Eine Aktivität durchführen und die Anwesenheit erfassen
Eine Aktivität anlegen, Personen anmelden, die Anwesenheit Sitzung für Sitzung erfassen und eine Liste für den Raum drucken.
In einer Aktivität trifft Ihr Programm auf die Menschen, für die es bestimmt ist. Eine Aktivität anzulegen und zu erfassen, wer gekommen ist, ist das, was die meisten Teams in CommonLynk am häufigsten tun.
Die fünf Schritte
- Art der Aktivität wählen. Wählen Sie eine Kachel, etwa Schulung, Verteilung oder Sensibilisierungsveranstaltung. Diese eine Wahl bestimmt auch, wie die Aktivität gezählt wird, und ist daher wichtiger, als sie aussieht.
- Angaben zur Aktivität. Name, Beschreibung, Veranstaltungsort und Moderation, dann das zugehörige Projekt, Daten und Uhrzeiten, die Anzahl der benötigten Anwesenheitssitzungen, die maximale Zahl der Teilnehmenden und die Stunden pro Tag.
- Teilnehmende verknüpfen (Lynk). Fügen Sie die teilnehmenden Personen hinzu, entweder indem Sie einzeln nach ihnen suchen oder indem Sie eine Liste hochladen, die über die nationale Ausweisnummer abgeglichen wird.
- Evaluierungsformulare verknüpfen (Lynk). Legen Sie fest, ob die Aktivität evaluiert wird: mit einer Zufriedenheitsbewertung, einem Test vorher und nachher, beidem oder keinem von beiden.
- Sitzungen prüfen. Prüfen Sie die erzeugten Anwesenheitssitzungen, benennen Sie sie um und fügen Sie eine hinzu oder entfernen Sie eine.
Anschließend zeigt ein Übersichtsbildschirm alles an, bevor Sie bestätigen und die Aktivität anlegen.
Sitzungen
Eine Sitzung ist ein einzelner Termin innerhalb einer Aktivität. Ein einzelner Verteilungstag hat eine Sitzung; eine Schulung über fünf Tage hat fünf. CommonLynk ermittelt anhand der angegebenen Daten, wie viele Sie benötigen, und in Schritt fünf können Sie die Anzahl anpassen und jeder Sitzung einen eigenen Namen geben.
Die Sitzungen bilden die Spalten Ihres Anwesenheitsrasters und die Spalten der Liste, die Sie drucken.
Das Anwesenheitsraster
Öffnen Sie eine Aktivität und wählen Sie „Anwesenheit“. Das Raster hat eine Zeile pro teilnehmender Person und eine Spalte pro Sitzung. Die ersten drei Spalten zeigen die Person, ihre Ausweisnummer und ihr Gender, damit Sie schnell die richtige Zeile finden.
Jede Zelle bietet vier Optionen: Anwesend, Abwesend, Entschuldigt und Verspätet. Die Zellen ändern beim Setzen ihre Farbe, sodass eine unvollständige Spalte leicht zu erkennen ist.
- Mit Schaltflächen über dem Raster setzen Sie alle Zellen auf einmal auf anwesend oder abwesend oder setzen das gesamte Raster zurück.
- Jede Sitzungsüberschrift hat eine eigene Schaltfläche, die nur diese Spalte ausfüllt – der schnelle Weg, einen einzelnen Tag zu erfassen.
Ergebnisse vorher und nachher
Haben Sie in Schritt vier Tests aktiviert, erscheinen am Ende des Rasters zwei weitere Spalten für ein Ergebnis vor und ein Ergebnis nach der Aktivität. Statt sie einzutippen, können Sie diese Ergebnisse auch aus einem Formular übernehmen, das Ihre Teilnehmenden ausfüllen.
Sobald Personen beide Ergebnisse haben, ermittelt eine Bewertungsseite den Zugewinn jeder Person – sowohl als einfache Differenz als auch als Anteil des möglichen Zugewinns – und gibt Ihnen einen Gruppendurchschnitt. Lässt sich ein Wert nicht berechnen, bleibt er leer, statt als null angezeigt zu werden.
Eine Liste drucken
Wählen Sie „Anwesenheitsliste drucken“, um die Papierliste zu erstellen, die Sie in den Raum mitnehmen. Zeilennummer und vollständiger Name sind immer enthalten; Sie entscheiden, ob Geburtsdatum, Gender, Staatsangehörigkeit, Telefon, nationale Ausweisnummer, ein Unterschriftsfeld und eine Spalte für Notizen aufgenommen werden.
- Wählen Sie einen Bereich von Sitzungen zum Drucken, bis zu zehn auf einer Liste.
- Fügen Sie bis zu zwanzig leere Zeilen für Personen hinzu, die am Tag selbst ohne Anmeldung erscheinen.
- Die Vorschau zeigt die ersten Teilnehmenden mit den gewählten Spalten, bevor Sie herunterladen.