Privacidad y registro de accesos
Cómo se protegen las fotografías y los archivos personales, y qué registra CommonLynk sobre quién ha consultado una ficha.
Un registro de personas es lo más sensible que contiene un espacio de trabajo, y CommonLynk lo trata como tal.
Fotografías y archivos personales
Una fotografía adjunta a la ficha de una persona nunca se publica en una dirección web que pueda adivinarse. Se almacena fuera de la zona a la que puede acceder el servidor web, y cada solicitud se comprueba antes de enviar un solo byte.
La comprobación confirma que usted ha iniciado sesión, que la ficha pertenece a su espacio de trabajo, que su rol puede ver los registros, que se trata de una ficha que se le permite ver y que las fotografías no están ocultas para su rol. Si alguna de estas condiciones no se cumple, la respuesta es que no se encontró el archivo, no que se le denegó el acceso, de modo que nadie puede averiguar qué existe mediante solicitudes.
Qué anota el registro de accesos
CommonLynk lleva un registro de quién abrió la página de una persona, un hogar o un establecimiento, y de quién exportó datos de registro. Conviene precisar dos aspectos.
- Registra qué ficha se abrió y quién la abrió, nunca lo que contenía. No se copia ningún valor de campo en el registro.
- Solo se registran las páginas completas de fichas y las exportaciones. No se registra la consulta de una lista, una búsqueda ni la visualización de un panel.
Las entradas se eliminan automáticamente una vez transcurrido un período determinado. En Configuración > Seguridad se indica si el registro está activado y durante cuánto tiempo se conservan las entradas.
Acceso de emergencia
Cuando un miembro del personal necesita abrir una ficha fuera de su ámbito habitual, CommonLynk le pide que escriba primero un motivo y después la abre durante un tiempo limitado. Esa página solo confirma que la ficha existe; el motivo se conserva y el acceso figura en el registro como cualquier otro.
Informar a su personal
El registro de accesos es información sobre su propio personal, además de sobre las personas a las que presta servicios. En la mayoría de los lugares existe la obligación de informar al personal de su existencia. Por ese motivo, la página Seguridad lo indica claramente, y su redacción es un buen punto de partida para el aviso destinado a su propio personal.