Datensätze im Massenimport übernehmen
Eine bestehende Liste von Personen, Haushalten oder Einrichtungen aus einer Tabelle übernehmen und den zurückgegebenen Bericht auswerten.
Alle drei Datensatzarten können aus einer Tabelle importiert werden. Der Ablauf ist jeweils derselbe und beginnt auf der Listenseite, nicht auf einer eigenen Seite.
Einen Import starten
- Öffnen Sie die Liste der Einzelpersonen, Haushalte oder Einrichtungen und wählen Sie „Importieren“.
- Wählen Sie zuerst „Vorlage herunterladen“, damit Ihre Spaltennamen und die Optionen in jeder Spalte dem entsprechen, was CommonLynk erwartet.
- Füllen Sie die Vorlage aus und lassen Sie die Kopfzeile unverändert. Die Beispielzeile können Sie löschen oder stehen lassen: Sie wird in jedem Fall ignoriert.
- Kehren Sie zur Liste zurück, wählen Sie erneut „Importieren“, wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf „Hochladen und importieren“.
Die Vorlage
Die heruntergeladene Arbeitsmappe ist auf Ihren Arbeitsbereich zugeschnitten und kein allgemeines Muster. Pflichtspalten sind anders eingefärbt als optionale, Auswahlspalten enthalten die genaue Liste der zulässigen Werte als Auswahlmenü, und ein Tabellenblatt „Feldregeln“ erläutert jede Spalte mit ihrem Format und einem Beispiel.
Hat Ihr Arbeitsbereich eine zweite Inhaltssprache, erscheinen die Namensspalten zweimal, je einmal pro Sprache, und sind mit der tatsächlich gewählten Sprache beschriftet.
Spaltenüberschriften werden flexibel zugeordnet, sodass Unterschiede in Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen oder Satzzeichen keine Rolle spielen. Die Namen von Gouvernements, Distrikten und Dörfern müssen mit den bereits in Ihrem Arbeitsbereich eingerichteten Orten übereinstimmen.
Umgang mit Dubletten
- Eine Einzelperson, deren Ausweisnummer in Ihrem Register bereits vorhanden ist, wird übersprungen. Bestehende Personen werden durch einen Import niemals überschrieben.
- Ein Haushalt, dessen Code bereits vorhanden ist, wird übersprungen.
- Eine Einrichtung, deren Name mit einer bereits vorhandenen übereinstimmt, wird aktualisiert statt übersprungen, allerdings nur, wenn die importierende Person auch die Berechtigung zum Bearbeiten hat.
Der Importbericht
Jede Zeile wird für sich geprüft, sodass eine fehlerhafte Zeile niemals den Rest aufhält. Eine fehlgeschlagene Zeile wird überhaupt nicht gespeichert.
Nach Abschluss des Hochladens wird automatisch ein Bericht heruntergeladen. Er enthält ein Übersichtsblatt, das zählt, wie viele Zeilen importiert, aktualisiert, übersprungen und fehlgeschlagen sind, und ein Detailblatt, das jede Zeile mit ihrem Ergebnis und, falls etwas schiefging, dem Grund aufführt. Eine kurze Übersicht derselben Zahlen erscheint außerdem auf der Listenseite.