Der vollständige Export der Organisation

Der Registerdownload aus dem vorherigen Thema ist ein einzelner Datenbereich als Tabelle. Dies hier ist alles, als ein einziges Archiv.

Der Unterschied zum Registerdownload

Die CSV-Datei von der Berichtsstartseite ist ein einzelner Datenbereich – Ihre Einzelpersonen – in einer Tabelle. Der vollständige Export der Organisation ist Ihr gesamter Arbeitsbereich in einer einzigen Archivdatei. Zwei verschiedene Mechanismen für zwei verschiedene Zwecke; bezeichnen Sie die CSV-Datei daher nie als Export aller Daten.

Der Registerdownload befindet sich unter „Berichte“. Der vollständige Export befindet sich unter „Sicherungen“, einem eigenen Bereich mit eigenen Berechtigungen.

Einen Export anfordern

Öffnen Sie in Ihrem Arbeitsbereich „Sicherungen“. Wenn Ihre Rolle Sicherungen herunterladen darf, sehen Sie „Jetzt sichern“. Die Plattform erstellt außerdem selbstständig geplante Sicherungen, sodass in der Regel bereits eine bereitsteht.

Jede Sicherungszeile hat eine Schaltfläche „Herunterladen“, die einen kurzen Dialog mit zwei Optionen öffnet: ein mit AES 256 verschlüsseltes Archiv mit einem Passwort Ihrer Wahl oder ein unverschlüsseltes Archiv. Das Archiv wird auf Anforderung zusammengestellt und nicht vorgehalten; nach einer kurzen Wartezeit beginnt der Download.

• Manuelle Sicherungen sind pro Tag begrenzt, und für einen Arbeitsbereich wird jeweils nur ein Archiv gleichzeitig zusammengestellt.
• Das von Ihnen gewählte Passwort wird einmalig zum Schreiben des Archivs verwendet und niemals gespeichert. Niemand bei CommonLynk kann Ihr verschlüsseltes Archiv für Sie öffnen, und ein verlorenes Passwort lässt sich nicht wiederherstellen.
• Unabhängig von dieser Wahl wird alles, was die Plattform speichert, am Speicherort verschlüsselt, und der Download wird über die Plattform ausgeliefert statt als direkter Speicherlink übergeben, sodass er durchgehend durch Ihre Berechtigungen geschützt bleibt.
• Alle Administratorinnen und Administratoren des Kontos werden per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Sicherung erstellt und wenn eine heruntergeladen wird.

Was enthalten ist

Ein Paket enthält Tabellen und CSV-Dateien, Ihre ursprünglich hochgeladenen Dateien und eine portable Kopie der Datenbank, nach Bereichen in Ordnern abgelegt:

• Organisationsprofil und Einstellungen
• Registrierungen / Einzelpersonen
• Registrierungen / Haushalte
• Registrierungen / Einrichtungen
• Registrierungen / Konfiguration der Registrierung
• Umsetzung / Programme
• Umsetzung / Projekte
• Umsetzung / Aktivitäten
• Umsetzung / Anwesenheit
• Umsetzung / Indikatoren
• Umsetzung / Berichte
• Formulare
• Benutzer:innen
• Dashboard
• Support
• Anhänge

Ein zusammengestellter Download bleibt einige Tage verfügbar, läuft dann ab, und Sie können einen neuen erstellen. Die Sicherungen selbst folgen einem Zeitplan aus aktuellen täglichen, wöchentlichen und monatlichen Kopien sowie einer Anzahl manueller Sicherungen. Wenn eine Sicherung ausläuft, werden ihre Dateien entfernt, der Eintrag bleibt aber für Ihre Unterlagen erhalten und wird als nicht mehr herunterladbar gekennzeichnet. Sie können eine Sicherung nicht selbst löschen.

Das Manifest

Jedes Paket enthält ein Manifest mit folgenden Angaben: Version des Paketformats, Erstellungszeitpunkt, Zeitpunkt des Datenauslesens, Name Ihres Arbeitsbereichs, Sprachen, Anzahl der Datensätze pro Tabellenblatt, Prüfsumme pro Datei, genaue Softwareversion, aus der es erstellt wurde, Migrationsstand der Datenbank, die festgeschriebene Liste der Spaltenüberschriften und was bewusst ausgelassen wurde.

Dadurch kann ein heute erstelltes Paket auch in Monaten noch verstanden und wiederhergestellt werden. Spaltenüberschriften werden nach ihrer Veröffentlichung nie umbenannt oder umsortiert, sodass eine für einen Export erstellte Zuordnung auch für den nächsten funktioniert.

Was bewusst ausgelassen wird

Jede der folgenden Lücken wird im Manifest als Ausschluss vermerkt und nicht stillschweigend übergangen.

• Das Importprotokoll: welche Tabelle von wem hochgeladen wurde und was jede ihrer Zeilen bewirkt hat. Die durch einen Import angelegten Datensätze sind wie alle anderen enthalten, und das Aktivitätsprotokoll Ihres Arbeitsbereichs in der portablen Datenbankkopie hält jeden Import dauerhaft fest.
• Passwort-Hashes und alle Anmeldegeheimnisse.
• API-Schlüssel, verschlüsselte Zugangsdaten und Tokens, die außerhalb der Plattform ohnehin bedeutungslos wären.
• Plattformweite Prüfprotokolle und plattforminterne Spalten. Das Aktivitätsprotokoll Ihres eigenen Arbeitsbereichs ist in der portablen Datenbankkopie enthalten.
• Nur für das Support-Team sichtbare Notizen sowie technische Diagnosedaten. Ihre eigenen Support-Tickets mit ihren Verläufen und Anhängen sind enthalten.
• Zeilen, die Sie bereits gelöscht hatten.
• The reporting tables the dashboards read. They hold nothing of their own: every row is derived from the enrolments and attendance this package carries, and they are rebuilt from those after a restore.
• Indikatorwerte, die die Plattform berechnet statt speichert und die nach einer Wiederherstellung neu berechnet werden. Die zugrunde liegenden Datenpunkte und Zielwerte sind enthalten.
• Zwischenergebnisse der Bewertung aus Formularen. Übermittelte Antworten, einschließlich Wiederholungsgruppen, sind enthalten.
• Zeilen zu Browsersitzungen und zwischengespeicherte Daten.
• Eingescannte Anwesenheitslisten, die zu Aktivitäten hochgeladen wurden. Ihre Datensätze sind in der portablen Datenbankkopie enthalten; die Dateien selbst werden noch nicht im Archiv abgelegt.
• Der unbearbeitete vollständige Datenbank-Dump, der zwangsläufig die Anmeldetabellen enthalten würde. An seiner Stelle wird eine bereinigte portable Kopie geliefert: dieselbe Tabellenstruktur, mit geleerten Zeilen für Zugangsdaten und ohne gespeicherte Passwörter, sodass sie sich in eine leere Datenbank laden lässt.
• Aus der portablen Datenbankkopie: der Inhalt der Tabellen für Anmeldesitzungen, Einladungen, API-Schlüssel und E-Mail-Zugangsdaten sowie jedes gespeicherte Passwort. Diese Tabellen behalten ihre Struktur, sodass sich die Kopie weiterhin in eine leere Datenbank laden lässt.
• Welche Version jedes Formulars die Geräte Ihrer datenerhebenden Personen zuletzt als vorhanden gemeldet haben, die zuletzt an jedes Gerät gesendete Liste befragter Personen (welche Datensätze und wann), was jedes Gerät als noch nicht gesendet gemeldet hat und ob es ein abgeschlossenes Formular von sich entfernt hat. Diese Angaben beschreiben die Telefone und nicht Ihre Daten, und die nächste Synchronisierung baut sie neu auf; die Datensätze sind im portablen SQL-Dump enthalten.
• Einstellungen für Single Sign-on: Ihre Anmeldeanbieter und deren öffentliche Zertifikate, die bestätigten E-Mail-Domains und welches Arbeitskonto welches Konto im Arbeitsbereich öffnet. Sie sind in der portablen Datenbankkopie, eine Wiederherstellung behält also alle Verknüpfungen; die Geheimnisse der Anbieter nicht, die Eigentümerin oder der Eigentümer trägt sie erneut ein.
• Laufende Anmeldungen und der Schutz davor, dass eine Anmeldung zweimal verwendet wird. Jede gilt Minuten und wird innerhalb von zwei Tagen gelöscht.
• The XLSForm workbooks each form was built from, at every upload: the file name, who uploaded it and when, and the workbook itself. They are your own source files, kept so an import can be checked and repaired from the file that produced it. The records travel in the portable SQL dump and a restore brings them back; each workbook can be downloaded from its form.
• The datasets attached to forms and read by pulldata(): each uploaded file, its rows, the key column, who uploaded it and when, and which form versions carried it. They are your own reference files, part of each form version. The records and their rows travel in the portable SQL dump and a restore brings them back, with the link to every version that carried them; each file can be downloaded from its form.
• The session by session attendance grid: each activity's sessions and every person's mark in each one. It is in the portable database copy and a restore brings it back; the Attendance spreadsheets carry each person's enrolment and overall status, but not yet the individual session marks.
• Custom fields your organisation added, and the values recorded in them. They are in the portable database copy and a restore brings them back, but they have no spreadsheet yet.
• Your location tree, including places you added or edited, the names of its levels, location settings including a place's own time zone, and your country groups. Each record shows its location by name; the tree itself is in the portable database copy and a restore brings it back.
• Workspace settings and reference lists that have no spreadsheet of their own, such as activity types and templates, attachment types, disaggregation categories, email templates and saved import mappings. Records show them by name where they use them; the settings are in the portable database copy.
• Record access settings and their history: which records each user may see, record assignments, field visibility policies, emergency access grants, access reviews, confidentiality undertakings, and who was removed from which project with the date their read only access ends. The Users spreadsheets carry accounts and what each role grants; these finer records are in the portable database copy.
• Who may approve indicator readings (each person’s approval rights on projects and indicators). They are access control and are not restored: after a restore, assign approvers again. Readings already approved keep who approved them.
• Each user’s saved searches and chosen list columns: view preferences, not workspace records. A package restored without them simply opens every list on its default search and columns.
• Each record's History: who created it, under which partner and how; every later change with its old and new values; internal notes; and the dated history of each person's membership of an implementing partner. It travels in the portable SQL dump, and a restore brings it back with its records.
• Your workspace's own logs: the audit trail, the record access log, the outgoing email log and the administration log. They record how the workspace was used rather than your data, and they are in the portable database copy.
• Internal bookkeeping tables of the software itself. They describe the application, not your organisation, and are in the portable database copy so that it restores whole.
• Tables the platform no longer writes: the uploaded respondent lists forms used before 26 September 2026. Any rows they still hold are in the portable database copy.