La exportación completa de la organización

La descarga del registro del tema anterior es una sola entidad en forma de hoja de cálculo. Esto es todo, en un único archivo comprimido.

En qué se diferencia de la descarga del registro

El CSV del inicio de Informes es una sola entidad, sus personas, en una hoja de cálculo. La exportación completa de la organización es todo su espacio de trabajo en un único archivo comprimido. Son dos mecanismos distintos para dos fines distintos, por lo que nunca debe describirse el CSV como una exportación de todo.

La descarga del registro se encuentra en Informes. La exportación completa se encuentra en Copias de seguridad, un área independiente con sus propios permisos.

Cómo solicitar una

En su espacio de trabajo, abra Copias de seguridad. Si su rol permite descargar copias de seguridad, verá «Crear copia de seguridad ahora». La plataforma también realiza copias de seguridad programadas por su cuenta, por lo que normalmente ya hay alguna disponible.

Cada fila de copia de seguridad tiene un botón «Descargar», que abre un breve cuadro de diálogo con dos opciones: un archivo comprimido cifrado con AES 256 mediante una contraseña que usted elige, o un archivo comprimido sin cifrar. El archivo se prepara a petición y no se mantiene listo de antemano, por lo que hay una breve espera antes de que se descargue.

• Las copias de seguridad manuales tienen un límite diario, y solo se prepara un archivo comprimido a la vez por espacio de trabajo.
• La contraseña que elija se utiliza una sola vez para generar el archivo comprimido y nunca se almacena. Nadie en CommonLynk puede abrir por usted su archivo cifrado, y una contraseña perdida no se puede recuperar.
• Con independencia de esa elección, todo lo que almacena la plataforma está cifrado en reposo, y la descarga se transmite a través de la plataforma en lugar de entregarse como un simple enlace de almacenamiento, de modo que permanece protegida por sus permisos en todo momento.
• Todas las personas administradoras de la cuenta reciben una notificación por correo electrónico cuando se realiza una copia de seguridad y cuando se descarga.

Qué contiene

Un paquete contiene hojas de cálculo y archivos CSV, sus archivos originales cargados y una copia portátil de la base de datos, en carpetas por área:

• Perfil y configuración de la organización
• Inscripciones / Personas
• Inscripciones / Hogares
• Inscripciones / Establecimientos
• Inscripciones / Configuración del registro
• Implementación / Programas
• Implementación / Proyectos
• Implementación / Actividades
• Implementación / Asistencia
• Implementación / Indicadores
• Implementación / Informes
• Formularios
• Usuarios
• Dashboard
• Soporte
• Adjuntos

Una descarga preparada permanece disponible durante unos días, después caduca, y puede generar otra. Las copias de seguridad en sí siguen un calendario de copias recientes diarias, semanales y mensuales, además de un número determinado de copias manuales. Cuando una copia supera su período de conservación, sus archivos se eliminan, pero la entrada se mantiene a efectos de registro, marcada como ya no descargable. No es posible eliminar una copia de seguridad por cuenta propia.

El manifiesto

Cada paquete incluye un manifiesto que consigna la versión del formato del paquete, cuándo se generó, el momento en que se leyeron los datos, el nombre de su espacio de trabajo, los idiomas, el número de fichas por hoja, una suma de verificación por archivo, la versión exacta del software con que se generó, el estado de las migraciones de la base de datos, la lista inalterable de encabezados de columna y lo que se excluyó deliberadamente.

Eso es lo que permite que un paquete generado hoy pueda seguir interpretándose y restaurándose dentro de varios meses. Los encabezados de columna nunca se renombran ni se reordenan una vez publicados, de modo que una correspondencia elaborada a partir de una exportación sigue funcionando con la siguiente.

Qué se excluye deliberadamente

Cada omisión que se indica a continuación se consigna en el manifiesto como exclusión, en lugar de pasarse por alto en silencio.

• El registro de importaciones: qué hoja de cálculo se cargó, quién la cargó y qué hizo cada una de sus filas. Las fichas creadas por una importación se incluyen como cualquier otra, y el registro de actividad de su propio espacio de trabajo, dentro de la copia portátil de la base de datos, conserva la constancia permanente de cada importación.
• Los hash de contraseñas y cualquier secreto de inicio de sesión.
• Las claves de API, las credenciales cifradas y los tokens, que en cualquier caso carecerían de sentido fuera de la plataforma.
• Los registros de auditoría de toda la plataforma y las columnas internas de la plataforma. El registro de actividad de su propio espacio de trabajo sí se incluye, dentro de la copia portátil de la base de datos.
• Las notas visibles solo para el personal de soporte y los diagnósticos técnicos. Sus propias solicitudes de soporte, sus conversaciones y sus adjuntos sí se incluyen.
• Las filas que usted ya había eliminado.
• The reporting tables the dashboards read. They hold nothing of their own: every row is derived from the enrolments and attendance this package carries, and they are rebuilt from those after a restore.
• Las cifras de indicadores que la plataforma calcula en lugar de almacenar, que se vuelven a calcular tras una restauración. Los datos y las metas en que se basan sí se incluyen.
• Los elementos intermedios de puntuación de los formularios. Las respuestas enviadas, incluidos los grupos de repetición, sí se incluyen.
• Las filas de sesiones del navegador y los datos en caché.
• Hojas de asistencia escaneadas y cargadas en las actividades. Sus fichas figuran en la copia portátil de la base de datos; los archivos en sí todavía no se incluyen en el archivo comprimido.
• El volcado completo y sin depurar de la base de datos, que contendría necesariamente las tablas de inicio de sesión. En su lugar se entrega una copia portátil depurada: la misma estructura de tablas, con las filas de credenciales y todas las contraseñas almacenadas vaciadas, de modo que puede cargarse en una base de datos vacía.
• De la copia portátil de la base de datos: el contenido de las tablas de sesiones de inicio de sesión, invitaciones, claves de API y credenciales de correo electrónico, así como todas las contraseñas almacenadas. Esas tablas conservan su estructura, de modo que la copia sigue pudiendo cargarse en una base de datos vacía.
• Qué versión de cada formulario notificaron tener por última vez los dispositivos de sus personas recolectoras de datos, la lista de personas encuestadas enviada por última vez a cada dispositivo (qué fichas y cuándo), lo que cada dispositivo notificó que aún no ha enviado y si ha retirado de sí mismo un formulario completado. Describe sus teléfonos y no sus datos, y la próxima sincronización lo reconstruye; las fichas viajan en el volcado SQL portátil.
• Configuración del inicio de sesión único: sus proveedores de inicio de sesión y sus certificados públicos, los dominios de correo verificados y qué cuenta de trabajo abre qué cuenta del espacio. Están en la copia portátil de la base de datos, así que una restauración conserva todos los vínculos; los secretos de los proveedores no, y la persona propietaria los vuelve a introducir.
• Los inicios de sesión en curso y la protección contra usar un inicio de sesión dos veces. Cada uno dura minutos y se borra en dos días.
• The XLSForm workbooks each form was built from, at every upload: the file name, who uploaded it and when, and the workbook itself. They are your own source files, kept so an import can be checked and repaired from the file that produced it. The records travel in the portable SQL dump and a restore brings them back; each workbook can be downloaded from its form.
• The datasets attached to forms and read by pulldata(): each uploaded file, its rows, the key column, who uploaded it and when, and which form versions carried it. They are your own reference files, part of each form version. The records and their rows travel in the portable SQL dump and a restore brings them back, with the link to every version that carried them; each file can be downloaded from its form.
• The session by session attendance grid: each activity's sessions and every person's mark in each one. It is in the portable database copy and a restore brings it back; the Attendance spreadsheets carry each person's enrolment and overall status, but not yet the individual session marks.
• Custom fields your organisation added, and the values recorded in them. They are in the portable database copy and a restore brings them back, but they have no spreadsheet yet.
• Your location tree, including places you added or edited, the names of its levels, location settings including a place's own time zone, and your country groups. Each record shows its location by name; the tree itself is in the portable database copy and a restore brings it back.
• Workspace settings and reference lists that have no spreadsheet of their own, such as activity types and templates, attachment types, disaggregation categories, email templates and saved import mappings. Records show them by name where they use them; the settings are in the portable database copy.
• Record access settings and their history: which records each user may see, record assignments, field visibility policies, emergency access grants, access reviews, confidentiality undertakings, and who was removed from which project with the date their read only access ends. The Users spreadsheets carry accounts and what each role grants; these finer records are in the portable database copy.
• Who may approve indicator readings (each person’s approval rights on projects and indicators). They are access control and are not restored: after a restore, assign approvers again. Readings already approved keep who approved them.
• Each user’s saved searches and chosen list columns: view preferences, not workspace records. A package restored without them simply opens every list on its default search and columns.
• Each record's History: who created it, under which partner and how; every later change with its old and new values; internal notes; and the dated history of each person's membership of an implementing partner. It travels in the portable SQL dump, and a restore brings it back with its records.
• Your workspace's own logs: the audit trail, the record access log, the outgoing email log and the administration log. They record how the workspace was used rather than your data, and they are in the portable database copy.
• Internal bookkeeping tables of the software itself. They describe the application, not your organisation, and are in the portable database copy so that it restores whole.
• Tables the platform no longer writes: the uploaded respondent lists forms used before 26 September 2026. Any rows they still hold are in the portable database copy.