Offline-Datenerhebung

Feldarbeit findet dort statt, wo es keinen Empfang gibt. CommonLynk Forms lässt sich auf einem Telefon oder Tablet installieren und ganz ohne Verbindung nutzen; die erhobenen Daten werden auf dem Gerät gespeichert, bis sie gesendet werden können.

Formulare auf einem Gerät installieren

Öffnen Sie die Formularliste im Browser des Geräts. Sofern der Browser dies unterstützt, erscheint ein Banner mit dem Hinweis „Fügen Sie CommonLynk Forms für die Offline-Nutzung zu Ihrem Startbildschirm hinzu“ sowie den Schaltflächen „Installieren“ und „Später“.

Wählen Sie „Installieren“, und ein Symbol für „Formulare“ wird neben den anderen Apps auf dem Gerät hinzugefügt. Sie müssen nichts aus einem App-Store herunterladen: Installiert haben Sie die Plattform selbst, so verpackt, dass sie sich wie eine App öffnet.

Formulare auf das Gerät bringen

On the forms list, the device button in the top bar opens On this device (on a phone it is under More tools). It lists the forms you collect on, the version of each that the device holds, and whether each is ready. A form with a respondent list is ready only when its list is on the device too, and the window shows how many people the list holds and when it was last updated. Check for updates is there as well. The same readiness line appears on your dashboard.

On wifi, forms and their respondent lists download in the background, with nothing to answer. On mobile data, and whenever the browser cannot tell which kind of connection it has (only Chrome on Android reports this), nothing large downloads by itself: the readiness line says what is waiting and how large it is, and a tap downloads it. This is checked when your dashboard opens, when you open On this device from the forms list, and whenever the connection comes back. Opening a form that is not yet on the device while on mobile data asks you once, stating the size.

Wird eine neuere Version eines Formulars veröffentlicht, lädt ein Gerät, das davon weiß, die neue Version herunter, bevor es eine neue Antwort beginnt; ohne Verbindung weist die Seite darauf hin, dass zuerst die Aktualisierung erforderlich ist. Eine bereits begonnene Antwort wird in der Version abgeschlossen, in der sie begonnen wurde.

Arbeiten ohne Verbindung

Offline geht die Arbeit wie gewohnt weiter. Antworten werden im eigenen Speicher des Browsers auf diesem Gerät gehalten: Eine Antwort, die Sie erst teilweise ausgefüllt haben, wird als Entwurf gespeichert, und eine übermittelte Antwort wird in eine Warteschlange zum Senden aufgenommen.

Solange das Gerät offline ist, weist ein Banner oben im Formular darauf hin und zeigt, wie viele Antworten warten. Beim Übermitteln im Offline-Modus wird die Antwort in die Warteschlange aufgenommen und mit der Meldung „Offline gespeichert“ bestätigt. Eine Antwort, in der eine Pflichtangabe fehlt, wird auf dem Gerät nicht angenommen; die Seite zeigt an, was fehlt.

Eine Antwort für eine neue Person kann ohne Verbindung begonnen werden, wenn das Formular und Ihre Rolle die Registrierung von Personen erlauben. Die Angaben zur Person werden mit der Antwort übertragen, und die Person wird registriert, sobald die Antwort den Server erreicht.

Hat das Formular eine Befragtenliste, wird diese auf dem Gerät gespeichert. Tippen Sie auf „Ausfüllen“, und die Seite fragt: Wen befragen Sie? Sie können ohne Empfang nach nationaler Ausweisnummer, Telefonnummer, Name oder Referenz suchen. Wird die Person gefunden, öffnet sich das Formular mit Antworten, die aus ihrem Profil vorausgefüllt und mit dem Datum der Liste auf dem Gerät gekennzeichnet sind. Gibt es keinen Treffer, können Sie eine neue Person registrieren, sofern das Formular und Ihre Rolle dies erlauben; Haushalte und Einrichtungen, die nicht auf der Liste stehen, werden online registriert. Auch eine Person, die nicht auf der Liste steht oder das Kriterium des Formulars noch nicht erfüllt, kann befragt werden; die Seite weist dann darauf hin, dass die Antwort bis zu einer Entscheidung zurückgehalten wird.

Was die Befragtenliste auf dem Telefon enthält

Die Liste enthält, was eine datenerhebende Person braucht, um Personen zu finden. Namen, Referenznummern und die letzten vier Zeichen jeder Ausweisnummer sind sichtbar. Ein Profilfeld ist nur dann lesbar auf dem Telefon, wenn das Formular es aus dem Profil vorausfüllt. Ausweis- und Telefonnummern werden als Hashwerte übertragen und nur für die Suche verwendet: Sie werden nicht angezeigt, was sie vor einem flüchtigen Blick verbirgt, sie aber nicht schützt. Felder zum Schutzstatus, etwa Bevölkerungsgruppe und Behinderung, gelangen nie auf ein Telefon.

Die Liste ist auf dem Gerät verschlüsselt. Das verhindert, dass jemand ihren vom Telefon kopierten Speicher auslesen kann. Es verhindert nicht, dass jemand das entsperrte Telefon benutzt.

Wann die Liste vom Telefon entfernt wird

Die Befragtenliste wird vom Telefon entfernt:

• wenn Sie sich abmelden, auch ohne Verbindung;
• wenn sich eine andere Person auf dem Telefon anmeldet;
• wenn das Formular oder seine Liste Ihnen nicht mehr zugewiesen ist;
• wenn eine verantwortliche Person die Erhebung für das Formular als abgeschlossen markiert.

Sobald eine verantwortliche Person die Erhebung als abgeschlossen markiert, lädt kein Gerät das Formular mehr herunter, und offline wird keine neue Antwort darin begonnen. Jedes Gerät entfernt die Formularseite und die Befragtenliste bei der nächsten Verbindung von sich selbst, und zwar erst, nachdem es gemeldet hat, dass für dieses Formular nichts mehr zum Senden aussteht, einschließlich einer begonnenen Antwort. Was entfernt wird, bleibt 30 Tage lang gesondert auf dem Telefon gespeichert, kann unter „Auf diesem Gerät“ im Bereich „Von diesem Gerät entfernt“ wiederhergestellt werden und wird danach gelöscht. Verspätete Antworten werden weiterhin angenommen.

Eine verantwortliche Person kann ein Gerät, das sich nie mehr melden wird, etwa ein verlorenes oder defektes Telefon, trotzdem bereinigen lassen. Nicht gesendete Antworten bleiben darauf erhalten und werden weiterhin gesendet, falls es sich jemals wieder verbindet.

Keiner dieser Fälle entfernt eine Antwort, die noch nicht gesendet wurde.

Entwürfe und ihre Wiederherstellung

Ein Entwurf speichert sich während der Eingabe von selbst, etwa anderthalb Sekunden nachdem Sie aufgehört haben zu tippen. Sie müssen dafür nichts drücken, und es geschieht unabhängig davon, ob eine Verbindung besteht.

Responses in progress are listed in On this device, under In progress on this device, and Resume continues one where you left it.

Erhobene Daten senden

Eine übermittelte Antwort wird gesendet, wenn „Formulare“ mit einer Verbindung geöffnet ist: beim Laden einer Seite, wenn die Verbindung zurückkehrt, und in regelmäßigen Abständen, solange die Seite geöffnet bleibt. In Browsern, die dies unterstützen, etwa Chrome, kann sie auch im Hintergrund gesendet werden. Eine Antwort verlässt das Gerät erst, wenn der Server bestätigt, dass er sie gespeichert hat oder bereits vorliegen hatte, sodass ein erneuter Versuch nie eine zweite Kopie erzeugt.

Zum Senden müssen Sie angemeldet sein. Eine unter einem Konto erhobene Antwort wartet auf dem Telefon, bis sich diese datenerhebende Person wieder anmeldet.

Eine Antwort, die der Server in ihrer vorliegenden Form nicht zählen kann – etwa eine für eine Person, die nicht auf der Liste steht, eine mit einer bereits registrierten Ausweisnummer oder eine mit einem Wert, der nicht gespeichert werden konnte –, wird trotzdem gespeichert: entweder als unvollständig, damit die datenerhebende Person sie abschließt, oder als wartend auf die Entscheidung einer verantwortlichen Person. Sie verbleibt nicht auf dem Telefon.

Die Formularliste zeigt, wie viele Antworten auf das Senden warten und welche das Gerät nicht senden konnte, jeweils mit dem Grund. Nach wiederholten Fehlschlägen wird das Senden angehalten; „Erneut versuchen“ startet es erneut.

Hat sich die Adresse Ihres Arbeitsbereichs geändert, werden Antworten, die noch unter der alten Adresse warten, von „Formulare“ unter der alten Adresse gesendet, solange diese noch erreichbar ist; anschließend leitet „Formulare“ Sie zur neuen Adresse weiter.

Was eine Verbindung erfordert

Einige Funktionen erfordern eine Verbindung:

• Foto-, Video-, Datei- und Sprachfragen, weil die Datei bereits bei der Auswahl hochgeladen wird. Ein Formular mit einer Pflichtfrage dieser Art wird unter „Verbindung erforderlich“ aufgeführt.
• Im Formular für eine neue Person: die Auswahl eines Ortes unterhalb der ersten Ebene und die Prüfung einer Telefonnummer.
• Die Registrierung eines Haushalts oder einer Einrichtung, die nicht auf der Befragtenliste steht.