Ihre verfügbaren Berichte

Das Modul „Berichte“ bietet Ihnen sieben Berichtsansichten und einen PDF-Generator. Jede Ansicht beantwortet eine andere Frage und zählt etwas leicht anderes; deshalb sollten Sie zuerst wissen, welche Ansicht was zeigt.

Berichtsstartseite

Die Startseite beginnt mit einer Filterleiste (ein Von-Datum, ein Bis-Datum und ein Programm), darauf folgen sechs Kennzahlen, drei Diagramme und dann eine Karte für jeden Bericht. Jede Karte hat eine Schaltfläche „Bericht anzeigen“ und eine Schaltfläche „CSV herunterladen“, sodass jeder Bericht am Bildschirm gelesen oder als Datei mitgenommen werden kann.

• Registrierte Einzelpersonen, also wie viele Einzelpersonen Ihrem Register hinzugefügt wurden.
• Erreichte Einzelpersonen ohne Doppelzählung, also jede Person einmal gezählt, gleich an wie vielen Aktivitäten sie teilgenommen hat.
• Erbrachte Leistungen, also jeder Anwesenheitsdatensatz; eine Person, die an zehn Sitzungen teilgenommen hat, wird zehnmal gezählt.
• Aktive Programme und aktive Projekte, also diejenigen mit dem Status „Aktiv“.
• Aktivitäten im Zeitraum, also die Aktivitäten, die in die von Ihnen gewählten Daten fallen.

Die drei Diagramme zeigen die Reichweite im Zeitverlauf nach Monat, die Reichweite pro Programm und die Verteilung der erreichten Personen nach Geschlecht. Sie folgen derselben Filterleiste wie die Kennzahlen. Die Downloads werden in einem späteren Thema dieses Kapitels gesondert behandelt.

Einzelpersonen nach Status

Diese Ansicht zeigt eine Zeile pro Status mit einer Anzahl und dem prozentualen Anteil am Register, sortiert mit der größten Gruppe zuerst.

Da sie das Register selbst gruppiert, erscheint jede Person genau einmal. Dies ist die einzige Ansicht im Modul, die tatsächlich Personen zählt. Jede Zeile führt zum nach diesem Status gefilterten Register, sodass Sie jederzeit sehen können, wer hinter einer Zahl steht.

Einzelpersonen pro Programm

Diese Ansicht zeigt eine Zeile pro Programm mit sechs Spalten: Angemeldet insgesamt, Abgeschlossen, Anwesend, Abwesend, Verspätet und Entschuldigt. In diesen sechs Spalten werden zwei verschiedene Dinge gezählt, und der Unterschied ist wichtig.

Bei einem Programm mit vielen Sitzungen können die letzten vier Spalten daher weit größer sein als die ersten beiden. Wer an zehn Sitzungen einer Aktivität teilgenommen hat, entspricht einer Anmeldung und zehn Anwesenheitsdatensätzen.

Diese Ansicht berücksichtigt außerdem die Sichtbarkeit auf Datensatzebene. Die Summen enthalten nur die Projekte, die Sie sehen dürfen; zwei Mitarbeitende mit unterschiedlichem Zugriff können daher für dasselbe Programm zu Recht unterschiedliche Summen sehen.

Anwesenheitsquote pro Aktivität

Diese Ansicht zeigt eine Zeile pro Aktivität mit Anwesend, Verspätet, Abwesend und Entschuldigt, einer Gesamtzahl und einer Quote. Die Quote ist Anwesend plus Verspätet, geteilt durch die Gesamtzahl.

Aktivitäten ganz ohne Anwesenheitsdatensätze erscheinen überhaupt nicht im Bericht; eine erwartete Aktivität, die Sie nicht finden, ist daher meist eine, bei der noch niemand erfasst wurde. Die Zeilen sind so sortiert, dass die jüngste Aktivität zuerst steht.

Programm-M&E

Diese Ansicht zeigt eine Zeile pro Programm mit seiner Reichweite ohne Doppelzählung, den erbrachten Leistungen und den Leistungen pro Person sowie oben drei Gesamtwerte. Sie hat die gemeinsame Filterleiste, sodass die Zeilen den von Ihnen gewählten Zeitraum und das gewählte Programm abdecken.

Projektzusammenfassung

Diese Ansicht zeigt eine Zeile pro Projekt mit Geber, Budget, Daten und Reichweite im Verhältnis zum Zielwert. Ihre Filterleiste ergänzt das übliche Von-Datum, Bis-Datum und Programm um ein Statusfeld.

Beteiligung der Einzelpersonen

Diese Ansicht listet eine Zeile pro im Zeitraum erreichter Einzelperson mit den besuchten Aktivitäten und den erhaltenen Leistungen auf, fünfundzwanzig pro Seite. Ihre Filterleiste ergänzt ein Feld für das Geschlecht. Da sie Personen namentlich nennt, wird das Öffnen im Lesezugriffsprotokoll des Arbeitsbereichs genauso festgehalten wie ein Export.

Einen PDF-Bericht erstellen

„Bericht erstellen“ erzeugt ein PDF im Design Ihrer Organisation für einen Zeitraum und einen Umfang Ihrer Wahl – entweder alle Programme oder ein einzelnes Programm – mit den Abschnitten, die Sie ankreuzen: Programme, Aktivitäten, Anwesenheit, erreichte Einzelpersonen und Indikatoren. Ein ausgelassener Abschnitt wird gar nicht erst berechnet. Sie können die Berichtssprache wählen und optional eine E-Mail-Adresse angeben, an die eine Kopie gesendet wird; die Datei wird in jedem Fall heruntergeladen. Das Erstellen eines Berichts wird als Export protokolliert, weil er die Reichweite auf Ebene einzelner Personen enthält.

Den Berichtstext verfassen

Die Zahlen zeigen, was geschehen ist; der Berichtstext erläutert, was es bedeutet. Folgen Sie unter „Bericht erstellen“ dem Link „Berichtstext schreiben oder bearbeiten“, um einen einleitenden Abschnitt für das PDF zu verfassen – für ein Programm oder für die Organisation als Ganzes. Er wird diesem Programm und diesem Berichtszeitraum zugeordnet gespeichert, sodass derselbe Bericht bei erneuter Erstellung denselben Text wieder übernimmt, und Sie können ihn in jeder der Sprachen Ihres Arbeitsbereichs verfassen. Der Text ist optional: „Überspringen“ führt Sie direkt zurück zum PDF.

Die Zahlen lesen

Zwei Arten von Ansichten zählen Personen jeweils einmal: „Einzelpersonen nach Status“, das das Register selbst gruppiert, und die Reichweitenkennzahlen ohne Doppelzählung auf der Berichtsstartseite, in Programm-M&E und in „Beteiligung der Einzelpersonen“, die jede Person einmal zählen, gleich an wie vielen Aktivitäten sie teilgenommen hat. Alles andere in diesen Ansichten zählt Anmeldungen, Anwesenheitsdatensätze oder Leistungen.

Die praktische Regel, die sich daraus ergibt, ist kurz: Addieren Sie keine Spalte aus einem Bericht zu einer Spalte aus einem anderen. Es handelt sich nicht um dieselbe Einheit, und die Summe ist bedeutungslos.