Datenschutz und das Zugriffsprotokoll
Wie Fotos und persönliche Dateien geschützt sind und was CommonLynk darüber festhält, wer einen Datensatz eingesehen hat.
Ein Personenregister ist das Sensibelste, was ein Arbeitsbereich enthält, und CommonLynk behandelt es entsprechend.
Fotos und persönliche Dateien
Ein einer Person zugeordnetes Foto wird niemals unter einer erratbaren Webadresse veröffentlicht. Es wird außerhalb des Bereichs gespeichert, auf den der Webserver überhaupt zugreifen kann, und jede Anfrage danach wird geprüft, bevor auch nur ein einziges Byte gesendet wird.
Die Prüfung stellt sicher, dass Sie angemeldet sind, dass der Datensatz zu Ihrem Arbeitsbereich gehört, dass Ihre Rolle Registrierungen anzeigen darf, dass Sie diesen Datensatz sehen dürfen und dass Fotos für Ihre Rolle nicht ausgeblendet sind. Schlägt eine dieser Prüfungen fehl, lautet die Antwort, dass die Datei nicht gefunden wurde, und nicht, dass der Zugriff verweigert wurde, sodass niemand durch Nachfragen herausfinden kann, was existiert.
Was das Zugriffsprotokoll erfasst
CommonLynk hält fest, wer die Seite einer Person, eines Haushalts oder einer Einrichtung geöffnet und wer Registrierungsdaten exportiert hat. Zwei Punkte sollten dabei genau verstanden werden.
- Es wird festgehalten, welcher Datensatz von wem geöffnet wurde, niemals aber, was der Datensatz enthielt. Es werden keine Feldwerte in das Protokoll übernommen.
- Protokolliert werden nur vollständige Datensatzseiten und Exporte. Das Durchsehen einer Liste, eine Suche oder der Blick auf ein Dashboard werden nicht protokolliert.
Einträge werden nach einem festgelegten Zeitraum automatisch gelöscht. Unter Einstellungen und dann Sicherheit sehen Sie, ob das Protokoll aktiviert ist und wie lange Einträge aufbewahrt werden.
Notfallzugriff
Muss eine mitarbeitende Person einen Datensatz außerhalb ihres üblichen Zugriffsbereichs öffnen, fordert CommonLynk sie zunächst auf, einen Grund anzugeben, und öffnet den Datensatz dann für eine begrenzte Zeit. Diese Seite bestätigt lediglich, dass der Datensatz existiert; der Grund wird gespeichert, und der Zugriff erscheint wie jeder andere im Protokoll.
Ihre Mitarbeitenden informieren
Das Zugriffsprotokoll enthält Informationen über Ihre eigenen Beschäftigten ebenso wie über die Menschen, für die Sie arbeiten. In den meisten Ländern sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden über seine Existenz zu informieren. Die Seite „Sicherheit“ weist deshalb klar darauf hin, und die dortige Formulierung ist ein guter Ausgangspunkt für Ihre eigene Information an die Mitarbeitenden.