Recopilación sin conexión

El trabajo de campo se realiza donde no hay cobertura. CommonLynk Forms puede instalarse en un teléfono o una tableta y utilizarse sin ninguna conexión, conservando en el dispositivo lo que se recopila hasta que pueda enviarse.

Instalar Forms en un dispositivo

Abra la lista de formularios en el navegador del dispositivo. Si el navegador lo admite, un aviso le ofrecerá: «Añada CommonLynk Forms a su pantalla de inicio para usarlo sin conexión», con un botón «Instalar» y un botón «Más tarde».

Elija «Instalar» y se añadirá un icono de Forms al dispositivo junto a sus demás aplicaciones. No hay que descargar nada de una tienda de aplicaciones: lo que ha instalado es la propia plataforma, adaptada para que se abra como una aplicación.

Cargar los formularios en el dispositivo

On the forms list, the device button in the top bar opens On this device (on a phone it is under More tools). It lists the forms you collect on, the version of each that the device holds, and whether each is ready. A form with a respondent list is ready only when its list is on the device too, and the window shows how many people the list holds and when it was last updated. Check for updates is there as well. The same readiness line appears on your dashboard.

On wifi, forms and their respondent lists download in the background, with nothing to answer. On mobile data, and whenever the browser cannot tell which kind of connection it has (only Chrome on Android reports this), nothing large downloads by itself: the readiness line says what is waiting and how large it is, and a tap downloads it. This is checked when your dashboard opens, when you open On this device from the forms list, and whenever the connection comes back. Opening a form that is not yet on the device while on mobile data asks you once, stating the size.

Cuando se publica una versión más reciente de un formulario, el dispositivo que tiene conocimiento de ella descarga la nueva versión antes de iniciar una nueva respuesta; sin conexión, la página indica que primero es necesaria la actualización. Una respuesta ya en curso se termina con la versión con la que se inició.

Trabajar sin conexión

Sin conexión, el trabajo continúa con normalidad. Las respuestas se guardan en el propio almacenamiento del navegador de ese dispositivo: una respuesta que se ha dejado a medias se conserva como borrador, y una respuesta enviada se añade a una cola a la espera de su envío.

Mientras el dispositivo está sin conexión, un aviso en la parte superior del formulario lo indica y muestra cuántas respuestas están en espera. Al enviar sin conexión, la respuesta se añade a la cola y se confirma con el mensaje «Guardado sin conexión». Una respuesta a la que le falta una respuesta obligatoria no se acepta en el dispositivo; la página muestra lo que falta.

Es posible iniciar sin conexión una respuesta para una persona nueva cuando el formulario y su rol permiten registrar personas. Los datos de la persona viajan con la respuesta, y la persona queda registrada cuando la respuesta llega al servidor.

Cuando el formulario tiene una lista de personas encuestadas, la lista se conserva en el dispositivo. Toque «Cumplimentar» y la página le preguntará «¿A quién está entrevistando?». Puede buscar por documento nacional de identidad, teléfono, nombre o referencia, sin cobertura. Cuando se encuentra a la persona, el formulario se abre con respuestas completadas a partir de su perfil, indicando la fecha de la lista que hay en el dispositivo. Si no hay coincidencias, puede registrar a una persona nueva cuando el formulario y su rol lo permitan; los hogares y establecimientos que no figuran en la lista se registran en línea. También se puede entrevistar a alguien que no figura en la lista o que todavía no cumple el criterio del formulario, y la página indica que la respuesta quedará pendiente de una decisión.

Qué contiene la lista de personas encuestadas en el teléfono

La lista contiene lo que una persona recolectora de datos necesita para encontrar a las personas. Los nombres, los números de referencia y los cuatro últimos caracteres de cada número de identificación son visibles. Un campo del perfil solo figura en el teléfono en forma legible si el formulario lo completa a partir del perfil. Los números de identificación y de teléfono viajan como valores hash, que solo se utilizan para las búsquedas: no se muestran, lo que los oculta de una mirada casual pero no los protege. Los campos relativos a la situación de protección, como el grupo de población y la discapacidad, nunca se cargan en un teléfono.

La lista está cifrada en el dispositivo. Esto impide que alguien lea su almacenamiento si se copia fuera del teléfono. No impide que alguien utilice el teléfono desbloqueado.

Cuándo se retira la lista del teléfono

La lista de personas encuestadas se retira del teléfono:

• al cerrar sesión, incluso sin conexión;
• cuando otra persona inicia sesión en el teléfono;
• cuando el formulario, o su lista, deja de estar asignado a usted;
• cuando una persona responsable marca como finalizada la recopilación del formulario.

Una vez que una persona responsable marca la recopilación como finalizada, ningún dispositivo vuelve a descargar el formulario y no se inicia ninguna respuesta nueva sin conexión. Cada dispositivo retira la página del formulario y la lista de personas encuestadas la próxima vez que se conecta, y solo después de haber comunicado que no tiene nada pendiente de envío para ese formulario, incluida una respuesta en curso. Lo que se retira se conserva aparte en el teléfono durante 30 días, puede restaurarse desde «En este dispositivo», en «Quitado de este dispositivo», y después se elimina. Las respuestas tardías se siguen aceptando.

Una persona responsable puede indicar que se borre de todos modos un dispositivo que nunca va a comunicarse, como un teléfono perdido o averiado. Las respuestas que no haya enviado permanecen en él y se enviarán si alguna vez se conecta.

Ninguna de estas situaciones elimina una respuesta que aún no se haya enviado.

Borradores y su restauración

Un borrador se guarda automáticamente mientras escribe, aproximadamente un segundo y medio después de que deje de hacerlo. No tiene que pulsar nada para ello, y ocurre tanto si hay conexión como si no.

Responses in progress are listed in On this device, under In progress on this device, and Resume continues one where you left it.

Enviar lo que ha recopilado

Una respuesta enviada se transmite cuando Forms está abierto con conexión: cuando se carga una página, cuando se recupera la conexión y mediante un temporizador de reintento mientras la página permanece abierta. En los navegadores que lo admiten, como Chrome, también puede enviarse en segundo plano. Una respuesta solo sale del dispositivo cuando el servidor confirma que la ha almacenado o que ya la tenía, de modo que un reintento nunca genera una segunda copia.

Para enviar es necesario haber iniciado sesión. Una respuesta recopilada con una cuenta permanece en espera en el teléfono hasta que esa persona recolectora de datos vuelva a iniciar sesión.

Una respuesta que el servidor no puede contabilizar tal como está, por ejemplo, la de alguien que no figura en la lista, una con un número de identificación ya registrado o una con un valor que no se pudo almacenar, se almacena de todos modos: como incompleta, para que la persona recolectora de datos la termine, o a la espera de la decisión de una persona responsable. No permanece en el teléfono.

La lista de formularios muestra cuántas respuestas están pendientes de envío y las que el dispositivo no pudo enviar, con el motivo. El envío se detiene tras varios fallos seguidos, y «Intentar de nuevo» lo reanuda.

Si la dirección de su espacio de trabajo ha cambiado, las respuestas que aún estén pendientes con la dirección anterior se envían desde Forms en esa dirección mientras siga respondiendo, y a continuación Forms le lleva a la nueva.

Qué requiere conexión

Algunas acciones requieren conexión:

• Las preguntas de foto, vídeo, archivo y voz, porque el archivo se carga en el momento en que se elige. Un formulario con una pregunta obligatoria de este tipo figura en «Requiere conexión».
• En el formulario de nueva persona, elegir una ubicación por debajo del primer nivel y verificar un número de teléfono.
• Registrar un hogar o un establecimiento que no figure en la lista de personas encuestadas.