Programas, proyectos y actividades
Los tres niveles en los que se organiza su trabajo y lo que corresponde a cada uno.
El trabajo en CommonLynk se organiza en tres niveles anidados. Un programa es su marco estratégico general. Un proyecto es un trabajo financiado y de duración determinada dentro de él. Una actividad es una sesión o un evento concreto al que las personas asisten realmente.
La estructura
Cada nivel responde a una pregunta distinta. Un programa indica qué se pretende cambiar. Un proyecto indica quién financia, cuánto y en qué plazo. Una actividad indica qué ocurrió, qué día y quién estuvo presente.
Programas
Un programa tiene un nombre, un estado, un año de inicio y un año de finalización, una descripción y un objetivo estratégico. Se usan años y no fechas, porque un programa es una orientación y no un calendario.
La página de un programa muestra cinco cifras en la parte superior: total de proyectos, personas únicas, total de servicios, promedio de servicios por persona y presupuesto total. Debajo aparecen los detalles del programa y una tabla con sus proyectos.
Proyectos
Un proyecto debe pertenecer a un programa y debe tener una fecha de inicio. Todo lo demás es opcional, y el formulario se agrupa en «Información básica», «Donante y financiación», «Cronograma» y «Objetivos».
La página del proyecto muestra seis cifras: alcance, servicios prestados, actividades, personas únicas, tasa media de finalización y proporción de mujeres alcanzadas. Debajo aparecen los detalles del proyecto, su cronograma y su cobertura geográfica, y una tabla con sus actividades.
Actividades
Las actividades se crean siempre mediante un asistente de cinco pasos y no con un único formulario, porque una actividad debe definir varias cosas a la vez: de qué tipo de actividad se trata, cuándo se realiza, quién participa, si se evalúa y cuántas sesiones de asistencia necesita.
Una actividad que se ha empezado pero no terminado permanece en su lista marcada como borrador, con indicación del paso alcanzado. Al elegir «Continuar», el asistente se reanuda donde lo dejó.
Eliminación
Un programa solo se puede eliminar cuando ya no contiene proyectos, y el botón «Eliminar» no se muestra hasta que se cumple esa condición. Es deliberado: eliminar un programa con trabajo en su interior arrastraría consigo sus proyectos, sus actividades y su historial de asistencia.