Rollen und Berechtigungen
Wie eine Rolle angelegt wird, was jede Spalte der Berechtigungsmatrix gewährt und welche Änderungen CommonLynk ablehnt, damit Sie sich nicht aus Ihrem eigenen Arbeitsbereich aussperren.
Eine Rolle ist eine benannte Zusammenstellung von Berechtigungen und das Einzige, was darüber entscheidet, worauf eine Person in Ihrem Arbeitsbereich zugreifen kann. Rollen verwalten Sie unter Einstellungen und dann Rollen.
So funktionieren Berechtigungen
Die Liste zeigt für jede Rolle den Namen, die Beschreibung, die Anzahl der Personen, denen sie zugewiesen ist, ob sie aktiv ist, sowie einen Link zum Bearbeiten ihrer Berechtigungen. Oben befindet sich die Schaltfläche „Rolle hinzufügen“.
CommonLynk verweigert standardmäßig jeden Zugriff. Nichts ist gewährt, bis ein Kästchen angekreuzt ist. Wer keine Rolle hat oder wessen Rolle für ein Modul nichts gewährt, wird abgewiesen: Angemeldete Personen sehen eine Seite mit dem Hinweis auf die Ablehnung, nicht angemeldete werden zur Anmeldeseite weitergeleitet. Die Zugehörigkeit zum Arbeitsbereich ist für sich genommen niemals eine Berechtigung.
Eine Rolle anlegen
Das Anlegen einer Rolle erfolgt in zwei Schritten statt in einem.
- Geben Sie der Rolle in jeder Sprache Ihres Arbeitsbereichs einen Namen, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und speichern Sie.
- Die Rolle wird ganz ohne Berechtigungen angelegt, und Sie gelangen direkt zu ihrer Berechtigungsmatrix, um diese zu erteilen.
Eine neu gespeicherte Rolle ist also so lange wirkungslos, bis Sie etwas ankreuzen. Verlassen Sie die Matrix, ohne etwas zu gewähren, besteht die Rolle zwar, verschafft aber niemandem irgendeinen Zugriff.
Die Berechtigungsmatrix
Die Matrix führt die Module in Zeilen auf, darüber vier Spalten, und in jeder Zeile gibt es einen Schalter „Alle auswählen“.
| Spalte | Was das Ankreuzen erlaubt |
|---|---|
| Anzeigen | Das Modul öffnen und seine Datensätze lesen, einschließlich des Herunterladens aller Exporte, die das Modul anbietet. |
| Hinzufügen | Einen neuen Datensatz in diesem Modul anlegen und einem Datensatz eine Datei anhängen. |
| Bearbeiten | Einen bereits vorhandenen Datensatz ändern. |
| Löschen | Einen Datensatz entfernen sowie eine Datei entfernen, die eine andere Person angehängt hat. |
Die Module sind:
- Registrierungen
- Programme
- Projekte
- Aktivitäten
- Anwesenheit
- Berichte
- Benutzerverwaltung
- Rollen und Berechtigungen
- Einstellungen
- Formular-Editor
- Prüfung der Formulardaten
- Indikatoren
- Dashboard
- Sicherungen
Die Zeile „Sicherungen“ hat drei zusätzliche eigene Kästchen:
- Herunterladen: erlaubt, eine Kopie aller Daten mitzunehmen.
- Einstellungen verwalten: erlaubt, den Zeitplan und das Ziel zu ändern.
- Wiederherstellen: erlaubt, eine Kopie zurückzuschreiben.
Beim Speichern wird die gesamte Matrix neu geschrieben. Das Entfernen eines Häkchens entzieht die Berechtigung also ebenso sicher, wie das Setzen eines Häkchens sie gewährt.
Eine Rolle deaktivieren
Eine inaktive Rolle gewährt überhaupt nichts. Weder eingeschränkten Zugriff noch reine Leserechte: Wird eine Rolle inaktiv geschaltet, entfallen sämtliche Berechtigungen, die sie enthielt, für alle Module zugleich, bis Sie sie wieder aktivieren. Das sollten Sie wissen, bevor Sie dies als vorübergehende Maßnahme während der Abwesenheit einer Kollegin oder eines Kollegen nutzen.
Einer Person eine Rolle zuweisen
Eine Rolle wird beim Hinzufügen einer Person ausgewählt und kann später geändert werden. Eine Rolle ist optional, eine Person kann also auch ohne Rolle bestehen: Sie kann sich anmelden und ihr eigenes Profil aufrufen, wird aber überall sonst abgewiesen.
Änderungen, die CommonLynk ablehnt
CommonLynk lehnt das Speichern ab, wenn Ihr Arbeitsbereich danach nicht mehr selbst verwaltet werden könnte. Abgelehnt wird, der letzten Rolle, die sowohl Benutzerverwaltung als auch Rollen besitzt, diese Berechtigungen zu entziehen, der letzten Rolle mit der Berechtigung Einstellungen diese zu entziehen sowie der Rolle der Inhaberin oder des Inhabers Berechtigungen zu entziehen oder sie zu deaktivieren.
Jede Ablehnung wird selbst im Aktivitätsprotokoll festgehalten, sodass ein Versuch nachträglich sichtbar ist.
Approval rights
Approving indicator readings is not part of a role. It is a right given to a person, from their profile (Approval rights: the projects they approve for) or on an indicator (its approvers). Only users who manage users can grant project approval rights; anyone who may edit an indicator can choose its approvers. Every grant and removal is recorded in the activity log, and nobody can approve a reading they submitted.