Wie Teilnahme gezählt wird

Warum eine Person, die an drei Aktivitäten teilnimmt, als eine Einzelperson und drei Leistungen zählt, und was darüber entscheidet, wer zählt.

Die Berichterstattung an Geber erfordert meist zwei Zahlen, die leicht verwechselt werden: wie viele Menschen Sie erreicht haben und wie viele Leistungen Sie erbracht haben. CommonLynk hält sie auseinander.

Zwei verschiedene Fragen

„Einzelpersonen ohne Doppelzählung“ zählt Personen. Wer an drei Ihrer Aktivitäten teilgenommen hat, wird einmal gezählt.
Erbrachte Leistungen zählt Anlässe. Dieselbe Person entspricht drei Leistungen.
Durchschnittliche Leistungen pro Person ist der zweite Wert geteilt durch den ersten und zeigt, wie intensiv Sie mit Menschen gearbeitet haben, nicht wie viele Sie erreicht haben.

Die drei Zählregeln

Ob jemand zu den von einer Aktivität erreichten Einzelpersonen zählt, hängt davon ab, was diese Art von Aktivität bedeutet. Jede Aktivität folgt einer von drei Regeln.

Registriert oder erhalten. Alle Angemeldeten zählen, unabhängig davon, ob sie als anwesend markiert wurden. Das ist für eine Verteilung richtig: Wer ein Lebensmittelpaket abgeholt hat, wurde erreicht.
Mindestens einmal anwesend. Eine Person zählt, wenn sie in mindestens einer Sitzung anwesend oder verspätet war. Das ist für ein Beratungsangebot oder einen Feldbesuch richtig.
Aktivität abgeschlossen. Nur Personen, die an jeder Sitzung teilgenommen haben, zählen. Das ist für eine Schulung richtig, bei der die Teilnahme an einem von fünf Tagen nicht das zugesagte Ergebnis ist.

Welche Regel Ihre Aktivität verwendet

Sie wählen die Regel nicht direkt. Sie ergibt sich aus der Art der Aktivität, die Sie in Schritt eins des Assistenten gewählt haben, denn die Art sagt bereits aus, wozu die Aktivität dient.

Schulungen, Workshops und Assessments zählen Personen, die die Aktivität abgeschlossen haben.
Beratungssitzungen und Feldbesuche zählen Personen, die mindestens einmal anwesend waren.
Verteilungen, Sensibilisierungsveranstaltungen, Treffen, Gemeindedialoge und Informationsveranstaltungen zählen alle registrierten Personen.

Da sich die Regel nach der Art der Aktivität richtet, ist die Wahl der richtigen Kachel in Schritt eins das Wichtigste, was Sie für Ihre gemeldeten Zahlen tun. Wenn Ihre Zahlen falsch aussehen, prüfen Sie zuerst die Art der Aktivität.

Was als abgeschlossen gilt

Jedes Mal, wenn Sie das Anwesenheitsraster speichern, ermittelt CommonLynk neu, wer die Aktivität abgeschlossen hat. Eine Person gilt als abgeschlossen, wenn es für sie in jeder einzelnen Sitzung einen Eintrag gibt und jeder dieser Einträge anwesend oder verspätet lautet.

Verspätet gilt weiterhin als anwesend. Wer zu spät kam, war da.
Entschuldigt gilt nicht als anwesend. Eine genehmigte Abwesenheit ist für den Abschluss eines Kurses dennoch eine Abwesenheit, und wer als entschuldigt markiert wird, zählt nicht mehr als abgeschlossen.
Eine für jemanden leer gelassene Sitzung zählt wie eine Abwesenheit gegen die Person, denn Abschluss bedeutet einen vollständigen Nachweis, nicht bloß das Fehlen von Abwesenheiten.
Eine Aktivität ganz ohne Sitzungen bleibt unberührt. Eine Verteilung, bei der nie eine Anwesenheitsliste geöffnet wird, funktioniert weiterhin, weil ihre Regel ohnehin alle registrierten Personen zählt.

Anmeldung und Anwesenheit sind ein Datensatz

CommonLynk führt keine gesonderte Anmeldeliste neben dem Anwesenheitsdatensatz. Wenn Sie jemanden zu einer Aktivität hinzufügen, hält derselbe Datensatz fest, dass die Person registriert wurde und an welchem Datum, und später, ob sie die Aktivität abgeschlossen hat. Eine Zeile, zwei Fakten.

Deshalb können Anmelde- und Anwesenheitszahlen in CommonLynk nie auseinanderlaufen, und deshalb entfernt das Entfernen einer Person aus einer Aktivität beide Fakten zugleich.