Programme, Projekte und Aktivitäten
Die drei Ebenen, in die Ihre Arbeit gegliedert ist, und was auf jede Ebene gehört.
Die Arbeit in CommonLynk ist in drei ineinander verschachtelte Ebenen gegliedert. Ein Programm ist Ihr strategischer Rahmen. Ein Projekt ist ein finanziertes, zeitlich befristetes Vorhaben innerhalb dieses Rahmens. Eine Aktivität ist eine einzelne Sitzung oder Veranstaltung, an der Menschen tatsächlich teilnehmen.
Der Aufbau
Jede Ebene beantwortet eine andere Frage. Ein Programm sagt, was Sie verändern wollen. Ein Projekt sagt, wer zahlt, wie viel und bis wann. Eine Aktivität sagt, was geschehen ist, an welchem Tag und wer dabei war.
Programme
Ein Programm hat einen Namen, einen Status, ein Anfangs- und ein Endjahr, eine Beschreibung und ein strategisches Ziel. Jahre statt Daten, weil ein Programm eine Richtung vorgibt und keinen Zeitplan.
Eine Programmseite zeigt oben fünf Kennzahlen: Projekte insgesamt, Einzelpersonen ohne Doppelzählung, Leistungen insgesamt, durchschnittliche Leistungen pro Person und Gesamtbudget. Darunter folgen die Programmdetails und eine Tabelle seiner Projekte.
Projekte
Ein Projekt muss einem Programm zugeordnet sein und ein Anfangsdatum haben. Alles andere ist optional; das Formular ist in die Abschnitte Grundinformationen, Geber und Finanzierung, Zeitplan sowie Ziele gegliedert.
Die Projektseite zeigt sechs Kennzahlen: Reichweite, erbrachte Leistungen, Aktivitäten, Einzelpersonen ohne Doppelzählung, durchschnittliche Abschlussquote und den Anteil der erreichten Frauen. Darunter folgen die Projektdetails, sein Zeitplan und seine geografische Abdeckung sowie eine Tabelle seiner Aktivitäten.
Aktivitäten
Aktivitäten werden immer über einen Assistenten mit fünf Schritten angelegt und nicht über ein einzelnes Formular, weil bei einer Aktivität mehrere Dinge zugleich festgelegt werden müssen: um welche Art von Aktivität es sich handelt, wann sie stattfindet, wer teilnimmt, ob sie evaluiert wird und wie viele Anwesenheitssitzungen sie benötigt.
Eine Aktivität, die Sie begonnen, aber nicht abgeschlossen haben, bleibt in Ihrer Liste als Entwurf markiert und zeigt an, bis zu welchem Schritt Sie gekommen sind. Mit „Weiter“ setzen Sie den Assistenten dort fort, wo Sie aufgehört haben.
Löschen
Ein Programm kann erst gelöscht werden, wenn es keine Projekte mehr enthält; bis dahin wird die Schaltfläche „Löschen“ nicht angezeigt. Das ist beabsichtigt: Würde ein Programm mit darunterliegender Arbeit gelöscht, gingen seine Projekte, Aktivitäten und die Anwesenheitshistorie mit verloren.