Ejecutar una actividad y tomar asistencia

Una actividad es el punto en que su programa llega a las personas a las que se dirige. Configurar una actividad y registrar quién asistió es lo que la mayoría de los equipos hacen con más frecuencia en CommonLynk.

Los cinco pasos

1. Elija el tipo de actividad. Seleccione un recuadro, como formación, distribución o sesión de sensibilización. Esta elección determina también cómo se contabilizará la actividad, por lo que tiene más importancia de lo que parece.
2. Datos de la actividad. El nombre, la descripción, el lugar y la persona facilitadora; después, el proyecto al que pertenece, sus fechas y horarios, cuántas sesiones de asistencia necesita, el número máximo de participantes y las horas por día.
3. Vincular participantes con Lynk. Añada a las personas que participan, ya sea buscándolas una por una o cargando una lista cotejada por número de documento nacional de identidad.
4. Vincular formularios de evaluación con Lynk. Decida si la actividad se evalúa: una puntuación de satisfacción, una prueba previa y otra posterior, ambas cosas o ninguna.
5. Revisar las sesiones. Compruebe las sesiones de asistencia generadas, cámbieles el nombre y añada o quite alguna.

A continuación, una pantalla de resumen lo muestra todo antes de que confirme y cree la actividad.

Sesiones

Una sesión es cada ocasión dentro de una actividad. Una distribución de un solo día tiene una sesión; un curso de formación de cinco días tiene cinco. CommonLynk calcula cuántas necesita a partir de las fechas indicadas, y el paso cinco le permite ajustarlo y dar a cada sesión un nombre propio.

Las sesiones se convierten en las columnas de su cuadrícula de asistencia y en las columnas de la hoja que imprime.

La cuadrícula de asistencia

Abra una actividad y elija Asistencia. La cuadrícula tiene una fila por participante y una columna por sesión. Las tres primeras columnas muestran la persona, su número de identificación y su género, para que pueda encontrar rápidamente la fila correcta.

Cada celda ofrece cuatro opciones: Presente, Ausente, Justificada y Con retraso. Las celdas cambian de color a medida que se marcan, de modo que es fácil detectar una columna sin completar.

• Los botones situados encima de la cuadrícula marcan todas las celdas a la vez como presentes o ausentes, o restablecen toda la cuadrícula.
• El encabezado de cada sesión tiene su propio botón, que completa solo esa columna; es la forma rápida de marcar un día.

Puntuaciones antes y después

Si activó las pruebas en el paso cuatro, aparecen dos columnas más al final de la cuadrícula para una puntuación anterior a la actividad y otra posterior. En lugar de escribir esas puntuaciones, también puede obtenerlas de un formulario que cumplimenten las personas participantes.

Cuando las personas tienen ambas puntuaciones, una página de puntuación calcula cuánto ha ganado cada persona, tanto como diferencia simple como en proporción a lo que podía ganar, y ofrece un promedio del grupo. Cuando una cifra no puede calcularse, se deja en blanco en lugar de mostrarse como cero.

Imprimir una hoja

Elija «Imprimir hoja de asistencia» para preparar el registro en papel que llevará a la sala. El número de fila y el nombre completo figuran siempre; usted decide si incluir la fecha de nacimiento, el género, la nacionalidad, el teléfono, el documento nacional de identidad, un recuadro para la firma y una columna de observaciones.

• Elija un intervalo de sesiones para imprimir, hasta diez en una misma hoja.
• Añada hasta veinte filas en blanco para las personas que se presenten el mismo día sin estar inscritas.
• La vista previa muestra las primeras personas participantes con las columnas elegidas antes de la descarga.