Öffentliche Formularlinks

Ein Formular muss nicht von Ihren eigenen Mitarbeitenden ausgefüllt werden. Jedes Formular hat eine öffentliche Webadresse, die jede Person in einem Browser öffnen kann, ohne CommonLynk-Konto und ohne etwas installieren zu müssen.

Der öffentliche Link

Die Adresse hat diese Form, wobei das Token eine lange, zufällige Kennung ist, die zu genau diesem Formular gehört: /forms/f/<token>/

Der Link funktioniert nur, solange zwei Bedingungen erfüllt sind: Das Formular ist als öffentlich gekennzeichnet, und sein Status ist nicht „Geschlossen“. Trifft eine davon nicht mehr zu, ist die Adresse zwar weiterhin erreichbar, doch den Besuchenden wird statt der Fragen ein Hinweis angezeigt, dass das Formular geschlossen ist. Ein bereits versendeter Link lässt sich also deaktivieren, ohne eine fehlerhafte Adresse zu hinterlassen.

Es gibt außerdem eine zweite Art von Link. Über die Seite „Lynks“ des Formulars können Sie solche Links in großer Zahl erzeugen, einen pro Person, sodass alle eine eigene Adresse erhalten, statt sich eine zu teilen. Diese Links haben folgende Form: /forms/respond/<token>/

Ein Formular mit einem Zugangscode schützen

Ein öffentliches Formular kann mit einem Zugangscode versehen werden. Die Besuchenden werden dann vor der ersten Frage kurz nach dem Code gefragt; mit dem richtigen Code wird das Formular für diese Browsersitzung geöffnet, die eine Stunde dauert.

Der Code wird als Hash und nicht im Klartext gespeichert. Das bedeutet, dass ihn später niemand aus der Plattform auslesen kann, auch Ihre eigenen Administratorinnen und Administratoren nicht. Bewahren Sie eine Kopie dort auf, wo Sie auch Ihre übrigen Projektunterlagen aufbewahren, denn wenn er verloren geht, bleibt nur, einen neuen festzulegen.

Verhindern, dass dieselbe Person zweimal antwortet

Jedes Formular hat eine Regel für Mehrfachantworten mit drei Einstellungen: zulassen, warnen oder blockieren.

Was die Regel tatsächlich prüfen kann, hängt davon ab, wer das Formular ausfüllt. Anonyme Besuchende über einen öffentlichen Link haben keine Identität außer ihrer Browsersitzung, daher wird die Browsersitzung verglichen. Bei einem Formular mit der Einstellung „blockieren“ wird einem Browser, der bereits übermittelt hat, eine Seite mit dem Hinweis „bereits übermittelt“ angezeigt, und der zweite Versuch wird abgelehnt.

Füllt eine mitarbeitende Person dasselbe Formular im Arbeitsbereich aus, ist die Prüfung strenger, da die Antwort einer namentlich bekannten Einzelperson zugeordnet ist. Dann sucht die Plattform nach einer früheren abgeschlossenen Antwort derselben Person.

Nach dem Absenden

Eine öffentliche Übermittlung endet auf einer Dankesseite unter der Adresse des Formulars, an die „thanks“ angehängt ist: /forms/f/<token>/thanks/

Was ein Link nicht kann

Zwei Dinge, die man vernünftigerweise erwarten würde, die die Plattform aber nicht bietet:

• Ein Link hat kein Ablaufdatum. Er kann nicht so eingestellt werden, dass er an einem bestimmten Tag nicht mehr funktioniert.
• Es gibt keine Höchstzahl an Antworten. Ein Link kann nicht so eingestellt werden, dass er die ersten fünfzig Antworten annimmt und sich dann selbst schließt.