Importar fichas de forma masiva
Incorpore desde una hoja de cálculo una lista existente de personas, hogares o establecimientos, y lea el informe resultante.
Los tres tipos de ficha pueden importarse desde una hoja de cálculo. El procedimiento es el mismo para todos y comienza en la página de la lista, no en una pantalla aparte.
Iniciar una importación
- Abra la lista de Personas, Hogares o Establecimientos y elija «Importar».
- Elija primero «Descargar la plantilla», para que los nombres de las columnas y las opciones de cada una coincidan con lo que CommonLynk espera.
- Complete la plantilla sin modificar la fila de encabezados. Puede eliminar la fila de ejemplo o dejarla: se ignora en cualquier caso.
- Vuelva a la lista, elija de nuevo «Importar», seleccione su archivo y elija «Cargar e importar».
La plantilla
El libro que descarga está generado para su espacio de trabajo, no es un ejemplo genérico. Las columnas obligatorias tienen un color distinto de las opcionales, las columnas de opciones incluyen como lista desplegable los valores exactos admitidos, y una hoja Reglas de los campos explica cada columna con su formato y un ejemplo.
Si su espacio de trabajo tiene un segundo idioma de contenido, las columnas de nombre aparecen dos veces, una por idioma, etiquetadas con el idioma que usted haya elegido.
Los encabezados de columna se reconocen de forma flexible, por lo que las diferencias de mayúsculas, espacios o puntuación no importan. Los nombres de gobernación, distrito y aldea deben coincidir con ubicaciones ya configuradas en su espacio de trabajo.
Cómo se tratan los duplicados
- Se omite toda persona cuyo número de identificación ya exista en su registro. Una importación nunca sobrescribe a las personas existentes.
- Se omite todo hogar cuyo código ya exista.
- Un establecimiento cuyo nombre coincida con uno que ya tenga se actualiza en lugar de omitirse, y solo cuando la persona que importa también tiene permiso de edición.
El informe de importación
Cada fila se comprueba por separado, de modo que una fila errónea nunca detiene las demás. Una fila que no supera la comprobación no se escribe en absoluto.
Al terminar la carga se descarga automáticamente un informe. Contiene una hoja de resumen con el número de filas importadas, actualizadas, omitidas y fallidas, y una hoja de detalle que enumera cada fila con su resultado y, cuando algo ha fallado, el motivo. En la página de la lista también aparece un breve resumen de esas mismas cifras.