشرةً إلى ملف PDF.

قراءة الأرقام

نوعان من الشاشات يحسبان الأشخاص مرة واحدة لكل منهم: «الأفراد حسب الحالة»، التي تجمّع السجل نفسه، وأرقام نطاق الوصول دون تكرار في الصفحة الرئيسية للتقارير و«المتابعة والتقييم للبرامج» و«مشاركة الأفراد»، التي تحسب كل شخص مرة واحدة مهما بلغ عدد الأنشطة التي حضرها. أما كل ما عدا ذلك في هذه الشاشات فيحسب التسجيلات أو سجلات الحضور أو الخدمات.

والقاعدة العملية المترتبة على ذلك بسيطة: لا تجمع عمودًا من تقرير مع عمود من تقرير آخر. فهما ليسا بالوحدة نفسها، ولا معنى لمجموعهما.