Einzelpersonen

Eine Einzelperson ist ein Mensch, mit dem Ihre Organisation arbeitet. Einzelpersonen stehen im Mittelpunkt des Registers: Sie nehmen an Aktivitäten teil, beantworten Formulare und werden in Ihren berichteten Zahlen gezählt.

Das Register

Die Seite „Einzelpersonen“ listet alle registrierten Personen auf, jeweils fünfundzwanzig pro Seite, alphabetisch sortiert. Die Spalten sind Name, Gender, Alter, Staatsangehörigkeit, Bevölkerungsgruppe, Lynks, Gouvernement, Ausweisnummer, Status und Registriert.

Eine Person registrieren

Wählen Sie „Neue Einzelperson registrieren“. Das Formular ist in Abschnitte gegliedert, die Sie der Reihe nach bearbeiten können.

• Vollständiger Name. Vor-, zweiter Vor- und Nachname. Vor- und Nachname sind immer Pflichtangaben. Eine Vorschauzeile zeigt Ihnen bei der Eingabe den zusammengesetzten Namen.
• Demografische Angaben. Gender, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Bevölkerungsgruppe, Bildung, Familienstand, Beschäftigung, Beruf und Herkunftsland. Wenn Sie „Hat eine Behinderung“ ankreuzen, erscheint ein Feld für die Art der Behinderung.
• Identifikation. Ausweisart und Ausweisnummer.
• Kontakt. Telefon, alternative Telefonnummer, E-Mail und die bevorzugte Kontaktart der Person.
• Ort. Ihre drei geografischen Ebenen, nacheinander ausgewählt, sowie eine Anschrift als Freitext.
• Haushalts-Lynk und Einrichtungs-Lynk. Verknüpfen Sie die Person mit einem Haushalt und einer Einrichtung, jeweils mit einer Rolle.
• Status und Einwilligung. Status, Registrierungsdatum, Foto, das Einwilligungskästchen mit Datum sowie etwaige Notizen.

Festlegen, welche Felder Pflichtfelder sind

Welche Felder Ihre Mitarbeitenden ausfüllen müssen, entscheiden Sie selbst. Öffnen Sie Einstellungen und dann „Felder des Registrierungsformulars“. Jedes Feld hat ein Häkchen „Sichtbar“ und ein Häkchen „Pflichtfeld“.

• Ein ausgeblendetes Feld kann nicht zugleich Pflichtfeld sein; wenn Sie „Sichtbar“ abwählen, wird auch „Pflichtfeld“ abgewählt.
• Vor- und Nachname sind immer Pflichtangaben und erscheinen nicht auf dieser Seite, da der vollständige Name der Person aus ihnen gebildet wird.
• Gender is required until you decide otherwise. On a workspace that has never saved this screen its Required tick is on, and every way of registering someone asks for it: this form, the block on a form for someone new, a phone and an import. Untick Required to make it optional.
• Die Regel wird beim Speichern des Datensatzes durchgesetzt und nicht nur im Browser, sodass sie unabhängig davon gilt, auf welchem Weg der Datensatz eingeht.

Eine Person wiederfinden

Das Suchfeld über dem Register findet Treffer nach dem Namen in jeder Ihrer aktiven Sprachen, nach Telefonnummer, Ausweisnummer und Gouvernement, sodass Sie eine Person anhand jeder Angabe finden können, die Ihnen gerade vorliegt. Daneben gibt es Filter für Status und Gender.

Die Seite der Einzelperson

Wenn Sie eine Person öffnen, sehen Sie eine einzige Seite statt mehrerer Registerkarten, sodass alles durch Scrollen sichtbar ist.

• Ein Kopfbereich mit Foto, Name, Datensatznummer und Status.
• Die Zahl der besuchten Aktivitäten und der übermittelten Formulare sowie gegebenenfalls der Haushalt.
• Ein Aktivitätsverlauf in zeitlicher Reihenfolge, zusammengestellt aus Anwesenheit, Formularantworten und Lynks.
• Eine Karte „Lynks“, die jede Verbindung zu Haushalten und Einrichtungen mit der jeweiligen Rolle auflistet.
• Die Karten „Identität“ und „Kontakt“ mit allen im Formular eingegebenen Angaben.
• Die Tabellen „Teilnahme“ und „Formulare“ mit den Aktivitäten, an denen die Person teilgenommen hat, und den Formularen, die sie beantwortet hat.

Das Menü oben rechts bietet „Daten dieser Person exportieren“ an. Damit wird eine übertragbare Kopie aller über die Person erfassten Daten erstellt. Diese Funktion dient der Beantwortung von Auskunftsersuchen und steht nur Personen zur Verfügung, deren Rolle Downloads erlaubt.