Cómo se contabiliza la participación

Los informes a un donante suelen requerir dos cifras fáciles de confundir: a cuántas personas se llegó y cuántos servicios se prestaron. CommonLynk las mantiene separadas.

Dos cuestiones distintas

• «Personas únicas» cuenta personas. Alguien que participó en tres de sus actividades se cuenta una sola vez.
• «Servicios» cuenta ocasiones. Esa misma persona equivale a tres servicios.
• «Promedio de servicios por persona» es la segunda cifra dividida entre la primera, e indica la profundidad del trabajo con las personas, no a cuántas se llegó.

Las tres reglas de recuento

Que una persona cuente entre las personas alcanzadas por una actividad depende de lo que signifique ese tipo de actividad. Cada actividad tiene una de tres reglas.

• Registrada o receptora. Cuenta toda persona inscrita, se haya marcado como presente o no. Es lo adecuado para una distribución: si alguien recogió un paquete de alimentos, se llegó a esa persona.
• Asistió al menos una vez. Una persona cuenta si estuvo presente o llegó con retraso a al menos una sesión. Es lo adecuado para un servicio de orientación psicosocial o una visita sobre el terreno.
• Completó la actividad. Solo cuentan las personas que asistieron a todas las sesiones. Es lo adecuado para un curso de formación, en el que asistir a un día de cinco no es el resultado comprometido.

Qué regla utiliza su actividad

La regla no se elige directamente. Se establece a partir del tipo de actividad elegido en el paso uno del asistente, porque el tipo ya indica para qué sirve la actividad.

• La formación, los talleres y las evaluaciones contabilizan a las personas que completaron la actividad.
• Las sesiones de orientación psicosocial y las visitas sobre el terreno contabilizan a las personas que asistieron al menos una vez.
• Las distribuciones, las sesiones de sensibilización, las reuniones, los diálogos comunitarios y las sesiones informativas contabilizan a todas las personas registradas.

Qué se considera completado

Cada vez que guarda la cuadrícula de asistencia, CommonLynk vuelve a calcular quién completó la actividad. Se considera que una persona la ha completado cuando tiene un registro en cada una de las sesiones y todos esos registros son «Presente» o «Con retraso».

• «Con retraso» sigue contando como asistencia. Quien llegó tarde estuvo presente.
• «Justificada» no cuenta como asistencia. Una ausencia autorizada sigue siendo una ausencia a efectos de completar un curso, y marcar a alguien como justificado impedirá que cuente como persona que completó la actividad.
• Una sesión que se deja en blanco para una persona cuenta en su contra del mismo modo que una ausencia, porque completar significa tener un registro completo, no simplemente no tener ausencias.
• Una actividad sin ninguna sesión no se modifica. Una distribución que nunca abre un registro sigue funcionando, porque su regla cuenta de todos modos a todas las personas registradas.

La inscripción y la asistencia son un único registro

CommonLynk no mantiene una lista de inscripción separada del registro de asistencia. Cuando añade a alguien a una actividad, ese mismo registro indica que se inscribió y en qué fecha, y más adelante recoge si completó la actividad. Una fila, dos datos.

Por eso, en CommonLynk una cifra de inscripción y una cifra de asistencia nunca pueden desajustarse, y por eso retirar a alguien de una actividad elimina ambos datos a la vez.