Publicar un formulario
Borrador, Activo y Cerrado, y qué hace realmente publicar una versión.
Un formulario tiene un estado, que determina si puede responderse, y una versión, que es una copia fija de sus preguntas. Son dos conceptos distintos, y se modifican con dos botones diferentes en la página de detalle del formulario.
Borrador, Activo y Cerrado
Todo formulario se encuentra en uno de tres estados. Un formulario nuevo empieza como Borrador: puede construirlo y rehacerlo, y aún no está abierto a nadie. Activo significa que el formulario está publicado y puede responderse. Cerrado significa que ha finalizado y no admite más respuestas.
Un botón de la página de detalle hace avanzar el formulario. Un formulario en Borrador muestra «Activar», y un formulario Activo muestra «Cerrar formulario».
Publicar una versión
«Publicar» es un botón aparte, y primero le pide confirmación con la pregunta «¿Publicar una nueva versión de este formulario?».
Al publicar se toma una instantánea de las preguntas exactamente como están y se almacena como una versión numerada. Esa versión pasa a ser la versión vigente del formulario, y cada respuesta recopilada a partir de ese momento registra a qué versión respondió.
Si el formulario seguía en Borrador cuando lo publicó, la publicación también lo activa, de modo que una sola acción puede llevar un formulario de inacabado a publicado. La publicación queda registrada en el registro de actividad de su espacio de trabajo, con quién la realizó y cuándo.
Blank copy, on a form's Summary page, shows every question with its choices and help text, ready to print, without starting a response. Use it as a paper fallback when a device fails, or to let a supervisor or a partner read a form before it is published. Opening it records nothing.
Consultar el historial de versiones
La página de detalle enumera las versiones que ha tenido el formulario, cada una con su fecha de publicación, y marca la más reciente.
Como cada respuesta registra la versión a la que respondió, una exportación puede mostrar juntas las respuestas iniciales y las posteriores e indicar igualmente qué conjunto de preguntas vio realmente cada persona. Eso es lo que permite modificar un formulario sin riesgo a mitad de un proyecto.
Cerrar un formulario
«Cerrar formulario» pone fin a la recopilación. Mientras un formulario está Cerrado, su enlace público ya no abre el cuestionario, y a quien siga el enlace se le informa de que el formulario está cerrado.
Cerrar un formulario no modifica nada de lo que ya se ha recopilado. Las respuestas, las puntuaciones y las exportaciones se mantienen exactamente como estaban, y el historial de versiones permanece con el formulario.