Enlaces públicos a formularios
Compartir un formulario con personas ajenas a su organización y protegerlo con un código de acceso.
Un formulario no tiene por qué completarlo su propio personal. Cada formulario tiene una dirección web pública que cualquiera puede abrir en un navegador, sin cuenta de CommonLynk y sin instalar nada.
El enlace público
La dirección tiene esta forma, en la que el token es un identificador aleatorio largo que pertenece a ese formulario concreto: /forms/f/<token>/
El enlace solo funciona mientras se cumplan dos condiciones: el formulario está marcado como público y su estado no es Cerrado. Si alguna deja de cumplirse, la dirección sigue respondiendo, pero a quien la visita se le muestra un mensaje de cierre en lugar de las preguntas. Así, un enlace ya enviado puede desactivarse sin dejar tras de sí una dirección rota.
Existe además un segundo tipo de enlace. Desde la pantalla Lynks del formulario puede generarlos de forma masiva, uno por persona, para que cada cual reciba su propia dirección en lugar de compartir una. Esos enlaces tienen esta forma: /forms/respond/<token>/
Proteger un formulario con un código de acceso
A un formulario público se le puede asignar un código de acceso. En ese caso, quien lo visita encuentra primero una breve pantalla de acceso que le pide el código antes de mostrar ninguna pregunta, y al introducir el código correcto el formulario queda abierto para esa sesión del navegador, que dura una hora.
El código se almacena en forma de hash y no en texto sin cifrar, lo que significa que nadie puede recuperarlo de la plataforma posteriormente, ni siquiera sus propias personas administradoras. Guarde una copia junto al resto de la documentación de su proyecto, porque si se pierde, la única solución es establecer uno nuevo.
Impedir que la misma persona responda dos veces
Cada formulario tiene una política de duplicados con tres opciones: permitir, advertir o bloquear.
Lo que la política puede comprobar realmente depende de quién completa el formulario. Una persona anónima que accede por un enlace público no tiene más identidad que su sesión del navegador, por lo que es la sesión del navegador lo que se compara. En un formulario configurado para bloquear, un navegador que ya ha enviado una respuesta ve una página de «ya enviado» y se rechaza el segundo intento.
Cuando un miembro del personal completa el mismo formulario dentro del espacio de trabajo, la comprobación es más rigurosa, porque la respuesta está asociada a una persona identificada. En ese caso, la plataforma busca una respuesta completada anterior de esa misma persona.
Después del envío
Un envío público termina en una página de agradecimiento, en la dirección del propio formulario con «thanks» al final: /forms/f/<token>/thanks/
Lo que un enlace no permite
Dos funciones que cabría esperar razonablemente y que la plataforma no ofrece:
- Un enlace no tiene fecha de caducidad. No es posible configurarlo para que deje de funcionar en una fecha determinada.
- No hay un número máximo de respuestas. No es posible configurar un enlace para que acepte las primeras cincuenta respuestas y después se cierre por sí solo.