Ein Formular veröffentlichen
Entwurf, Aktiv und Geschlossen – und was das Veröffentlichen einer Version tatsächlich bewirkt.
Ein Formular hat einen Status, der bestimmt, ob es beantwortet werden kann, und eine Version, also eine eingefrorene Kopie seiner Fragen. Das sind zwei getrennte Konzepte, und sie werden über zwei verschiedene Schaltflächen auf der Detailseite des Formulars geändert.
Entwurf, Aktiv und Geschlossen
Jedes Formular hat einen von drei Status. Ein neues Formular beginnt als Entwurf: Sie können es aufbauen und umbauen, und es ist noch für niemanden geöffnet. Aktiv bedeutet, dass das Formular freigeschaltet ist und beantwortet werden kann. Geschlossen bedeutet, dass es abgeschlossen ist und keine weiteren Antworten annimmt.
Eine Schaltfläche auf der Detailseite bringt das Formular in den nächsten Status. Ein Formular im Entwurf zeigt „Aktiv setzen“, ein aktives Formular zeigt „Formular schließen“.
Eine Version veröffentlichen
„Veröffentlichen“ ist eine eigene Schaltfläche und verlangt zunächst eine Bestätigung mit der Frage „Eine neue Version dieses Formulars veröffentlichen?“.
Beim Veröffentlichen wird eine Momentaufnahme der Fragen in ihrem aktuellen Zustand erstellt und als nummerierte Version gespeichert. Diese Version wird zur aktuellen Version des Formulars, und jede ab diesem Zeitpunkt erhobene Antwort hält fest, auf welche Version sie sich bezieht.
War das Formular beim Veröffentlichen noch ein Entwurf, wird es durch das Veröffentlichen zugleich aktiv gesetzt, sodass eine einzige Aktion ein Formular vom unfertigen in den freigeschalteten Zustand bringen kann. Das Veröffentlichen wird mit Person und Zeitpunkt im Aktivitätsprotokoll Ihres Arbeitsbereichs festgehalten.
Blank copy, on a form's Summary page, shows every question with its choices and help text, ready to print, without starting a response. Use it as a paper fallback when a device fails, or to let a supervisor or a partner read a form before it is published. Opening it records nothing.
Den Versionsverlauf lesen
Die Detailseite listet die bisherigen Versionen des Formulars jeweils mit ihrem Veröffentlichungsdatum auf und kennzeichnet die neueste.
Da jede Antwort die Version festhält, auf die sie sich bezieht, kann ein Export frühe und späte Antworten nebeneinanderstellen und trotzdem zeigen, welche Fragen jede Person tatsächlich gesehen hat. Dadurch lässt sich ein Formular auch mitten im Projekt gefahrlos ändern.
Ein Formular schließen
„Formular schließen“ beendet die Erhebung. Solange ein Formular geschlossen ist, öffnet sein öffentlicher Link den Fragebogen nicht mehr; wer dem Link folgt, erhält stattdessen den Hinweis, dass das Formular geschlossen ist.
Das Schließen ändert nichts an bereits erhobenen Daten. Die Antworten, die Bewertungen und die Exporte bleiben genau so, wie sie waren, und der Versionsverlauf bleibt beim Formular.