Ihr Register exportieren
Die Downloads, die das Modul „Berichte“ anbietet: eine CSV-Datei für jede Berichtsansicht, das vollständige Register der Einzelpersonen und warum jede Datei sicher geöffnet werden kann.
Jede Berichtsansicht hat eine Schaltfläche „CSV herunterladen“, und die Berichtsstartseite hat eine weitere Schaltfläche, mit der Sie Ihr gesamtes Register der Einzelpersonen herunterladen. Dieses Thema behandelt alle diese Schaltflächen und die Registerdatei im Detail.
Was der Download ist
Es gibt sieben CSV-Downloads: Einzelpersonen nach Status, Einzelpersonen pro Programm, Anwesenheitsquote pro Aktivität, Programm-M&E, Projektzusammenfassung, Beteiligung der Einzelpersonen und das Register der Einzelpersonen. „Bericht erstellen“ liefert zusätzlich ein PDF. Jede CSV-Datei enthält dieselben Zeilen wie ihre Ansicht; hat die Ansicht eine Filterleiste, berücksichtigt die Datei diese, während der Registerexport jeden Filter ignoriert.
Der Registerdownload trägt immer denselben Namen: individuals.csv
Exportiert wird Ihr gesamtes Register, sortiert nach Nachname und dann nach Vorname. Weder ein Zeitraum noch ein anderer Filter wird angewendet; der Download enthält also jedes Mal das gesamte Register.
Was die Datei enthält
Die Spalten erscheinen in einer festen Reihenfolge, und zwar in dieser:
ID, Vollständiger Name, Vollständiger Name (AR), Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Telefon, Telefon (alternativ), E-Mail, Ausweisart, Ausweisnummer, Gouvernement, Bezirk, Adresse, Status, Registrierungsdatum, Einwilligung erteilt und Anmerkungen.
Ist Ihre Rolle von der Einsicht in ein Feld ausgeschlossen, wird diese Spalte sowohl aus der Kopfzeile als auch aus jeder Datenzeile entfernt, sodass die Datei nie eine Überschrift ohne Inhalt darunter enthält. Zwei Mitarbeitende mit unterschiedlichen Rollen können daher Dateien mit unterschiedlich vielen Spalten herunterladen, und beide Dateien sind korrekt.
Die Datei öffnen
Die Datei wird mit einer Byte-Reihenfolge-Markierung (BOM) geschrieben – der Kennung, die eine Tabellenkalkulation benötigt, um Arabisch korrekt zu lesen. Öffnen Sie die Datei in Excel, erscheinen arabische Namen als arabische Namen und nicht als unleserliche Zeichen.
Da es sich um eine CSV-Datei und nicht um eine Arbeitsmappe handelt, enthält sie keine Formatierung und kein zweites Tabellenblatt. Sie enthält nur die Daten, bereit zum Sortieren, Filtern oder Laden in ein anderes Werkzeug.
Der Download wird im Aktivitätsprotokoll Ihres Arbeitsbereichs festgehalten. Das Protokoll erfasst, wie viele Datensätze exportiert wurden, und nichts über deren Inhalt.
Wie die Datei geschützt ist
Jeder Wert wird vor dem Schreiben gegen die Einschleusung von Tabellenformeln neutralisiert. Eine Zelle, die mit einem Gleichheitszeichen, einem Pluszeichen, einem Minuszeichen, einem At-Zeichen, einem Tabulator oder einem Wagenrücklauf beginnt, erhält ein vorangestelltes Apostroph, sodass die Tabellenkalkulation sie als Text behandelt, statt sie auszuführen.
Echte Zahlen bleiben unverändert, sodass reale Daten nutzbar bleiben und sich eine Spalte mit Beträgen weiterhin wie erwartet summieren lässt.
Das ist wichtig, weil ein Wert, den jemand in ein Formular eingegeben hat, niemals als Code auf dem Rechner einer Kollegin oder eines Kollegen ausgeführt werden darf. Der Schutz wird jedes Mal automatisch angewendet; es muss nichts eingeschaltet werden.