Personas

Una Persona es alguien con quien trabaja su organización. Las personas son el centro del registro: son quienes asisten a una actividad, quienes responden a un formulario y a quienes cuentan las cifras de sus informes.

El registro

La página Personas enumera a todas las personas registradas, de veinticinco en veinticinco, por orden alfabético. Las columnas son Nombre, Género, Edad, Nacionalidad, Grupo de población, Lynks, Gobernación, Número de identificación, Estado y Fecha de registro.

Registrar a una persona

Elija «Registrar nueva persona». El formulario está organizado en secciones que puede completar por orden.

• Nombre completo. Nombre, segundo nombre y apellido. El nombre y el apellido son siempre obligatorios. Una línea de vista previa muestra el nombre completo a medida que escribe.
• Datos demográficos. Género, fecha de nacimiento, nacionalidad, grupo de población, nivel educativo, estado civil, situación laboral, ocupación y país de origen. Al marcar «Tiene una discapacidad» aparece un campo para indicar el tipo.
• Identificación. Tipo de documento de identidad y número de identificación.
• Contacto. Teléfono, teléfono alternativo, correo electrónico y la forma en que la persona prefiere que se le contacte.
• Ubicación. Sus tres niveles geográficos, elegidos uno tras otro, más una dirección de texto libre.
• Lynk de hogar y Lynk de establecimiento. Vinculan a la persona con un hogar y con un establecimiento, cada uno con un rol.
• Estado y consentimiento. Estado, fecha de registro, fotografía, la casilla de consentimiento y su fecha, y las notas que haya.

Decidir qué campos son obligatorios

Usted decide qué campos debe completar su personal. Abra Configuración > Campos del formulario de registro. Cada campo tiene una casilla Visible y una casilla Obligatorio.

• Un campo oculto no puede ser a la vez obligatorio, y al desmarcar Visible se desmarca también Obligatorio.
• El nombre y el apellido son siempre obligatorios y no figuran en esta pantalla, porque a partir de ellos se compone el nombre completo de la persona.
• Gender is required until you decide otherwise. On a workspace that has never saved this screen its Required tick is on, and every way of registering someone asks for it: this form, the block on a form for someone new, a phone and an import. Untick Required to make it optional.
• La regla se aplica al guardar la ficha, no solo en el navegador, por lo que se cumple sea cual sea la vía por la que llega la ficha.

Volver a encontrar a una persona

El cuadro de búsqueda situado sobre el registro busca por nombre en cualquiera de sus idiomas activos, por número de teléfono, por número de identificación y por gobernación, de modo que puede localizar a una persona con el dato que tenga a mano. A su lado hay filtros por estado y por género.

La página de la persona

Al abrir la ficha de una persona se muestra una sola página, no un conjunto de pestañas, de modo que todo está visible desplazándose por ella.

• Un encabezado con la fotografía, el nombre, el número de ficha y el estado.
• El número de actividades a las que asistió y de formularios enviados, y el hogar, si lo hay.
• Un historial de actividad, por orden cronológico, elaborado a partir de la asistencia, las respuestas a formularios y los Lynks.
• Una tarjeta Lynks que enumera cada vínculo con un hogar o un establecimiento, con su rol.
• Las tarjetas Identidad y Contacto, con todo lo introducido en el formulario.
• Las tablas Participación y Formularios, que enumeran las actividades en las que participó la persona y los formularios que respondió.

El menú de la esquina superior derecha ofrece «Exportar los datos de esta persona», que genera una copia portátil de todo lo registrado sobre ella. Sirve para responder a una solicitud de acceso a los datos y solo está disponible para las personas cuyo rol permite descargas.